Amtliche Schulverwaltung
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Leitfaden zur US (NEA)

Der Zeitrahmen für die Übermittlung der Unterrichtssituation 'US' (Oktoberstatistik) wurde auf die Woche von 1. bis 10. Oktober festgelegt.
Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden, welcher Ihnen als Wegweiser bzw. als Unterstüzung dienen soll. Bei auftretenden Problemen, welche Sie anhand der Dokumentation nicht lösen können, wenden Sie sich bitte ab 12. September an unsere NEA-GMS-Hotline oder melden sich zu einem NEA-GMS-Workshop an.

Die allgemeine Anleitung zur US 2018 finden Sie hier. Beachten Sie zwingend, dass die Budgetierung der Stunden ( z.B. Inklusion, Ganztag usw. teilweise neu abgebildet werden muss, daher studieren Sie genau, wie Sie die jeweiligen Stunden verbuchen müssen: Budgetierung des Unterrichts im GMS Bereich.

Um in dem kurzen Zeitrahmen der US Zeitdruck und Stress zu vermeiden, bitte wir Sie, sich mit den notwendigen Maßnahmen frühzeitig auseinander zu setzen.

Ablauf US

Im Folgenden skizzieren wir einen möglichen chronologischen Ablaufplan vor:

Bei allen Datenprüfungen gilt:
Muss-Fehler müssen behoben werden!
Kann-Fehler können vernachlässigt werden. Sie sind nur als Hinweis zu verstehen!
Nutzen Sie zur Übersicht die Sortierfunktion, zur Datenpflege den Doppelklick auf die Fehlerzeile sowie die Kontext-Hilfe (Symbol: Fragezeichen).

Vorarbeiten, welche bereits ab Beginn des neuen Schuljahres (1.8.) durchführbar sind:

Bei allen Anmeldungen erscheint im neuen Schuljahr folgende Meldung:


Die Planungsphase soll erst vor Übermittlung der US beendet werden. Aus diesem Grund bietet es sich an, das gekennzeichnete Aktivierungsfeld zu bearbeiten, um diese Meldung nicht mehr anzeigen zu lassen.

  • Schülerdatenpflege

    Sind alle Schüler im SJ 18/19?

    Haben alle abgegangenen Schüler ein Austrittsdatum?
  • Datenprüfung Schüler

  • Klassen einpflegen

    Sind alle Klassen vorhanden?

    Sind alle Klassengruppen vorhanden, sinnführend benannt, Jgst und Besonderheiten eingepflegt?
    Sind in allen Klassen die entsprechenden Schüler?

    Orga-Klassen dürfen keine Jgst, keinen Bildungsgang bzw. keine Stundentafel haben und nicht in der Matrix sein.

  • Datenprüfung Klassen

Nachdem Sie die Zuweisung der Lehrkräfte erhalten haben:

ABGV-Abgleich (Möglichkeit 1)

Nachdem das Schulamt das Personal für die Schulen organisiert und zugewiesen hat, können Sie dieses über die sogenannte ABGV-Datei in SVS abholen und in die ASV importieren, valide Daten stehen ab 17.09 2018 zur Verfügung: Anleitung

Da sich in der Import-Datei nicht nur neue Lehrkräfte, sondern auch Personalinformationen der Bestands-Lehrkräfte befinden, ist es wichtig diese aufmerksam zu prüfen und ggf. selektiert zu übernehmen bzw. zu verwerfen: Anleitung

Datenabgleich direkt mit svs-by (Möglichkeit 2)

Starten Sie https://www.svs-by.de, Benutzer: Schulnummer Kennwort: wurde vom Schulamt vergeben

Auswahlmenü:


Liste Personal:


Überprüfen Sie die eingetragene UPZ (2) der Lehrer, denn diese Stunden müssen sich in ASV unterrichtsmäßig abbilden lassen, es werden außerdem die Vorjahreseinträge (Kennzeichnung 2) angegeben.

