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Inhaltsverzeichnis
Bitte beachten Sie: Eine detaillierte Darstellung der jeweils anstehenden Aufgaben finden Sie im
Leitfaden für die Grund- und Mittelschulen 2016/2017
Informationen zur produktiven Einführung von ASV an Grund- und Mittelschulen
Die Einführung der neuen Schulverwaltungssoftware ASV an über 3300 Grund- und Mittelschulen im kommenden Schuljahr 2016/ 2017 stellt für alle Beteiligten eine große Herausforderung dar. Um das Unterfangen zu unterstützen, stellen wir auf dieser Seite die wichtigsten Informationen für Sie zusammen. Bitte beachten Sie, dass die Seite bei Bedarf aktualisiert wird. Es lohnt sich, ein Lesezeichen/ einen Favoriten einzurichten.
Überblick Einführungsplanung
Phase 1: Vorbereitung
Zeitraum: September 2015 - April 2016
In der Vorbereitungsphase ist eine enge Abstimmung mit dem Sachaufwandsträger erforderlich.
Bitte nehmen Sie unverzüglich Kontakt zu Ihrem Ansprechpartner auf.
Erstinformationen für Schulleiterinnen und Schulleiter
Bei den Dienstbesprechungen am Anfang des aktuellen Schuljahres wurden bereits Informationen …
- zur ASV-ASD Architektur (vgl. Wie funktioniert ASV?),
- zur datenschutzrechtlichen Freigabe (vgl. Datenschutzhinweise),
- zur Terminplanung der Produktivsetzung (siehe Schaubild oben),
- zu Entscheidungshilfen für die Installationsvarianten,
- zur Datenvorbereitung in WinSV (vgl. Punkte 1 und 3) und
- zu Dokumentation und Schulungen
an die SchulleiterInnen weitergegeben.
Unsere Checkliste unterstützt Sie bei Ihrer Planung.
Wenn Sie neugierig sind und die Software kennenlernen möchten, können Sie sich nach Anmeldung auf www.asv.bayern.de eine ausführbare Testversion von ASV herunterladen. Nach dem Entpacken lässt sich die Anwendung ohne jegliche Installationsroutine starten. Bitte beachten Sie die Hinweise z.B. bzgl. der angelegten Kennungen auf der Wiki-Seite zur Testversion.
Fragenkatalog zur Prüfung der Voraussetzungen
- Verfügt die Schule über die benötigte Zahl an Verwaltungsrechnern?
- Welche Internetverbindung/ Bandbreite steht der Schule zur Verfügung (DSL ?)
- Gibt es einen Dienstleister vor Ort (Landratsamt, Medienzentrum, Firma) mit dem Angebot, den Betrieb von ASV zu übernehmen?
- Werden ggf. schon andere Schulen (GY, RS) in einer gemeinsamen Datenbasis verwaltet?
- Welche Betriebsvariante kann bei den vorliegenden Rahmenbedingungen realisiert werden?
- Wer übernimmt die Installation und die Administration der Software (Update, Backup etc.)?
- Ist die Betriebssicherheit gewährleistet (Zugang, Datenschutz, Sicherungen)?
- Werden an der Schule die Systemvoraussetzungen zum Betrieb von ASV erfüllt?
- Wer betreut an der Schule die Einführung von ASV und die Datenmigration aus den Altverfahren (WinSV/ ISK)?
- Welcher Pflegeaufwand bzgl. der Vorbereitung der Altdaten ist zu erwarten und bis wann kann die Bereinigung abgeschlossen werden?
- Ist ggf. eine Einbindung von Verfahren anderer Anbieter erforderlich?
- An welchen Multiplikator kann ich mich bei Fragen und Problemen wenden?
Bereitstellung der Infrastruktur
Es wird empfohlen, die benötigte Infrastruktur (Server, PCs, Netzwerkanbindung etc.) bis Ende April 2016 bereitzustellen.
Phase 2: Inbetriebnahme
Zeitraum: Mai 2016 - Juni 2016
- Bereitstellung des ASV-Releases für die Erstinbetriebnahme durch ASV-Kernteam (KM)
- Installation von ASV in der gewünschten Betriebsvariante
- Anlegen der Schule(n) im Schuljahr 2016/ 2017
Bei Installationsproblemen wenden Sie sich zunächst an Ihren zuständigen Multiplikator.
