1. Stellen Sie sicher, dass Ihre ASV-Installation auf dem aktuellen Stand ist (inkl. Wertelisten), vgl. Aktualität prüfen
2. Erstellen Sie vor dem Anlegen eines neuen Schuljahres ein Backup,
   vgl. z.B. Sicherung der ASV-Datenbank mit Hilfe von pgAdmin.

• Legen Sie ein Austrittsdatum für Schüler fest, die während oder am Ende des Schuljahres die Schule verlassen. Sehr komfortabel lässt sich das über eine Sammeländerung erledigen.
• Kontrollieren Sie, ob bei allen Klassen eine Zielklasse eingetragen ist. Wir empfehlen als Zielklasse für Austrittsschüler gesonderte Klassen einzurichten (z.B. AUS, 5AUS, 10AUS). Beim Schuljahreswechsel legt ASV diese Zielklasse(n) als Organisationsklassen an. Sofern alle Austrittsschüler im aktuellen Schuljahr korrekt verbucht wurden, enthalten diese Klassen keine SchülerInnen und können gelöscht werden.

Wählen Sie in der Menüleiste Datei - Verwaltung - Neues Schuljahr einrichten

Sofern Sie mehrere Schulen in einer Datenbasis verwalten, achten Sie auf die Auswahl der richtigen Schulnummer.
Wir empfehlen (vgl. Screenshot), die Zuordnung von Lehrkräften zu Unterrichtselementen nicht in das neue Schuljahr zu übernehmen, da die Nachpflege vermtl. mit mehr Aufwand verbunden ist als ein Neuaufbau.
Hinweis: Die Einrichtung des neuen Schuljahres kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Wechseln Sie ins neu angelegte Schuljahr 2016/2017.

Nach der Anlage des neuen Schuljahrs wird es nötig sein, Klassengruppen oder auch Klassen (vgl. AUS-Klassen) zu löschen (siehe weiter unten). Um dies möglich zu machen, dürfen den Klassen keine Unterrichtselemente zugeordnet sein. Deshalb werden im nächsten Schritt alle Unterrichtselemente sowohl in der Matrix als auch im besonderen Unterricht gelöscht.

• Öffnen Sie im Menü Datei – Unterricht – Unterrichtsverteilung – Matrix die Matrixdarstellung Ihrer Schule. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus.
• Wählen Sie dann im Menüpunkt Modulbezogene Funktionen – Matrixfunktionen – Löschen in Unterrichtselementen:
  Nehmen Sie die Einstellung entsprechend der Darstellung im nachfolgenden Screenshot vor und bestätigen Sie den Löschprozess durch Klick auf die Schaltfläche Löschen:
  

1. Sofern das Austrittsdatum bei allen Abgängern und Absolventen richtig eingetragen wurde, sollten sich keine Schüler mehr in den AUS-Klassen befinden.
   Finden sich dennoch Schüler, so lässt sich nachträglich ein Austrittsdatum setzen.
2. Prüfen Sie, welche Klassen überflüssig sind und löschen Sie diese (Modul Klasse - Auswahl der Klasse - Löschen über das rote Löschkreuz in der Menüleiste).
3. Sie werden feststellen, dass ASV beim Schuljahreswechsel in einigen Fällen in einer Klasse eine zweite (oder weitere) Klassengruppe anlegt und in diese alle Schüler versetzt. Das ist immer dann der Fall, wenn für ASV nicht eindeutig ermittelbar ist, welcher Jahrgangsstufe eine bestimmte Klasse zuzuordnen ist (z.B. bei jahrgangsgemischten Klassen). Hier ist eine manuelle Nachpflege notwendig: Versetzen Sie mit Hilfe der Sammelversetzung die Schüler in die gewünschte(n) Klassengruppe(n). Abschließend löschen Sie die nun leeren und überflüssigen Klassengruppen z.B. über Modulbezogene Funktionen - Klassengruppe - Klassengruppe löschen.
4. Abschließend können Sie noch durch Klick auf das entsprechende (im Screenshot markierte) Symbol die Klassensortierung Ihren Vorstellungen entsprechend anpassen:

Nach der Versetzung ins neue Schuljahr sind in einigen Fällen keine Pflichtfächer bei den Klassen angelegt.
Bitte folgen Sie in diesen Fällen dieser Anleitung.

