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1. Meldung zur UP zum Planungsschuljahr 2023/24

Abgabetermine beim Schulamt

Abgabe UP1 beim Schulamt spätestens am 19.04.2023 (Nicht der 24.4. - wo das zu einem Problem führt, bitte umgehend beim zuständigen Multi melden!)
Unterbrechung (09.05.-11.05.2023) von möglichen Meldungen (auch UP2) für die RELIS-Daten. Ab dem 12.05.2023 kann dann wieder gemeldet werden. Für die Schulen ist dabei wichtig, dass sie nach der Unterbrechung ihre Daten noch einmal abholen müssen, um wieder einen neuen Erhebungstermin zu erhalten.
Abgabe UP2 beim Schulamt spätestens für GS am 20.05.2023 und für MS 24.05.2023 Abgabe seit dem 21.03. möglich - dafür müssen über die ASD-Schnittstelle Daten geholt werden;

Folgende Daten werden bei der 1. UP-Meldung gefordert:

Die ASV-Version 3.23.1.20 wird am Montag, 27.03.2023 im Laufe des Nachmittags bereitgestellt - das Update kann also erstmalig vom Server in der Nacht auf 28.3.23 abgeholt werden.

Neuigkeiten

  • Bei der UP werden von der Regierung von UFR seit 2022 auch die IST-Zahlen - soweit bekannt - gefordert. Antretende Erstklässler/Fünftklässler müssen in einer „normalen“ Klasse sein (nicht Org-Klasse), die Verteilung zwischen mehreren 1./5. Klassen muss jedoch nicht final sein, Rückstellungen/Korridornutzung sind weiter möglich. In allen anderen Klassen müssen die Schüler (hoch-)versetzt werden. Spätere Veränderungen (z.B. Wiederholer) können noch nachgepflegt werden.
  • Vereinbahrung mit dem Schulamt MIL zu Ist-Zahlen: reicht bei der 2. Meldung
  • Auch evangelische Lehrkräfte werden ab sofort nur noch über ASV angefordert, keine zusätzlichen Listen mehr.
  • Alle Lehrkräfte brauchen einen Abschluss (Lehramt abgel. Prüfung), sonst kann nicht übermittelt werden; bei Quereinsteigern und Studenten „sonstiger Abschluss“ eintragen. Weitere Aktualisierungen sind bei den Lehrkräften noch nicht nötig. (Ausnahme: Löschung bestimmter Anrechnungen, wie gehabt s.u.)

Neue Fächerbezeichnungen

  • Neue Fächerbezeichnungen: Wie aus den vergangenen Jahren und den eSessions zum neuen Schuljahr schon bekannt, haben sich ggf. Fächerbezeichnungen und -schlüssel geändert. Sie sind im Fächermodul rot geschrieben; Lösung –> Datei –> Verwaltung –> Schnittstellen –> Konsistenzprüfung 2.1. –> Starten –> Prüfung ausführen –> System –> Schülerfachgültigkeit
  • Bei Sport und Technik erscheint bei der Übermittlung die Fehlermeldung Werte stimmten nicht; im Fächermodul die entsprechenden Fächerauswählen; bei Einstellungen in den Kategorien den falschen Wert (in der Regel rot hinterlegt) löschen;
  • VK: Ab dem Schuljahr 2023/24 sind dann beide Vorbereitungsklassen komplett im Lehrplan Plus angekommen. Die Jahrgangsstufenbezeichnung der Klassengruppen werden dann nur noch mit 10A und 10B bezeichnet.

Zur Erinnerung

Sonderzeichen

Sonderzeichen werden bei den Namen unterstützt. Dazu ins zu bearbeitende Feld gehen, Strg +F8 drücken –> Buchstabenfeld mit Sonderzeichen geht auf.

Stammdatenimport / -export

Import

Exkurs Klassen anlegen Klassenmodul –> neue Klasse anlegen evtl. auch löschen

  • Über Einwohnermeldeamt (siehe Unterlagen aus bisherigen Fortbildungsunterlagen)
  • aus Exeltabelle
    ein Datenträger aus dem Vorjahr durch Export oder einer anderen Schule muss vorliegen; bei der Aufbewahrung bzw der Übergabe muss der Datenschutz (sprich OWA, verschlüsselt oder schreibgeschützer Datenträger muss verwendet werden)
    in der Exceltabelle muss jedoch die Zielklasse geöndert werden; die Klassenbezeichnung muss mit der Klassenbezeichnung im Planungschuljahr übereinstimmen; SuS können selbstverständlich im Nachgang versetzt werden;
    Klassen entsprechend im Klassenmodul anlegen (unterschiedliche Org-klassen möglich um die Schüler z.Bsp. im Schulverbund einzusammeln (Buslienen) einsammeln und dann auf die tatsächliche Klasse einzuteilen;
    –> Schülermodul –> Modulbezogene Funktionen –> Schülersatmmdatenimport –> Datenträger auswählen (neue 1. Klässer bitte noch nicht im ASD anmeden; gegebenenfalls abbrechen)
  • neu anlegen
    SuS kommen aus den „nichtbayerischen“ Ausland –> Suche findet keinen Treffer;SuS, die nicht über das oben genannte Verfahren in ASV eingelesen werden könne, holen Sie über das gewohnte Verfahren: Schüler neu erfassen oder erfassen Sie die SuS neu, falls diese noch nicht in ASD bekannt sind.\\den Datensatz genau kontrollieren; bei Unsicherheiten die abgebende Schule kontaktieren;

