Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation

Ein neues Schuljahr kann grundsätzlich nur nach Abschluss der US (damit ist nicht die eigene Übermittlung gemeint, sondern die entsprechenden Vorgänge in Schulämtern, Regierungen und Landesämtern müssen abgeschlossen sein) eingerichtet werden. (Eine Durchführung vor Wechsel des Kalenderjahres wird, wie jedes Jahr, keineswegs empfohlen! Dieser Termin liegt ja auch schon hinter uns.)

• Schuljahr anlegen: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/unterrichtsplanung/neues_schuljahr
• Meldedatenimport: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/einwohnermeldeamt Hinweis: Es dürften keine Probleme mehr mit den Umlauten entstehen. Das Format muss nicht mehr wie in der offiziellen Doku noch beschrieben nicht geändert werde.

• Daten des Einwohnermeldeamtes anfordern („schuldat.dbl“ - unbedingt diese Bezeichnung - auch Umbenennung führt zu Fehlern).
  Da die Daten als Textdatei unverschlüsselt vorliegen, müssen diese auf einem Datenträger von A nach B analog transportiert werden. Bei einem elektronischen Versand ist unbedingt auf eine verschlüsselte Übertragung zu achten.
• Einwohnermeldeamtsdatei: Ggf. kann es dazu kommen, dass die Einwohnermeldeämter eine Datei ausspielen und weitergeben, die nicht „schuldat.dbl“ benannt wird (in der Regel e01xxxx.dbl). Diese führt immer zu einem Fehler beim Ausführen der Schnittstelle in ASV, auch wenn sie in einem Editor richtig aussieht. Schulen sollten also an ihrem Einwohnermeldeamt auf die Vorgehensweise in der Doku verweisen:

https://www.asv.bayern.de/doku/gms/einwohnermeldeamt/hinweise
Bei Schwierigkeiten hat es oft auch geholfen, wenn sich ds Einwohnermeldeamt mit einem anderen in Verbindung setzt. Wir kennen nur die ASV-Seite und können nur auf die Doku verweisen.

• ASV aktualisieren (aktuelle Version, Wertelisten, Anwendungsdaten)
• Anlegen einer sprechenden Sicherung (Schuljahr kann nur einmal angelegt werden; bei Fehlern, kann dann auf die schulscharfe Sicherung zurückgegriffen werden;) Unser Credo „zu viel ist besser als zu wenig“

• ORG-Klassen bitte löschen: Rücksteller und Korridorkinder, die nicht eingeschult wurden, sollten auch hier nicht mehr aufgezählt sein; statt dessen Schülerexport (Schülermodul –> Modulbezogene Funktionen –> Schülerstammdatenexport) –> auf Zwischenspeicher und wieder neu importieren nach Anlegen des neuen Schuljahres in selbigen (Schülermodul –> Schülerimport). Sollte allerdings schon vor der US gemacht worden sein.
• Alle austretenden SuS mit Austrittsdatum versehen
  
  • Das ist pauschal der 31.07. für SuS der 4. Jahrgangsstufe; bei Jami die Schüler der entsprechenden Gruppe; bzw. für Entlassschüler der letzte Schultag, also das entsprechende Entlassdatum. (SuS die noch währnd des SJ austreten, das Datum entsprechend ändern;
  • Die Schüler der Abschlussklassen bekommen auch pauschal das Datum des Abschlusszeugnisses
    
  • Anmerkung: Die Felder „Austritt/Übertritt wohin“, „Abschluss“ und „Ziel der Jahrgangsstufe“ müssen am Jahresende noch ausgefüllt werden. Das ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich (da noch nicht bekannt)/notwendig.
  • Schüler mit einem Austrittsdatum werden nicht ins neue Schuljahr 23/24 übernommen - Wiederholer (4. 9. Klasse) können aber nachträglich ohne Probleme noch ins neue Schuljahr geholt werden - einfach im jetztigen SJ das Austrittsdatum wieder entfernen. Die betroffenen Schüler erscheinen, dann in der Zielklasse (siehe Klassenmodul) und müssen dann entsprechend versetzt werden.
    
