Amtliche Schulverwaltung
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Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen gezeigt.

Link zu dieser Vergleichsansicht

gms:regionen:ufr:mil:esession-archiv [02.04.2019 08:36] (aktuell)
felix.behl angelegt
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 +===== Schuljahr 19/20 anlegen und Datenübernahme vom Einwohnermeldeamt =====
 +==== Szenario====
 +Sie arbeiten mit der ASV Version **2.6.260**\\
 +Das Schuljahr 19/20 wird angelegt und die Daten des Einwohnermeldeamtes (zukünftige Erstklässler) werden gleich in dieses Schuljahr eingelesen.\\ ​
 +Für die demnächst anstehende Unterrichtsplanung (UP) ist das Schuljahr 19/20 sowieso unabdingbar.\\
  
 +
 +
 + 
 +===== Schuljahr 19/20 anlegen =====
 +Ein neues Schuljahr kann grundsätzlich nur **nach Abschluss der US** oder im **2. Halbjahr** eingerichtet werden.\\
 +Es wird eine Kopie des aktuellen Schuljahres ohne die ausgetretenen Schüler angelegt.\\
 +Bei der Vorbereitung der eSession traten gelegentlich Probleme beim Anlegen des neuen Schuljahres auf, obwohl die US bereits abgeschlossen war. Falls Sie davon betroffen sind, schließen Sie ASV und ändern danach das Systemdatum auf den 01.03.19 (Systemsteuerung,​ Datum und Uhrzeit). Wenden Sie sich an den Systembetreuer,​ da für diese Aktion Administratorrechte notwendig sind. Bitte nach der Aktion das Datum wieder zurückstellen.
 +
 +
 +[[http://​www.asv.bayern.de/​wiki/​gms/​unterrichtsplanung/​neues_schuljahr|Informationen zum Nachlesen im WIKI]]\\
 +
 +**Problem Rücksteller:​**\\ Wenn Sie sich nicht an unsere Empfehlung, die zurückgestellten Schüler zu löschen, gehalten haben, müssen Sie unbedingt diese [[http://​www.asv.bayern.de/​doku/​gms/​unterrichtsplanung/​neues_schuljahr/​vorbereitung/​ruecksteller|Hinweise/​Anleitungen]] genau durchlesen und beachten.\\ ​
 +Grundsätzlich empfehlen wir auch im Schuljahr 19/20 zurückgestellte SuS incl. der ORG-Klasse(n) zu löschen, um Probleme (UP/US) im Vorfeld auszuschließen. Datenschutzrechtlich sind Sie auch dazu verpflichtet. (Siehe Link oben!)\\
 +
 +==== Vorbereitende Arbeiten ====
 +  * Daten des Einwohnermeldeamtes anfordern (*.DBL-Datei)\\ Da die Daten als Textdatei unverschlüsselt vorliegen, müssen diese auf einem Datenträger von A nach B transportiert werden. Bei einem elektronischen Versand ist unbedingt auf eine **verschlüsselte Übertragung** zu achten. ​
 +  * ASV aktualisieren
 +  * Anlegen einer Sicherung
 + 
 +==== Arbeiten im aktuellen Schuljahr 18/19 ====
 +
 +  * ORG-Klassen (sofern vorhanden, sollten zu diesem Zeitpunkt ohne Schüler sein; Rücksteller:​ Siehe oben!). ​
 +  * Alle austretenden Schüler mit __Austrittsdatum__ versehen\\ Das kann pauschal der **31.07.2019** für SuS der 4. Jahrgangsstufe (oder anderen Jahrgangsstufen,​ die die Schule verlassen) bzw. für Entlassschüler der letzte Schultag, also der **19.07.2019** sein.\\ Anmerkung: Die Felder "​Austritt/​Übertritt wohin",​ "​Abschluss"​ und "Ziel der Jahrgangsstufe"​ müssen am Jahresende noch ausgefüllt werden. Das ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht notwendig.