Export

Die Schülerstammdaten können in eine Exceldatei exportiert werden und mit dieser können die entsprechenden Stammdaten von einer Grundschule exportiert und in eine Mittelschule (hausintern oder hausextern) importiert werden. (Datenschutz beachten! OWA, verschlüsselt oder schreibgeschützer Datenträger)
Natürlich können so auch SuS von einer MS zur anderen MS transportiert werden bzw. geht auch schulartübergreifend.
Sinnvoll ist diese Funktionalität auch bei zurückgestellten SuS zu verwenden um diese im kommenden Schuljahr bequem in eine Org oder erste Klasse importieren;
Vorgehensweise: Komplette Daten vom Einwohnermeldeamt in eine ORG-Klasse einlesen; SuS in die ersten Klassen versetzen; „Übrig“ gebliebene SuS der ORG-Klasse auf einen externen Datenträger exportieren und sicher verwahren (Datenschutz); Leere ORG-Klasse löschen; (ist zum jetztigen Zeitpunkt noch nicht erfoderlich; Rückstellung und ESK kann ja noch teilweise offen sein)
Schülermodul, Modulbezogene Funktionen, Stammdatenexport –> entsprechende Schüler auswählen und nach rechts verschieben Export starten

Kurz- und Religionsklassenbilung

Kurz- oder Religionsklassenbildung der UP
Prinzipiell gilt:

  • Benötigt werden Planungszahlen (und in der 2. UP-Meldung soweit möglich Ist-Zahlen über Zuordnung der bekannten Schüler in reale Klassen) - (im Klassenmodul–> entsprechnde Klasse –> Klassengruppen)
  • Meldungen der Religionsgruppen sind relevant und müssen genau gemeldet werden;
  • WG/WTG, Technik, Wirtschaft und Soziales muss gemeldet werden;
  • Benötigte kirchliche Religionslehrkräfte müssen angefordert werden;
  • Andere Fächer können in der Matrix schon eingepflegt werden. Sie müssen auch noch nicht genau stimmen und werden von der Schulaufsicht noch nicht geprüft;
  • Die Schritte müsssen für jede Schulnummer durchgeführt werden;

Vorarbeiten

  • Anwendungsdaten und Wertelisten aktualisieren
  • Schulscharfe Sicherung erstellen und „sprechend“ benennen
  • Tipp: Abweichungen erst rausnehmen, da sie sonst leicht übersehen werden.
  • Besonderen Unterricht löschen: Wer beim Anlegen des neuen Schuljahres unsere Anweisungen befolgt hat, dürfte keinen Besonderen Unterricht und keine Wahlfächer im neuen Schuljahr haben. Dennoch bitte Überprüfen und gegebenenfalls löschen.
    Datei, Unterricht, Unterrichtsverteilung, Liste Besonderer Unterricht –> auf das Fach gehen und löschen

Gegebenenfalls Klassen einsparen oder mehren

Informationen im WIKI zum Thema Klassen

  • Siehe auch Unterlagen letzter Fortbildung
  • Müssen Klassen eingespart werden, so sind evtl. bestehende Schüler über Datei, Schüler, Sammelversetzungen in andere Klassen bzw. Klassengruppen zu versetzen.
    Nun muss in der Matrix der Unterricht aus der zu wegfallenden Klasse gelöscht werden (Rechtsklick auf betreffende Matrixzeile, Matrixzeile leeren).
    Erst jetzt können unnötige Klassen und Klassengruppen im Klassenmodul gelöscht werden.
  • Werden zusätzliche Klassen geplant, werden diese über das Klassenmodul angelegt und gegebenenfalls betreffende Schüler per Sammelversetzung hineinversetzt.
    im Klassenmodul, Plus Klassenname eingeben –> bei Klassenbesonderheiten, Jahrgangsstufe und Ausbildungsgr./Bildungsgr. eintragen
    Hier werden auch die Klassengruppen über Reiter Klassengruppen –> Modulbezogene Funktionen angelegt –> Klassengruppe, Neue Klassengruppe anlegen

Klasse sortieren: Symbol Pfeil nach oben und unten (links vor INFO) –> Anklicken –> entweder eine der drei Standartsortierungen anklicken, oder Klasse anklicken, loslassen, anpakcken, festhalten und an die gewünschte Stelle ziehen

Schülerzahlen im Klassenmodul aktualisieren

Schülerzahlen (PLAN) im Modul Klassen eintragen

  • Reiter Klassengruppen (unten); Schülerzahlen (PLAN) aktualisieren
    Die Schülerzahlen (IST) sind für die 1. UP nicht von Bedeutung; sie werden erst für die 2. UP (UP komplett) benötigt.
    –> es müssen noch keine SuS in den Klassen sein (z.B. 1. Klasse; können zum jetztigen Zeitpunkt noch in der ORG sitzen)
  • Beim erstmaligen Auszählen kann dies automatisch mit der Schaltfläche Schülerzahl berechnen aus den Ist-Schülern im Planungsschuljahr ausgelesen werden.