Wenn Sie mit dem Cursor die Einträge in den Spalten: Teilzeit-Ermäßig.-Anrechn., sowie Gr:Rest anfahren, erhalten Sie Erläuterungen, die die Einträge in ASV erleichtern können.

Die Spalte PKZ liefert Einträge, deren Fehlen in ASV zu einem M-Fehler führt.

Lehrerdaten aus ASD übernehmen

Bevor Sie mit der Datenprüfung der Lehrkräfte beginnen sollten Sie die Lehrerdaten aus ASD prüfen: Anleitung
Bitte prüfen Sie auch hier sorgfältig, welche Daten übernommen oder verworfen werden. Um die komplette Liste der Lehrkräfte abzuarbeiten, kann es nötig sein, das Kästchen bei 'nur Unterschiede anzeigen' zu deaktivieren.

Da in vielen Fällen die Personalinfos vom Schulamt/SVS (siehe ABGV-Datei) aktueller sind, bietet sich ein Verwerfen der Datensätze an. Auch hier gilt: prüfen Sie sorgfältig und verwerfen/übernehmen Sie die Datensätze selektiv!

Datenprüfung Lehrer

Führen Sie nun die Datenprüfung der Lehrkräfte durch: Anleitung

In der ersten Schulwoche

  • Daten abholen
  • Ansprechpartner für die US 2018 eintragen
  • aktuelle Schüleraustritte einpflegen
  • aktuelle Schülerzugänge in Unterrichtselemente einpflegen
    (In Matrix oder Liste des Pflicht-/Wahlpflichtunterrichts: rechte Maustaste → Schüler im Kurs)

Meldung der Schülerdaten an SVS (vorbehaltlich Info folgt !)

Bitte stellen Sie sicher, dass in Ihren Klassen nur jene Schüler gelistet sind, die tatsächlich zum Schulstart aufgetaucht sind.

  • Die Schülerplanzahlen der Unterrichtselemente lassen sich im Bearbeitungsmodus verändern. Im Feld 'Schüler gepl.' soll die gleiche Zahl stehen wie im Feld 'Schüler tats.'. Passen Sie also in der Liste des Pflicht-/Wahlpflichtunterrichts die geplanten Schülerzahlen manuell exakt an die tatsächlichen Schülerzahlen an:
  • Erstellen Sie erneut (wie zur UP) die Rucksackdateien über 'Datei - Verwaltung - Schnittstellen - GMS-Planungsverfahren'.
  • Transferieren Sie die Dateien PK-XXXX, UL-XXXX und UV-XXXX ins SVS-Portal.
    Vergessen Sie bitte nicht, die übermittelten Zahlen ans Schulamt zu melden.

Ab zweiter Schulwoche

  • Unterricht einpflegen
  • Allen restlichen Unterrichtselementen (im besonderen Unterricht) Schüler zuweisen
    In Unterrichtsliste bzw. Matrix: rechte Maustaste auf Unterrichtselement → Schüler im Kurs
  • restliche Datenprüfungen im Datenbereich 'Schulen'

Ab dem 1.10. Workshops verfügbar

Sofern Sie bei Problemen nicht weiterkommen, melden Sie sich möglichst zeitnah zu einem Workshoptermin im ASV-Schulungsraum an der MS Bad Windsheim HO26 an.

Planungsphase abschließen - ab dem 17.09.

Übermittlung - ab dem 1.10.

Achten Sie bitte in dieser Phase stets darauf, dass Ihre ASV, die Anwendungsdaten und die Wertelisten auf aktuellem Stand sind!

Bevor die Abgabe der US erklärt wird, kann beliebig oft übermittelt werden.

Abschluss

Die US gilt nach Abschluss der letzten Schritte als abgegeben:

  • Abgabe erklären
    Es wäre hilfreich, wenn Sie bitte Ihren Multi bzw. die Hotline über die erfolgte Abgabeerklärung informieren würden.
  • ggf. notwendige Schritte wiederholen