 +    * Schüler mit einem Austrittsdatum werden **nicht** ins neue Schuljahr übernommen\\
 +    * Hinweis: Setzen Sie eine [[http://​www.asv.bayern.de/​wiki/​einfuehrung/​verwaltung/​sammelaenderungen|Sammeländerung]] zur Arbeitserleichterung ein. (Datei, Verwaltung, Sammeländerung)\\ ​
 +    * Alle Schüler der __4. Klassen__ (bzw. 4. Klassengruppen bei JaMi) und der __Abschlussklassen__ mit einem Austrittsdatum versehen. \\ 
 +    * Nachträgliche Änderung:​\\ Es ist kein Problem, wenn z.B. Schüler der 9. Klasse sich später für eine freiwillige Wiederholung entscheiden. Wird das Austrittsdatum entfernt, erscheinen die Schüler automatisch im Schuljahr 19/20.\\ Umgekehrt kann man z.B. bei einem Schüler, dem nachträglich eine Schulzeitverlängerung verwehrt wird, durch Eintrag eines Austrittsdatums in 18/19 aus dem Schuljahr 19/20 entfernen.
 +  * Kontrollieren Sie ferner im Klassenmodul unbedingt, ob bei jeder Klasse eine __Zielklasse__ definiert ist (Klasse, Stammdaten, Zielklasse für 19/20)\\
 +    * In der Jahrgangsstufe 4 können Sie die Klasse 4x oder 5x benennen. Genauso verfahren Sie in der Jahrgangsstufe 9 (9x) oder 10 (10x).\\ Den Namen der Zielklasse können Sie übrigens beliebig festlegen. Das x muss nicht sein, hilft aber zu erkennen, dass die Klasse __leer__ sein müsste, da die SuS die Schule verlassen haben.\\  ​
 +  ​
 +==== Sicherung ====
 +  * Zwingend jetzt eine __**Sicherung**__ der Schule(n) anfertigen und diese mit einem aussagekräftigen Namen versehen:\\ Z.B.: DaSi-vor-Anlegen-des-Schuljahres-19-20.sbz
 +
 +
 +==== Anlage des Schuljahres 19/20 durchführen ====
 +=== Informationen ===
 + 
 +  * Das Anlegen des neuen Schuljahres 19/20 kann __**nicht**__ rückgängig gemacht werden
 +  * Stellen Sie sicher, dass keine weiteren Benutzer auf ASV zugreifen
 + 
 +=== Durchführung ===
 +
 +  * __Neues Schuljahr einrichten__ (Datei, Verwaltung, Neues Schuljahr einrichten)
 +  * Sinnvoll ist es, die Häkchen in __allen__ Kontrollkästchen zu entfernen
 +  * Vorgang des Einrichtens nicht unterbrechen
 +  * Für jede Schule in ASV den Vorgang durchführen
 + 
 + ==== Sicherung ====
 +  *  Erneut eine __Sicherung__ der Schule(n) anlegen und mit einem  aussagekräftigen Namen versehen:\\ Z.B.: DaSi-nach-Anlegen-des-Schuljahres-19-20.sbz
 +
 +==== Nacharbeiten im Schuljahres 19/20 ====
 +<WRAP left round box 50%>
 +**Achtung: Diese Arbeiten im Schuljahr 19/20 durchführen (rote Balken)**
 +</​WRAP>​
 +
 +
 +=== Modul Klassen ===
 +[[http://​www.asv.bayern.de/​wiki/​gms/​klassen/​start|Informationen im WIKI zum Thema Klassen]]
 +
 +  * Nicht benötigte Klassen/​Klassengruppen löschen ​
 +    * Klappt nur, wenn keine Schüler enthalten sind und in der Matrix keine Stunden zugeordnet sind\\ ​
 +      * SuS per Sammelversetzung einer neuen Klasse zuordnen
 +      * Matrix:\\ a) erst Sammelzeile abbauen (sofern vorhanden)\\ b) Matrixzeile leeren
 +    * Klassengruppen werden über "​Modulbezogene Funktionen"​ gelöscht
 +  * Überprüfen sämtlicher Einträge im Modul Klassen (bes. Reiter __Stammdaten__ und __Klassengruppen__)\\ ​
 +  * Klassen bei Bedarf umbenennen oder Schüler per Sammelversetzung anderen Klassen zuweisen ​
 +  * Vereinbarung ​ für den Landkreis Miltenberg:​\\ Analog zu der Bezeichnung von M-Klassen (z.B.:​8**M**) im kommenden Schuljahr gebundene Ganztagesklassen mit z.B. 3a**G** bezeichnen.\\ Anmerkung: Die Jahrgangsstufe muss __immer__ an erster Stelle stehen.
 +  * Klassen bei Bedarf neu sortieren
 +    ​
 + === Matrix ===
 +[[http://​www.asv.bayern.de/​doku/​gms/​unterrichtsplanung/​pflege_matrix|Informationen im WIKI zum Thema Matrix]]
 +
 +Unten genannte Arbeiten können auch erst zur **UP** durchgeführt werden.