Aber ACHTUNG: Händisch veränderte Zahlen werden überschrieben!

  • bei „leeren“ Klassen (keine konkrenen SuS in der Klasse) müssen händisch die Zahlen eingetragen werden - jedoch sollen keine leeren Klassen vorkommen, siehe Forderung von Ist-Zahlen.
  • Sind Veränderungen der Schülerzahlen bekannt, werden diese händisch nachgepflegt
  • Listenpunkt „insgesamt“ errechnet sich automatisch aus der Summe von w und m
  • Bitte überprüfen Sie genau, ob die Summe der Religions-/ Ethikschüler identisch mit der Klassenstärke ist
    Anmerkung: Wird vom Programm nicht geprüft

Achtung: Bei mehreren Klassengruppen ist natürlich ein Eintrag bei jeder Gruppe nötig.

schulscharfe sprechende Sicherung anlegen

Berichte, die zur Ermittlung der Zahlen helfen können: Im Bereich „Schüler“:
„Religionszugehörigkeit und bes Religionsnunterricht“ und „Schülerklassenliste Migrationshintergrund“

Matrix übersichtlicher gestalten:

ueberarbeitung_der_zeile

  • empfohlen alle Abweichungen und Koppeln zunächst rausnehmen, damit nichts übersehen wird; Abweichungen Markieren
  • Anordnen der Fächerspalten: Im Fächermodul, Modulbezogene Funktionen, Fächer, Fächer sortieren, Fächer Matrix Anklicken und an die richtige Stelle ziehen
  • Überflüssige Spalten löschen: Fächermodul, Reiter Einstellungen, richtiger Reiter Mittelschule oder Grundschule richtiges Fach auswählen –> nach dem Häckchen schauen, ob in der Matrix verwendet gesetzt ist –> Anzahl anpassen
  • entsprechend funktioniert auch die Mehrung der Spalten (Klassenteilung)
  • Stundentafel eintragen: kann händisch gemacht werden oder auch für die ganze Schule; auf die Matrix gehen Modulbezogene Funktionen, Matrixdarstellungen, Stunden wie Stundentafel

Schülerzahlen in Matrix aktualisieren

  • Es gelten auch hier bei der 1. UP-Übermittlung nur die PLAN-Zahlen - Ist-Zahlen kommen aus den tatsächlichen Schülern im Kurs (Datenpflege über Schüler im Kurs Matrix, Fächwahlmodul oder Schülermodul)
  • Die Plan-Zahlen können händisch eingetragen werden, aber auch automatisch aktualisiert werden. (Voraussetzung: Die Planzahlen sind im Klassenmodul gepflegt.)
    Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen, Schülerzahlen aktualisieren –> empfohlen: „In allen Unterrichtselementen der Schule“ und „geplante Schülerzahlen so weit möglich aktualisieren“
    Dieses Vorgehen empfiehlt sich beim ersten Eintragen der Schülerzahlen, in den weiteren Planungsschritten aber nur noch in Ausnahmefällen, da die Zahlen überschrieben werden; sprich händisch nachgepflegte Zahlen, werden wieder zurückgesetzt.
  • Überprüfen Sie auf jeden Fall die Zahlen noch einmal auf Stimmigkeit (Klassenstärke, Summenzahl der Religionsgruppen)

Religionsgruppen

Religionsgruppen und geplante Schülerzahlen in der Matrix eintragen

  • Ist nur eine Klasse von einer Religionsgruppe betroffen, reicht es die Stundenzahl und die Planzahl einzutragen bzw. zu kontrollieren
  • Abweichungen eintragen Abweichungen eintragen
  • ansonsten Koppeln setzen; dabei ist zu beachten
    • Koppelnamen müssen in jedem Koppelelement gleich sein
    • Auch die Abweichungen müssen in jedem Koppelelement eingetragen werden und gleich sein
    • Wichtig: Koppeln nur in der entsprechenden Klasse bzw. Klassengruppe setzen
    • Bei Koppeln mit unterschiedlichen Stundentafeln (z.B. Relionsgruppen 2. und 3. Klasse)in den einzelnen Jahrgangsstufen muss eine zusätzliche Spalte eingetragen werden. An die Planzahlen denken!
    • wenn bei unterschiedlichen Stundentafeln (z.B. Rel. 2. und 3. Klasse) die zusätzliche Stunde in einer anderen Jahrgangsstufe wegen geringer Gruppengröße nicht gehalten wird, muss eine zusätzliche Spalte angelegt werden. Stundenanzahl (1) eintragen –> Abweichungsgrund eintragen (-1) eintragen –> Planzahlen eintragen –> speichern –> Stundenzahl wieder auf 0 setzen
    • Es wird nicht automatisch überprüft, ob die Schülerzahlen einer Klasse mit den Zahlen Schülerzahlen der Religionsgruppen übereinstimmen.