  • Hinweis: Setzen Sie eine Sammeländerung zur Arbeitserleichterung ein. (Datei, Verwaltung, Sammeländerung)
    
  • Nachträgliche Änderung:
    Es ist kein Problem, wenn z.B. Schüler der 9. Klasse sich später für eine freiwillige Wiederholung entscheiden. Wird das Austrittsdatum entfernt, erscheinen die Schüler automatisch im Schuljahr 23/24.
    Umgekehrt kann man z.B. bei einem Schüler, dem nachträglich eine Schulzeitverlängerung verwehrt wird, durch Eintrag eines Austrittsdatums in 22/23 aus dem Schuljahr 23/24 entfernen.

• Kontrollieren Sie ferner im Klassenmodul unbedingt, ob bei jeder Klasse eine Zielklasse definiert ist (Klasse, Stammdaten, Zielklasse für 23/24)
  
  • In der Jahrgangsstufe 4 können Sie die Klasse 4x oder 5x benennen. Genauso verfahren Sie in der Jahrgangsstufe 9 (9x) oder 10 (10x).
    Den Namen der Zielklasse kann beliebig festgelegt werden. Das x muss nicht sein, hilft aber zu erkennen, dass die Klasse leer sein müsste, da die SuS die Schule verlassen haben. Möglich auch 5AUS, ….
    

• Besonderheiten bei den Kooperations-Schülern im Schulverbund (nicht externe Prüfungsteilnehmer!) und weitere aktuelle Hinweise:
  • https://www.asv.bayern.de/doku/gms/unterrichtsplanung/neues_schuljahr/probleme

• Besonderheiten bei externen Prüfungsteilnehmern (insbesondere Nicht-Schüler)
  • Externe Prüfungsteilnehmer sind Schüler, die nicht an der Schule sind, z.B. Teilnehmer eines Bildungsträgers, die als Nichtschüler den QA nachholen möchten.
  • Achten Sie beim Anlegen der EX-QA/MSA-Klasse unbedingt darauf, dass für das folgende Schuljahr keine Zielklasse angegeben ist bzw. löschen Sie den dort vorbelegten Eintrag.
  • Details EX-QA: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/qa/vorbereitungen/extern
  • Details EX-MSA: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/ma/vorbereitungen

• Zwingend jetzt eine Sicherung der Schule(n) anfertigen und diese mit einem aussagekräftigen Namen versehen:
  Z.B.: DaSi-vor-Anlegen-des-Schuljahres-21-22.sbz
  
• an dieser Stelle absolut wichtig; bei Fehlern kann hier zurückgesichert werden;\\

• Die Versetzung kann nicht rückgängig gemacht werden (außer durch die Rücksicherung!);
• Stellen Sie sicher, dass keine weiteren Benutzer auf ASV zugreifen (kommt ein Hinweis);

• Offizielle Doku unter https://www.asv.bayern.de/doku/gms/unterrichtsplanung/neues_schuljahr/durchfuehrung
• Neues Schuljahr einrichten (Datei, Verwaltung, Neues Schuljahr einrichten) - sollte dies ausgegraut sein, nehmen Sie bitte mit Ihrem ASV-Multi Kontakt auf.
• Sinnvoll ist es, die Häkchen in allen Kontrollkästchen zu entfernen; es können Einstellungen übernommen werden, aber meist sind die Anpassungen aufwendiger als die Neueintragung - Ausnahme, Kontrollkästchen doch aktivieren: „Lehrkräfte nicht übernehmen, die vor dem 1.10.xx abgegangen sind“.
• Vorgang des Einrichtens nicht unterbrechen
• Für jede Schule in ASV den Vorgang durchführen

• Erneut eine Sicherung der Schule(n) anlegen und mit einem aussagekräftigen Namen versehen:
  z.B.: DaSi-nach-Anlegen-des-Schuljahres-xy-xz.sbz

Diese Arbeiten zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht zwingend, aber grundlegend für die UP, sowie ggf. für den Import von Erstklässlern

Ggf. bei Unklarheiten einzelner Schritte zum Nachschlagen: Informationen im WIKI zum Thema Klassen