 +  * Schülerzahlen,​ Klassleitungen vollständig anzeigen lassen\\ (Modulbezogene Funktionen, Matrixdarstellung,​ Einstellungen,​ Spaltenbreite Zeilenkopf)
 +  * Stunden laut Stundentafel automatisch ergänzen, falls keine Stunden zugewiesen sind \\ (Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen,​ Stunden wie Stundentafel)\\ Klappt nur, wenn die "​Klassen"​ korrekt gepflegt sind.
 +  * Kopplungen (bei Bedarf) löschen\\ (Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen,​ Löschen in Unterrichtselementen,​ "​gesetzte Lehrkräfte und alle Koppeln in der Matrix löschen)\\ Sinnvoll ist es in diesem Zusammenhang hier auch den "​Besonderen Unterricht"​ zu löschen, sofern dies noch nicht beim Anlegen des neuen Schuljahres geschehen ist.
 +  * Kontrolle, ob in der 7. Jahrgangsstufe die Stunden den neuen [[https://​www.asv.bayern.de/​doku/​gms/​unterricht/​lehrplanplusms|Fachbezeichnungen]] zugeordnet sind\\ (Schulische Daten, Fächer) Details werden bei der UP besprochen.
 +  * Stunden, die von mehreren Lehrkräften im SJ 18/19 unterrichtet wurden -> zusammenführen
 +  * Überzählige Spalten löschen\\ (Fächer, Reiter: Einstellungen)
 +  * Fächer bei Bedarf neu sortieren
 +  * Sichtprüfung der zugeordneten Stunden
 +==== Sicherung ====
 +  * Weitere Sicherung anfertigen und aussagekräftig benennen:\\ Beispiel: DaSi_nach-Anlage-SJ-19-20-und-Datenpflege.sbz
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 +===== Datenübernahme von neuen Schülern ======
 +ASV erwartet auf jeden Fall eine Datei mit der Endung **"​.dbl"​**\\
 +Falls Sie Probleme mit den Umlauten haben, finden Sie hier eine Anleitung: http://​www.asv.bayern.de/​helpdesk/​kb/​faq.php?​id=85.\\ Natürlich können Sie die Umlaute auch händisch nachpflegen (Siehe unten!).
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 +==== Einlesen der Daten vom Einwohnermeldeamt ====
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 +[[http://​www.asv.bayern.de/​wiki/​gms/​einwohnermeldeamt|Informationen zum Nachlesen im WIKI]]\\
 +Die Daten der zukünftigen Erstklässler werden im **Schuljahr 19/20** sinnvollerweise erst einmal alle in eine **ORG-Klasse** eingelesen. Danach können die SuS nach Belieben per Sammelversetzung in die gewünschten ersten Klassen versetzt werden.
 +
 +=== Vorbarbeiten ===
 +  * Bei Bedarf im **SJ 19/20** eine Organisationsklasse (Klassenart:​ ORG) anlegen, von der aus die Schüler verteilt werden können.\\ Die ORG-Klasse kann später wieder gelöscht werden.\\ Sie können __beliebig viele__ ORG-Klassen anlegen.
 +    * "Keine Vorbelegungen"​ wählen
 +    * Beliebigen Klassenamen eingeben ​
 +    * Klassenart: **ORG** ([[http://​www.asv.bayern.de/​wiki/​gms/​klassen/​klassenarten/​gs_organisationsklasse?​s[]=organisationsklasse|Organisationsklasse]])
 +
 +
 +=== Daten einlesen ===  ​
 +  * Schuljahr **19/20** auswählen
 +  * Grundschule auswählen
 +  * Datei, Verwaltung, Schnittstellen
 +    * Import von Meldedaten (Stand 01.12.2016)
 +    * Datendatei aufrufen (*.dbl)
 +    * Schüler auswählen (im Normalfall alle; können nachträglich noch gelöscht werden)\\ ​
 +    * Gewünschte Importklasse wählen
 +    * __Achtung:​__ Ein erneutes Einlesen überschreibt die SuS nicht, die Daten sind jetzt doppelt vorhanden und die Datensätze müssen einzeln gelöscht werden.
 +  * Falls die SuS nicht sofort in der ORG-Klasse sichtbar sind, beenden Sie ASV und starten das Programm neu.