Religionslehrkräfte anfordern

  • Pfad für die Anforderung: Datei, Unterrichtsplanung, Personalveränderung
  • Anforderungen nur der kirchlichen Kräfte in Summe oder persönlich möglich; O oder N eintragen
  • Ab dem letzten Jahr können personalisierte Anforderungen von Lehrkräften in ASV durchgeführt werden, da eine Anbindung an das System RELIS erfolgt ist; war im Testbetrieb; ob die Kirchen noch eine Abfrage machen, ist uns nicht bekannt.
  • Ist die angeforderte Person schon im Datenbestand der Schule, dann über das (i) die entsprechende Person auswählen
  • Bei der Anforderung ohne Namen, pro Konfession nur die Gesamtsumme melden!
  • Bei der Anforederung mit Namen können mehrere Bedarfe pro Konfession gemeldet werden.
  • bei Ursache hierzu REL eintragen „Religion nicht abgedeckt“
  • Lehrbefähigung, Lehrerlaubnis, kirchliche Lehrerlaubnis eintragen (Bei ISL entfallen Lehrbefähigung und kirchliche Lehrerlaubnis)
  • Anforderung kath./ev. ausschließlich über ASV!

WG/Technik/Wirtschaft/Soziales-Gruppen

Stunden im entsprechenden Feld in die untere Zeile laut Stundentafel eintragen.
Da ab einer bestimmten Gruppengröße geteilt werden kann (WG-Teilung in der 1. Jahrgangsstufe ist der max. 18, sprich Teiler ist 19 Schüler, ab der 2. Jahrgangsstufe der 21. Schüler; bleibt laut Schulamt wie in den letzten Jahren
Technik, Wirtschaft, Soziales (7-10. Jahrgangsstufe) Teiler ist der 17. Schüler. - Allerdings ist für geteilte Gruppen nicht immer das nötige Personal vorhanden.
Das macht Koppelbildungen notwendig.

  • Hinter die Stundenzahl den Koppelnamen schreiben, dieser muss in allen gekoppelten Elementen gleich sein
  • Abweichung in jedem gekoppelten Element gleich eintragen, sprich Abweichung bei WG in der Regel „T“ und dahinter die Stundenzahl mit +/-
  • Planzahlen händisch nachpflegen, ansonsten werden Schülerzahlen gedoppelt.

Lehrermodul

Arbeiten zur UP im Modul Lehrer
Im Lehrermodul müssen folgende Anrechnungsstunden für die UP gelöscht werden; Reiter XXXX GMS

  • Betreute Arbeitsstunden,
  • Vorkurs (240) und
  • Kooperation Grundschule - Kindergarten

Andere Anrechnungen kann man stehen lassen.

Beim Schulleiter muss bei den Funktionen Schulleiter eingetragen sein

Plausibilitätsprüfung

Plausi - Religionsklassenbildung
Pfad: Datei, Verwatung, Datenprüfung \\Für die Religionsklassenbildung genügt es eine Datenprüfung für den Bereich Schüler / Klassen / Unterrichtsdaten im Bereich Schulen durchzuführen.

Daten abholen/Ansprechpartner eingeben

  • Daten abholen: Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD, Vollständiges Abholen
  • ggf. kommt die Fehlermeldung, dass nicht alle Lehrerdaten übernommen wurden
  • dann Lehrerdaten übernehmen dies muss im aktuellen Schuljahr geschehen: Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD, Lehrerdaten übernehmen
    Da die Lehrkräfte für die UP nicht relevant sind, auf jeden Fall die Daten verwerfen
  • Nun zurück in das Planungsschuljahr wechseln.
  • Anlegen Ansprechpartner UP: Datei, schulische Daten, Schulen; Reiter Organisation 23/24, Ansprechpartner unten eintragen (mindestens Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)

Daten übermitteln (UP)

https://www.asv.bayern.de/doku/gms/unterrichtsplanung/lehrer_aus_asd\\

  • Wechsel in Planungsschuljahr 2023/24 falls noch nicht geschehen
  • Daten gegebenenfalls nochmals abholen: Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Übermittlung aus ASD
  • Wechseln in Übermittlung an ASD
  • nicht die SuS anmelden; dies bei der US
  • Übermittlung anstoßen an ASD: rechts Button Unterrichtsplanung, Kommentare erfassen (min. das Datum und Schulleiternamen)
  • Bei Fehlermeldung nach automatischer Datenprüfung die Fehler verbessern und erneut Übermittlung anstoßen
  • ggf. bei K-Fehlern, die überprüft sind, mittels Dennoch senden die Übermittlung anstoßen
  • Nach erfolgreicher Übermittlung Quittungen abholen unter Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD. Bei nicht selbst lösbaren Fehlern den Multi kontaktieren
  • Der Button „Unterrichtsplanung“ bleibt während des gesamten Meldezeitraums gelb, die Abgabe kann nicht erklärt werden. Geänderte Meldungen müssen immer mit der Schulaufsicht abgesprochen werden
  • Mitteilung des Übermittlungserfolgs bis zum Stichtag an Ingrid Faust per E-Mail faust@bdb-bay.de

Troubleshooting UP

Der Fehler in Verbindung mit den Fehler-Quittungen zu:

  • UpKlassengruppeSvswAsd oder auch
  • UpKlasseSvswAsd

kommt von einem Bug in ASV beim Anlegen von Klassen/Klassengruppen im Planungsschuljahr. Betroffene Schulen sollen bitte vor der Übermittlung die Konsistenzprüfung System → „ASD-IDs eindeutig vergeben“ ausführen. Damit sollte die Übermittlung klappen. Der Fehler wird anschließend erneut auftreten, wenn neue Klassen/Klassengruppen angelegt werden. Dann bitte einfach wieder die Konsistenzprüfung ausführen.