• Nicht benötigte Klassen/Klassengruppen löschen
  • Klappt nur, wenn keine Schüler enthalten sind und in der Matrix keine Stunden zugeordnet sind
    
    • Schüler gegebenenfalls per Sammelversetzung einer neuen Klasse zuordnen (Datei – > Schüler –> Sammelversetzung)
    • Matrix:
      a) erst Sammelzeile abbauen (sofern vorhanden)
      b) Matrixzeile leeren (Tipp: rechter Mausklick im Feld dieser Zeile: Matrixzeile leeren)
  • Klassengruppen werden über „Modulbezogene Funktionen“ gelöscht
  • Überprüfen sämtlicher Einträge im Modul Klassen (bes. Reiter Stammdaten und Klassengruppen)
    
• Klassen bei Bedarf umbenennen oder Schüler per Sammelversetzung anderen Klassen zuweisen
• Vereinbarung für den Landkreis Miltenberg:
  Analog zu der Bezeichnung von M-Klassen (z.B.:8M) auch gebundene Ganztagesklassen mit z.B. 3aG bezeichnen.
  Anmerkung: Die Jahrgangsstufe muss immer an erster Stelle stehen.
• Klassen bei Bedarf neu sortieren (Schaltfläche Pfeil nach oben /unten - dritte von rechts - Klasse anpacken und an die entsprechende Stelle ziehen)

• Klasse hinzufügen (Für die neuen Schulanfänger evtl. eine Org Klasse anlegen): + –> Abfrage –> Klassenname –> Klassenart zwingend erforderlich
• die Schritte bei Anlegen anderer „neuen Klassen“ wie eben beschrieben aber Organisationsform und gegebensnfalls Besonderheiten eintragen, sowie Jahrgangsstufe eintragen;
• Gegebenenfalls Klassengruppen anlegen (Reiter Klassengruppen –> modulbezogene Funktionen –> Klassengruppe hinzufügen) / löschen (gleicher Weg; darauf achten, dass die Schüler vorher in die andere Gruppe versetzt sind)

• Weitere Sicherung anfertigen und aussagekräftig benennen:
  Beispiel: DaSi_nach-Anlage-SJ-xy-xz-und-Datenpflege.sbz

ASV erwartet auf jeden Fall eine Datei mit der Endung „Schuldat.dbl“

Link zur allgemeinen Seite: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/einwohnermeldeamt?s[]=%2Aeinwohnermeldeamt%2A

Die Daten der zukünftigen Erstklässler werden im Schuljahr 22/23 sinnvollerweise erst einmal alle in eine ORG-Klasse eingelesen. Danach können die SuS nach Belieben per Sammelversetzung in die gewünschten ersten Klassen versetzt werden.

Link bei Problemen mit Umlauten (dürfte aber keine Probleme mehr machen): https://www.asv.bayern.de/doku/alle/wissensdatenbank/schueler/umlaute_meldedaten
(können selbstverständlich auch händisch geändert werden)

• Bei Bedarf im SJ 23/2 eine Organisationsklasse (Klassenart: ORG) anlegen, von der aus die Schüler verteilt werden können.
  Die ORG-Klasse kann später wieder gelöscht werden.
  Sie können beliebig viele ORG-Klassen anlegen.
  • „Keine Vorbelegungen“ wählen
  • Beliebigen Klassenamen eingeben
  • Klassenart: ORG (Organisationsklasse)
  • Schüler, die nicht eingeschult werden durch den Schülerexprt auf einen Stick ziehen, damit diese im Schuljahr 22/23 eingelesen werden können. Dies muss zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht durchgeführt werden, ist aber vor der US-Meldung im Oktober wichtig. (Auch die Möglichkeit neue ORG- Klasse für die Korridorkinder/Rücksteller, … anlegen und die entsprechenden Kinder dort einpflegen - nach dem Einlesen der Daten)

• Schuljahr 23/24 auswählen
• Grundschule auswählen
• Datei, Verwaltung, Schnittstellen
  • Import von Meldedaten
  • Datendatei aufrufen („schuldat.dbl“); Format müsste nicht mehr wie in der Vergangenheit geändert werden;
  • Schüler auswählen (im Normalfall alle; können nachträglich noch gelöscht werden)
    
  • Gewünschte Importklasse wählen
  • Achtung: Ein erneutes Einlesen überschreibt die SuS nicht, die Daten sind jetzt doppelt vorhanden und die Datensätze müssen einzeln gelöscht werden.
• Falls die SuS nicht sofort in der ORG-Klasse sichtbar sind, beenden Sie ASV und starten das Programm neu.
  