Menü Klassen - Klassengruppen Fahren Sie fort mit der Eingabe der Planzahlen in allen Klassen.

Bitte beachten Sie:

• Die Plan-Zahlen sind für die UP ausschlaggebend, nicht die Ist-Zahlen.
• bei Klassen ohne aktuelle Schülerzahlen (bes. 1.+ 5. Klassen - wenn ein Import noch nicht möglich war) müssen diese aus der Lehrerdatei per Hand übertragen werden
• Die Summe der Zahlen in der Zeile „Religionsunterricht“ muss übereinstimmen mit der Zahl im Feld „insgesamt“.

Die Unterrichtsmatrix wird im Wesentlichen so befüllt wie bei der Unterrichtssituation (US - ehemals Oktoberstatistik).
In einem ersten Schritt, für die so genannte Kurzklassenbildung, reicht der Eintrag der Religionsgruppen.
Nach Übermittlung der UP (light) wird der gesamte Unterricht nachgetragen.
Abweichungen zur US ergeben sich hinsichtlich folgender Punkte:

• Die Eingabe von Lehrerkürzeln bei Unterrichtselementen ist optional.
• Die Schülerzahlen in den einzelnen Unterrichtselementen sind Plan-Zahlen:

Wählen Sie den Menüpunkt Datei – Unterrichtsplanung – Personalveränderung.
In diesem Fenster können Anforderungsdatensätze eingegeben werden, die nach der Übermittlung der UP von ASD an die kirchliche Datenbank Relis weiter gemeldet werden.
Beispiele für gültige Anforderungen:

Es müssen nur die oben abgebildeten Felder, \\sowie die Ursache Z ausgefüllt werden\\. Eingaben in den übrigen Bereichen der Bildschirmmaske (Personalangaben, Bemerkung) sind optional. Achten Sie bitte darauf, dass die angeforderten Stunden in der Summe mit den Zahlen des Altverfahrens übereinstimmen.

Nach Eingabe der Matrix sollte eine Datenprüfung durchgeführt werden für den Bereich Klassen / Klassengruppen (Name der Plausibilitätsprüfung: ASVKlasseUPPKL__GMS)
Das folgende Bild zeigt die richtige Auswahl:

Bitte achten Sie darauf, dass im Navigator alle Klassen ausgewählt sind:
Anmerkungen:

• Im Bereich Religionsunterricht ist eine Muss-Plausi implementiert, die die Werte in den Unterrichtselementen mit den Planzahlen der Klassengruppe vergleicht und ggf. die Übermittlung verhindert.
• Für die anderen Fächer der Unterrichtsmatrix sind diverse Prüfungen der Schülerzahlen in Form von Kann-Plausis eingerichtet. Sie zielen darauf ab, den Schulleiter in Bezug auf das Erkennen von Fehlern bei Schülerzahlen zu unterstützen. Sie verhindern die Übermittlung nicht, dennoch ist eine gewissenhafte Prüfung wichtig.
• Wenn in einer Klassengruppe weder IST- noch PLAN-Zahlen eingetragen sind, dann werden weder die Klassengruppe noch die zugehörigen Unterrichtselemente nach ASD übermittelt. Mit Hilfe der Plausibilitätsprüfung für Klassen-/Klassengruppen kann diese Fehlerquelle erkannt werden.

Vor der eigentlichen Übermittlung der UP wird Ihnen bei der Abholung der bereitgestellten Daten (z.B. Erhebungstermin) die Übernahme der Lehrerdaten angeboten, die ursprünglich aus VIVA (dem Personalverwaltungssystem) kommen. Wegen Differenzen vor allem der Datenaktualität sollten Sie die Lehrerdaten vor Übernahme sorgfältig geprüft werden.

1. Holen Sie zunächst die im Zentralsystem hinterlegten Daten ab. Dazu wählen Sie im Menü Datei - Verwaltung - ASD-Schnittstelle.
   Selektieren Sie den Reiter Übermittlung aus ASD und klicken Sie auf die Schaltfläche Daten abholen.
2. Folgen Sie den weiteren Schritten bei der Abgabe der UP-Meldung.