Vorschau UP2 - komplette Unterrichtsplanung

  • Meldung von Kindern aus der Ukraine (UFR)
    • GS: derzeit keine gesonderte Erfassung im GS-Bereich vorgesehen
    • MS: Erfassung in Brückenklassen; Aufnahme in anderen Klassenarten ebenfalls möglich. Anrechnungen für Brückenklassen: Im kommenden Schuljahr sollen Schulen, an denen eine Brückenklasse mit 15 oder mehr Schülern eingerichtet ist, eine zusätzliche Anrechnungsstunde erhalten. Die weitere Staffelung erfolgt in einem 15er-Schritt, d.h. wenn zwei oder drei Brückenklassen an der Schule sind, muss der Durchschnitt pro Brückenklasse bei 15 oder größer liegen. Dann gibt es entsprechend zwei bzw. drei Anrechnungsstunden. Schulische Integration und Förderung der geflohenen Kinder und Jugendlichen aus der Ukraine - Verbuchung in ASV?do=
    • Regelung zur Abbildung der Verteilung: Alle Klassen (außer Brückenklassen) erhalten im Modul Klassen auf dem Reiter „Besonderheiten“ einen Eintrag, um die Zahl der ukrainischen Flüchtlingen einschätzen zu können.
    • Tragen Sie in das Feld „Bemerkungen zur Klasse für die Schulaufsicht“ das Kürzel „Ukr: #“ mit der Anzahl der ukrainischen Schüler in der jeweiligen Klasse ein (ggf. auch „Ukr: 0“). Entfernen Sie dafür evtl. bereits vorhandene Einträge. Passen Sie die Zahl bitte bei Veränderungen fortlaufend an.

2. Meldung zur UP zum Planungsschuljahr 2023/24

Abgabetermine beim Schulamt

Abgabe UP2 beim Schulamt spätestens für GS am 20.05.2023 und für MS 24.05.2023 Unterbrechung (09.05.-11.05.2023) von möglichen Meldungen (auch UP2) für die RELIS-Daten. Ab dem 12.05.2023 kann dann wieder gemeldet werden. Für die Schulen ist dabei wichtig, dass sie nach der Unterbrechung ihre Daten noch einmal abholen müssen, um wieder einen neuen Erhebungstermin zu erhalten.

  • Bei der UP werden von der Regierung von UFR seit 2022 auch die IST-Zahlen - soweit bekannt - gefordert. Antretende Erstklässler/Fünftklässler müssen in einer „normalen“ Klasse sein (nicht Org-Klasse), die Verteilung zwischen mehreren 1./5. Klassen muss jedoch nicht final sein, Rückstellungen/Korridornutzung sind weiter möglich. In allen anderen Klassen müssen die Schüler (hoch-)versetzt werden bzw. ein Austrittsdatum haben. Spätere Veränderungen (z.B. Wiederholer) können noch nachgepflegt werden.
  • Vereinbahrung mit dem Schulamt MIL zu Ist-Zahlen: erwartet bei der 2. Meldung
  • Auch evangelische Lehrkräfte werden ab sofort nur noch über ASV angefordert, keine zusätzlichen Listen mehr.
  • Alle Lehrkräfte brauchen einen Abschluss (Lehramt abgel. Prüfung), sonst kann nicht übermittelt werden; bei Quereinsteigern und Studenten „sonstiger Abschluss“ eintragen. Weitere Aktualisierungen sind bei den Lehrkräften noch nicht nötig. (Ausnahme: Löschung bestimmter Anrechnungen, wie gehabt s.u.)

Vorarbeiten

  • Anwendungsdaten/Wertelisten aktualisieren - bei Verbindungsproblemen zum ZSS und allen anderen Problematiken bitte immer unter https://www.asv.bayern.de/asv.html vergewissern, dass kein aktueller Hinweis hierzu veröffentlicht wurde.
  • Alternativ zum Nachlesen auf der ASV-Webseite können die Inhalte in Outlook (oder anderen Programmen) als RSS-Feed aboniert werden: rss
  • Schulscharfe Sicherung erstellen und „sprechend“ benennen;
  • Die neue Schülersuche ist aktiv: Es werden mehr Schüler mit ähnlicher Schreibweise angezeigt; bei Unklarheiten und Zweifeln bitte unbedingt mit der abgebenden Schule Kontakt aufnehmen;
  • Hinweis GS: Schüler, die aus der Meldeamtsdatei übernommen wurden, aber nicht eingeschult werden - auch Rücksteller / Korridorkinder - müssen spätestens Ende Juli gelöscht werden, damit keine Schülerdoubletten entstehen. Bitte noch keine Schüler manuell am ZSS anmelden. Schülerdaten können über „Stammdatenexport“ im Menü „Modulbezogene Daten“ für das nächste Schuljahr exportiert werden (Datenschutzhinweis: verschlüsselt speichern bzw. auf Datenträger im Safe lagern!)