• Erstklässler beim Einlesen nicht in ASD anlegen!!! Ebenso in der ASD-Schnittstelle nicht per Knopfdruck „Schüler bei ASD anmelden“.

• Betrifft Korridorkinder und Rücksteller aus dem letzten Jahr; sind vor der US exportiert worden;
• Schülermodul –> Modulbezogene Funktionen –> Schüler importieren –> ZSS kann weggeklickt werden –> Datei auswählen und laden; wichtig als Vorarbeit: in der Exceltalle die genaue Kennzeichnung der neuen Klasse kontrolliern bzw. anpassen;

Fehlende bzw. unbekannte Daten müssen Sie sich von den Eltern beim Anmelden der SuS geben lassen bzw. können über Formulare an die Eltern z.Bsp. über die KiTas ausgegeben werden und im Vorfeld schon eingepflegt werden.

• Grunddaten:
  Der Eintrag der Muttersprache ist in jedem Fall leer und muss nachgepflegt werden. (A-Budget)
  Überprüfen Sie die Religionszugehörigkeit.
  Zuzug in die Bundesrepublik Deutschland bei Bedarf pflegen.
• Grunddaten/Anschriften:
  Eine unterschiedliche Codierung, der vom Einwohnermeldeamt ausgespielten Datei und ASV kann dazu führen, dass Umlaute nicht korrekt übernommen werden. (Hat in diesem Jahr bei den Versuchen allerdings funktioniert - ansonsten Umweg über Editor)
  Ebenfalls genau die Straße/Hausnummer im Auge behalten. Hier können sich bei Hausnummern, die einen Buchstaben enthalten, Probleme ergeben.
• Anschriften:
  Häkchen bei auskunftsberechtigt setzen.
  Falls die Erziehungsberechtigten nicht nach Mutter, Vater sortiert sind, können Sie die Reihenfolge leicht über Modulbezogene Funktionen „Erziehungsberechtigte tauschen“ ändern. Achten Sie auf einheitliches Vorgehen.
  Die Kommnikationsdaten werden vom Einwohnermeldeamt nicht geliefert. (Möglichleit die Anmeldeblätter den Eltern im Vorfeld aushändigen evtl. über KiTa und vor der Anmeldung einpflegen)
• Laufbahn:
  Fremdsprachenfolge bei Bedarf eintragen. (Betrifft aber nicht die Erstklässer, kann aber jetzt schon bei den 3. Klässern eingetragen werden). Nötig ist das Nachtragen von Störungen/Schwächen/Förderung - insbesondere Sonderpädagogische Förderung erteilt bzw. erforderlich.\\
• Unterricht:
  Teilnahme am RU überprüfen.
• Ein-/Austritt:
  Als Eintrittsdatum wird automatisch der 01.08.23 eingetragen.
  Art der Einschulung nachpflegen.
• Erweiterungen:
  Hier, wenn vorhanden/belegt Teilnahme von Ganztag (gebunden oder offen) nachpflegen.

Folgende Berichte können hilfreich sein, um Ihre Arbeit zu erleichtern:

• Notfallblatt mit Kontaktdaten drucken und den Eltern zur Kontrolle und Ergänzung der Daten vorlegen.
  Information: Notfallblatt mit Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, nicht auskunftsberechtigte Ansprechpartner werden nicht berücksichtigt.
  Anmerkung: Unbedingt vorher die Häkchen bei „auskunftsberechtigt“ setzen, damit die Eltern ausgegeben werden.
  