Dieser wird bei Bedarf den technischen Berater Ihres Schulamtes hinzuziehen.
Phase 3: Einarbeitung/ Schulung
Zeitraum: Mai 2016 - Oktober 2016
In allen Regierungsbezirken werden Schulungen im Zusammenhang mit der produktiven Einführung von ASV angeboten.
Dabei wird unterschieden:
- Online-Fortbildungsangebote (eSessions, Online-Sprechstunden)
- Präsenzfortbildungen
Da die Voraussetzungen bzgl. der verfügbaren Räumlichkeiten in den Regionen variieren, werden sich die Multiplikatoren bemühen, das jeweils optimale Angebot in Ihrer Umgebung anzubieten.
Behandelte Themenkomplexe:
- Datenpflege/ -vorbereitung in den Altverfahren (WinSV/ ISK)
- Installation von ASV
- Administration der Software (Updates, Sichern und Wiederherstellen)
- Datenexport in Altverfahren und Altdatenübernahme in ASV
- ASV Überblicksinformationen (Oberfläche/ Grundfunktionen)
- Datenpflege in ASV (Schüler, Lehrer, Unterricht)
- Module: Schüler, Lehrer, Unterricht
- Vorbereitung und Übermittlung der Unterrichtssituation (ehemals Oktoberstatistik)
- Erstellung von Berichten und Zeugnissen
- Schülerneuerfassung
Phase 4: Datenmigration
Zeitraum: Oktober 2016 - November 2016
Mit Beginn des Schuljahres 2016/ 2017 werden Sie zunächst wie gewohnt die Unterrichtssituation im Altverfahren (WinSV) übermitteln.
Nach Einarbeitung notwendiger Korrekturen (z.B. PKZs neuer Lehrkräfte) werden die Daten aus den Altverfahren für ASV exportiert und im Wege der Altdatenübernahme nach ASV übertragen. Nach der Migration fahren Sie mit der Datenpflege in ASV fort, bevor Sie erneut die Unterrichtssituation aus ASV heraus nach ASD-neu übermitteln. Ein detaillierter Zeitplan folgt zu Beginn des Schuljahres.
Phase 5: Produktives Arbeiten in ASV
Zeitraum: Ab November 2016
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ja, wenn nicht unvorhersehbare Entwicklungen eine Einführung verhindern.
Alle staatlichen und nicht-staatlichen Grund- und Mittelschulen sowie sämtliche Volksschulen in privater und kirchlicher Trägerschaft mit Bestandsschutz gemäß Art. 127a Abs. 2 BayEUG, also auch Hauptschulen und Teil-Hauptschulen.
Gemäß Art. 85 Abs. 1 Zif. 1 BayEUG haben die Schulen keine Wahlmöglichkeit, ASV ist zu verwenden.
Bitte orientieren Sie sich bei der Bewertung wie oben beschrieben an den Empfehlungen der Systemvoraussetzungen. Die Anforderungen sind abhängig von der Größe der Schule, von der Anzahl der verwalteten Schulen und der erwarteten Zahl parallel arbeitender Nutzer. In vielen Fällen kann ASV auf einem handelsüblichen PC mit aktuell unterstützem Betriebssystem (Windows, Linux, Mac) betrieben werden.
Auch bei den bislang eingesetzten Verfahren (WinSV/ OWA) war die Einbindung eines Zertifikats sowie die technische Adminstration erforderlich (Installation, Update, Sicherung). Wer die Betreuung dieser Infrastruktur in der Vergangenheit geleistet hat, kann dies auch in Zukunft für ASV übernehmen.
Wenn Sie ASV ohne externe Hilfe installieren möchten, prüfen Sie die Anleitungen und entscheiden, ob Sie sich die selbstständige Inbetriebnahme zutrauen. Sie sollten in der Lage sein, die benötigten Komponenten nach Anleitung zu installieren und die ggf. erforderlichen Anpassungen (Firewall, Portfreigabe, Proxyeinstellungen) vorzunehmen. Außerdem sollten Sie geeignete Maßnahmen für die Erstellung von Sicherungen einleiten, z.B. terminierte manuelle Sicherung auf USB-Stick/ externe Festplatte oder skript-basierte automatische Sicherung.