Grundlagen 2. Lieferung

  • 1. Meldung ist bei dem Schulamt angekommen und evtl. Änderungen sind in Absprache vorgenommen;
  • Die 2. Lieferung beinhaltet den gesamten Pflicht- und Wahlpflichtuntericht sowie den Eintrag des Ganztagesunterricht in der Matrix.
  • Weitere Zusatzstunden/-budgets sind nur dann einzutragen, wenn sie vom Schulamt tatsächlich zugewiesen wurden bzw. durch das KM definitiv feststehen (z.B. IND_FÖ_MK in MK).
  • Alle besoderen Budgetstunden sind grundsätzlich gemäß der offiziellen Budgettabelle einzutragen. Es werden nur die Budgets eingetragen, die bereits bekannt sind (z.B. gebundener Ganztag) oder ggf. die vom Schulamt bereits fest zugesagt wurden. Der normale BU aus den „Reststunden“ wird noch nicht eingetragen! Weitere Infos und Ausnahmen unten bei BU.
  • Sind mehrere Optionen in der Budgettabelle genannt, ist immer die fett gedruckte Variante zu verwenden.
  • Falls mehrere Optionen genannt sind, aber keine durch Fettdruck hervorgehoben ist, bitte immer Rücksprache mit dem Multi halten.
  • Für die Verstärkung flexible GS wird die Eintragung im BU empfohlen. Bein anderer Sichtweise bitte unbedingt mit dem Multi Kontakt aufnehmen.

Pflege der Fächer und Fachspalten

  • Überprüfung oder Ergänzung der Fachnamen (WiB, WiK, ES, NT, GPG, WG, Inf, IdiG) nach LP-Plus in Jahrgangsstufen 1-10 in der Matrix:
    • Ggf. Fach händisch setzen: Fächer, rechts SchulNr. der MS, amtl. Kürzel (1. Spalte) WG suchen, Einstellungen, Hauptschule, Haken „in der Matrix verwenden“ setzen.
    • Ggf. Fächer in der Matrix neu sortieren über: Fächer, modulbezogene Funktionen, Fächer, Fächer sortieren, Reiter „Fächer Matrix“, Fach an der Nr. anpacken und ziehen.
    • Ggf. Anzahl der Fachspalten anpassen über: Fächer, rechts SchulNr. der GS/MS, amtl. Kürzel (1. Spalte) Fach suchen, Einstellungen, Grund- oder Hauptschule, „Fachgruppen Anzahl“ Zahl ändern (Fächerspalten in der Matrix anlegen).
  • Fach Informatik - Besonderheiten pflegen (Pflichtfach in Matrix in Jgst. 5-10)
    (Fächerbezeichnung LehrplanPLUS Mittelschule
  • Ggf. in der GS neue Fächerspalten anlegen (z.Bsp. um bei Jami GU in Jahrgangsstufe 2 mit Einzelfächern in Jahrgangsstufe 3 zu kombinieren)
    (Jahrgangsstufenübergreifende Koppelung bei unterschiedlicher Stundentafel).

Pflege Schülermodul bzw. Fächerwahl

  • Alle SuS sollten in der zu erwarteten Klasse des Planungsschuljahres sitzen bzw. mit Austrittsdatum (spätestens 31.07.2023) versehen sein.
  • Das Fächerwahlmodul hilft, die die Fächer in Schülermodul und Matrix mit den richtigen Ist-Zahlen zu befüllen. (Datei-Schüler-Fächerwahl). Ggf. müssen die korrekten Fächer ein- oder falsche ausgeblendet werden. Achtung: Das Ausblenden eines Fachs im Fächerwahlmodul löscht nicht die Fächerbelegung bei den Schülern! Hilfestellung Fächerwahl-Modul: Fächerwahl der Schüler
  • Die Schulaufsicht erwartet zum Abgleich der Plan-Zahlen auch die Lieferung der Ist-Zahlen (über reale SuS), soweit möglich. Plausible Abweichungen von den vorhandenen Ist-Schülern können dennoch über die Planzahlen geplant werden.

Eintragungen in Klassenmodul (vgl. oben Forderung Ist-Zahlen zur UP)

Siehe auch: Pflege der Klassen und Klassengruppen (Pflege der Klassen und Klassengruppen im neuen Schuljahr).

  • Unstimmigkeiten müssten schon aufgefallen sein; hier bitte händisch bei Schülerzahländerungen nachpflegen; Änderungen auch bei den Planzahlen in der Matrix;
  • Ggf. Aktualisierung der Schülerzahlen in Klassengruppen (Planzahlen!)
  • Pflege der „Besonderheit“ im Reiter „Stammdaten“ bei Ganztagsklassen Offene und gebundene Ganztagsangebote
  • Pflege von Klassengruppen insbesondere bei Jamiklassen (über modulbezogene Funktionen im Klassenmodul) und weiteren klassenübergreifenden Klassen
    (Jahrgangskombinierte Klasse (GS)
  • Schon bekannte Klassenleiter eintragen (optional)

Erinnerung Klassenbezeichner

Bei allen Klassen bitte weiterhin zwingend mit einer Ziffer beginnen, also 5aGT oder 5GT und nicht G5a.