• Anmeldeblatt-Datenblatt drucken und den Eltern zur Kontrolle und Ergänzung der Daten vorlegen.
  Information: Stammdaten zum Schüler, zu den Erziehungsberechtigten und ggf. zu weiteren Ansprechpartnern
• Offizielles Anmeldeblatt zur Schülerneuaufnahme (GS) für die Datenkontrolle und zum Unterschreiben durch die Eltern drucken
  Information: Anmeldeblatt zur Schüleraufnahme in der Grundschule
• Die Schule kann aber auch ein ganz eigenes Blatt ausgeben, z.B. mit Abfrage von Allergien,, ….

• Sicherung anfertigen und „aussagekräftig“ benennen
  Beispiel: DaSi_SJ-xy-xz-mit-neuen-Schülern.sbz

Neuaufnahme von Schülern in andere Klassen: http://www.asv.bayern.de/doku/alle/schueler/erfassung/start

Die Schüler können vom ZSS übernommen werden. Dies kann (muss nicht) jetzt schon geschehen. Erbitten Sie von der abgebenden Schule die relevanten Daten: Vornamen, Familienname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht und auch den besuchten RU.
Damit stehen die Daten als Planungsgrundlage für die UP zur Verfügung.
Eine Ausnahme sind Schüler, die nicht in Bayern die Schule besuchten (und auch nie an einem 1. Oktober besucht haben). Diese Schüler müssen händisch erfasst werden.

Möglichkeit auch über den Schülerimport einlesen; Voraussetung hierfür sind die entsprechenden Exportdaten der abgebenden Schule;

Sollten Schüler, die nach dem Anlegen des neuen Schuljahres aufgenommen wurden, nicht im kommenden Schujahr sichtbar sein, hilft folgender Workarround weiter:

• Erstellen eines fikitven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/Austritt) vor dem 01.08.2022 im SJ 21/22
• speichern
• Löschen des fikitven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/Austritt)
• speichern

• Die Fortführung der Brückenklassen im kommenden Schuljahr befindet sich in einem Zustand der Klärung. Dies soll aber nicht das Anlegen des neuen Schuljahres in ASV verhindern!
• Sollte die Brückenklasse fortgesetzt werden, bleibt alles wie in diesem Jahr.
• Würde die Brückenklasse aufgelöst, müssten die Schüler entsprechend sammelversetzt und die Klasse möglicherweise vor der UP Übermittlung gelöscht werden. Die Wertelisten der BK haben zumindest kein Ablaufdatum.

• Startseite der ASV-Doku zu den Abschlussprüfungen: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/start

• https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/qa/vorbereitungen

• Konfiguration Fächer: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/qa/vorbereitungen/unterrichtsfach
• Vorbelegung über „Fächerwahl Quali“: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/qa/vorbereitungen/vorbelegung
• Muttersprachen und Sportdisziplinen einpflegen: Melden Sie sich als ASV-Administrator der Schule (Kennung adminNNNNXX) an. Wählen Sie Menü Verwaltung / Wertelisten pflegen. (https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/qa/vorbereitungen/muttersprache)
• Zusatzprüfung im Fach Englisch: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/qa/vorbereitungen/zusatz

• Externe Prüflinge: Achten Sie beim Anlegen der EX-QA-Klasse unbedingt darauf, dass für das folgende Schuljahr keine Zielklasse angegeben ist bzw. löschen Sie den dort vorbelegten Eintrag. Andernfalls werden die externen Prüflinge automatisch in das nächste Schuljahr versetzt und müssen manuell im Planungsschuljahr entfernt und anschließend im aktuellen Schuljahr erneut angelegt werden.
• Doku externe Prüflinge: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/qa/vorbereitungen/extern
• Sonderfall ehemalige Schüler als externe Teilnehmer: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/qa/vorbereitungen/extern#ehemalige_schueler_als_externe_teilnehmer

• https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/ma

• Doku externe Prüflinge: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/ma/vorbereitungen
• Sonderfall ehemalige Schüler als externe Teilnehmer: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/ma/vorbereitungen#ehemalige_schueler_als_externe_teilnehmer

Sonderfälle bei den Abschlussprüfungen QA / MA: https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/sonderfaelle

Zeugnisse für Externenprüfung (nicht Praxisklasse) https://www.asv.bayern.de/doku/gms/ap/mittelschulabschluss

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