 +     
 +==== Genaue Kontrolle der Schülerdatensätze ====
 +
 +Fehlende bzw. unbekannte Daten müssen Sie sich von den Eltern beim Anmelden der SuS geben lassen.
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 +      * __Grunddaten:​__\\ Der Eintrag der Muttersprache ist in jedem Fall leer und muss nachgepflegt werden. (A-Budget)\\ Überprüfen Sie die Religionszugehörigkeit.\\ Zuzug in die Bundesrepublik Deutschland bei Bedarf pflegen.
 +      * __Grunddaten/​Anschriften:​__\\ Eine unterschiedliche Codierung, der vom Einwohnermeldeamt ausgespielten Datei und ASV kann dazu führen, dass Umlaute nicht korrekt übernommen werden.\\ Ebenfalls genau die Straße/​Hausnummer im Auge behalten. Hier können sich bei Hausnummern,​ die einen Buchstaben enthalten, Probleme ergeben.
 +      * __Anschriften:​__\\ Häkchen bei auskunftsberechtigt setzen.\\ Falls die Erziehungsberechtigten nicht nach Mutter, Vater sortiert sind, können Sie die Reihenfolge leicht über Modulbezogene Funktionen "​Erziehungsberechtigte tauschen"​ ändern. Achten Sie auf einheitliches Vorgehen.\\ Die Kommnikationsdaten werden vom Einwohnermeldeamt nicht geliefert.
 +      * __Laufbahn__:​\\ Fremdsprachenfolge bei Bedarf eintragen.\\
 +      * __Unterricht:​__\\ Teilnahme am RU überprüfen.
 +      * __Ein-/​Austritt:​__\\ Als Eintrittsdatum wird automatisch der **01.08.19** eingetragen.\\ Art der Einschulung nachpflegen.
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 +==== Berichte ====
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 +Folgende Berichte können hilfreich sein, um Ihre Arbeit zu erleichtern:​
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 +  * __Notfallblatt mit Kontaktdaten__ drucken und den Eltern zur Kontrolle und Ergänzung der Daten vorlegen. \\ Information:​ Notfallblatt mit Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten,​ nicht auskunftsberechtigte Ansprechpartner werden nicht berücksichtigt. (Stand 20.11.2017)\\ Anmerkung: Unbedingt vorher die Häkchen bei "​auskunftsberechtigt"​ setzen, damit die Eltern ausgegeben werden.\\
 +  * __Anmeldeblatt__ drucken und den Eltern zur Kontrolle und Ergänzung der Daten vorlegen.\\ Information:​ Stammdaten zum Schüler, zu den Erziehungsberechtigten und ggf. zu weiteren Ansprechpartnern (Stand 19.07.2018)
 +  * Offizielles __Anmeldeblatt zur Schülerneuaufnahme (GS)__ für die Datenkontrolle und zum Unterschreiben durch die Eltern drucken\\ Information:​ Anmeldeblatt zur Schüleraufnahme in der Grundschule (Stand 19.07.2018)
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 +==== Sicherung ====
 +  * Sicherung anfertigen und "​aussagekräftig"​ benennen\\ Beispiel: DaSi_SJ-19-20-mit-neuen-Schülern.sbz
 +
 +----
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 +
 +==== Aufnahme von Schülern in andere Klassen ====
 +Neuaufnahme von Schülern in andere Klassen: http://​www.asv.bayern.de/​doku/​alle/​schueler/​erfassung/​start
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 +=== Information ===
 +Die Schüler können vom ZSS übernommen werden. Dies kann (muss nicht) jetzt schon geschehen. Erbitten Sie von der abgebenden Schule die relevanten Daten: Vornamen, Familienname,​ Geburtsdatum,​ Geburtsort, Geschlecht\\ Damit stehen die Daten als Planungsgrundlage für die UP zur Verfügung.\\
 +Eine Ausnahme sind Schüler, die nicht in Bayern die Schule besuchten. Diese Schüler müssen händisch erfasst werden.
 +
 +==== Aufnahme von Schülern im laufenden Schuljahr nach Anlegen des neuen Schuljahres ====
 +Sollten Schüler, die nach dem Anlegen des neuen Schuljahres aufgenommen wurden, nicht im kommenden Schujahr sichtbar sein, hilft folgender Workarround weiter:
 +  * Erstellen eines fikitven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/​Austritt) auf den 01.08.2019
 +  * speichern ​
 +  * Löschen des fikitven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/​Austritt)
 +  * speichern