Pflege der Matrix

Siehe auch: Pflege der Matrix (Überarbeiten der Unterrichtselemente in der Matrix im neuen Schuljahr);

  • Bei JaMi derzeit auf die Führung der Sammelzeile verzichten, da Planzahlen sonst nicht händisch angepasst werden können.
  • Händische Pflege der Schülerzahlen in der Matrix für alle Unterrichtselemente
  • Ggf. unter besonderer Vorsicht Schülerplanzahlen in der Matrix über „Modulbezogene Funktionen“, „Matrixfunktionen“, „Schülerzahlen aktualisieren“ aktualisieren: „im ausgewählten Unterrichtselement“, „geplante Schülerzahlen soweit möglich aktualisieren“ oder händisch! (Nicht „in allen Unterrichtselementen der Schule“, da sonst Sport- oder Fachgruppen zerschossen werden!)
  • Pflege aller Koppeln
  • Pflege aller Abweichungen (G, L, T) = Geringe Schülerzahl, Lehrermangel, Teilung wegen Gruppengröße
  • Weitere Abweichungen: GGT_45 = Zusatzstunden (D) gebundener Ganztag, EIN_DK = alle Stunden der D-Klassen in der Matrix, AUS_IND_FÖ Ü Ausbau individuelle Förderung M-Zug (E), ISLAM_UNT (Islamischer Unterricht), EIN_MIG_MS (Migrationsklassen MS) etc. (siehe auch Budgettabelle).
  • Alle Abweichungen sind grundsätzlich gemäß der offiziellen Budgettabelle einzutragen.
  • Kontrolle, der Abweichungen in der Matrix;
    (Zur Kontrolle: Häkchen bei „Abweichungen markieren“ setzen.)
  • Gebundenen Ganztag entsprechend der Vorgaben eintragen: Offene und gebundene Ganztagsangebote.
  • Förderstunden in 5/6 eintragen, bei Aufteilung auf zwei Gruppen Schülerzahlen halbieren; ansonsten Mehrung der Schülerzahlen; (Stunden müssen aus dem Verbundbudget getragen werden.)

Neuer Sportindex

  • DSU entsprechend der Vorgaben eintragen - die durchschnittliche Anzahl der Sportstunden eines Schülers pro Woche in der Mittelschule (ehemals Sportindex) muss erfüllt sein,
  • Koppeln über 6/7 sind nun möglich, da der Sportindex nun aus der Schülersicht erfüllt werden muss und nicht mehr aus Sichtweise der Unterrichtselemente.

Externe Schüler im Verbund

  • Externe Schüler an der Zielschule (im Verbund) in eine EXT-Klasse hinzuaddieren (unter Schülerzahlen geplant - kein Eintrag bei extern). Dafür eine EXT-Klasse im Klassenmodul anlegen.
  • An abgebender Schule die Zahlen im Kurs reduzieren bzw. Unterrichtselement löschen.
  • Im Kommentarfeld beim Absenden der UP unbedingt das Schulamt über die Abweichungen durch Verbundschüler informieren.
  • In JgSt. X im Fach Q gehen/kommen Y SuS im Verbund an/von Schule Z.

Wahlpflichtfächer

  • x statt p bei WPF überprüfen/eintragen (Listendarstellung über Datei, Unterricht, Unterrichtsverteilung, Liste Pflicht-/Wahpflicht)

Besondere Klassenarten wie Deutschlassen oder Praxisklassen

Lehrkräfte

Ggf. reicht die Überprüfung.

  • Überprüfen, ob bei den Lehrkräften ein SNR####-Reiter existiert, der mit der Stammschule oder „verwaltet von“ Schule übereinstimmt. Wenn nicht, eine neue Einsatzschule mit der entsprechenden Nummer erstellen.
  • Vor/zu der UP müssen im Lehrkräftemodul bei den Anrechnungen der Lehrkräfte im Reiter [Schunummer]GMS folgende Anrechnungen gelöscht werden:
    • vk (Vorkurs Deutsch)
    • wkE (Kooperation Kindergarten-Grundschule)
    • baG (Zusatzstunden gebundener Ganztag)
  • Setzen Sie bei LAAs die UPZ auf 0.
  • Löschen Sie den Einsatz teilmobiler Reserven (unter Reiter „Einsatz 2x/2x“ → „Einsatz als mobile Reserve“ und Reiter „1234GMS“ → „Anrechnungen“). Vollzeitliche Mobile Reserven, die keine festen Unterrichtsstunden haben, können unverändert belassen werden.
  • Beim Schulleiter unter dem Reiter „1234GMS“ die Funktion Schulleitung eintragen.
  • Die Reiter mit der/den Schulnummern überprüfen. Hier sind eventuell Einträge bei „Mehrarbeit/Nebentätigkeit“ und „Zuweisung an diese Schule“ vorhanden. Diese müssen unbedingt gelöscht werden.

Besonderer Unterricht

  • Bitte den BU komplett löschen, soweit noch nicht geschehen, da die Stundenbudgets sonst im Schulamt nicht korrekt ankommen.
  • Wahlunterricht wie IdiG oder Buchführung kann jetzt schon eingetragen werden - sofern überhaupt realistisch und mit Schulrat abgesprochen:
    Wählen Sie bei „Unterricht“, „Unterrichtsverteilung, „Liste Besonderer Unterricht“ das Fach „IdiG“ (oder „BuF“) und die UArt „w“ aus. Die Lehrkraft kann jetzt noch unberücksichtigt bleiben. Unter „Schüler gepl.“ tragen Sie die entsprechende Anzahl ein.
  • Weiterer BU (Zusatzstunden/-budgets) ist erst dann einzutragen, wenn er vom Schulamt tatsächlich zugewiesen wurde.

Datenprüfung

plausibilitaetspruefung

  • Nach Eingabe der Matrix sollte eine Datenprüfung durchgeführt werden für den Bereich Klassen/Klassengruppen (Name der Plausibilitätsprüfung: ASVKlasse_UP_PKL_MS)
  • Überprüfen Sie auf jeden Fall (sofern nicht per Fehlerprüfung bemängelt) die Einträge in den Fächern SmD, SwD, FöU
  • Überüfen Sie in der Liste „Datei“, Unterricht, Unterrichtsverteilung, Liste Pflicht- Wahlpflichtunterricht die Einträge bei „Schüler gepl.“
  • Ergänzen Sie nötige Abweichungen, die zu einer Unterrichtsmehrung führen (z.B.: T) sowie die Stundenabweichungen (z.B.: +2)
  • Alle Datenprüfungen unter dem Datenbereich Schulen durchführen, die mit UP: beginnen.

Daten übermitteln mittels ASV

  • Anwendungsdaten & ASD-Schnittstelle aktualisieren
  • Anlegen einer „sprechenden“, schulscharfen Datensicherung
  • Wechsel in Planungsschuljahr 2023/24 falls noch nicht geschehen.
  • Übermittlung anstoßen an ASD: „Datei“, „Verwaltung“, „ASD-Schnittstelle“, Reiter „Übermittlung an ASD“, rechts Button „Unterrichtsplanung“, Kommentare erfassen (min. das Datum und Schulleiternamen“.
  • Bei Fehlermeldung nach automatischer Datenprüfung die Fehler verbessern und erneut Übermittlung anstoßen bzw. dennoch senden bei überprüften und unbestätigten K-Fehlern.
  • Nach erfolgreicher Übermittlung Quittungen abholen unter „Datei“, „Verwaltung“, „ASD-Schnittstelle“, Reiter „Übermittlung aus ASD“. Bei nicht selbst lösbaren Fehlern den Multi kontaktieren.
  • Geänderte erneute Meldungen nach Ende der Meldefrist müssen immer mit der Schulaufsicht abgesprochen werden.
  • Mitteilung des Übermittlungserfolgs bis zum Stichtag an Ingrid Faust per E-Mail faust@bdb-bay.de.

Ausblick auf die Oktoberstatistik 10/2023

Arbeiten zum Schuljahresabschluss 2022/23

Die Schülerdaten sollten zum Schuljahresende abgeschlossen werden, damit zur Oktoberstatistik nicht zu viele entsprechende Nacharbeiten anfallen. Hier werden alle entsprechenden Schritte erklärt: Arbeiten zum Jahresabschluss

Lehrer

Über Eintragungen von Zu-/Abgängen von Lehrkräften kann man sich vorab unter folgenden Links informieren:
Die verfügbaren und relevanten Beschäftigungsverhältnisse entnehmen Sie bitte der unten verlinkten Liste. Auf einem zweiten Reiter in der Exceltabelle finden Sie zusätzlich die Übersicht der Zu- und Abgängsgründe: Überarbeitung der Daten zum Dienst- und Beschäftigungsverhältnis

Schüler

Diese Eintragungen sind zwar nicht Bestandteil der Übermittlung der UP, können aber dennoch schon angegangen werden:

Korridor-Kinder:
Für Kinder, die im aktuellen Schuljahr den Korridor in Anspruch genommen haben und im Planungsschuljahr eingeschult werden, gibt es ein Einschulungsmerkmal „Art der Einschulung“ K (mit Korridor).
Bei Korridor-Kindern des Planungsschuljahres, die auf Wunsch der Eltern nicht eingeschult werden, müssen die bereits erfassten Daten aus Datenschutzgründen (Verbot der Vorratsdatenspeicherung) im Planungsschuljahr gelöscht werden. Die Daten müssen im folgenden Schuljahr wieder eingegeben werden. Das Schulkind wird dann mit dem Eintrag „K“ in die erste Klasse aufgenommen. Einschulungskorridor

Exkurs Problemlösungen QA

Häufig liegt es daran, dann nicht alle Inhalte aus der Doku Vorbereitungen umgesetzt wurden, wenn beispielsweise Eingaben nicht gespeichert werden können.

Vorschau AP (Mittelschulen)

  • Typische Fehlerquellen beim Anlegen des QA: Für die Fachkategorie 6 (R/Sp/Mu/Ku/Info/BuF) und die Fachkategorie 8 (Einzelprüfung) muss unter Datei → Schulische Daten → Fächer mehr als nur ein Fach eingetragen sein.
  • M10 ohne Pflichtfach Informatik: für den Fall, dass Schüler eine M10 dieses Jahr wiederholt haben und auf Antrag der Eltern kein Informatik mit Note für das Zeugnis berücksichtigt wird, wird mit folgendem Vorgehen Informatik aus der Prüfungsmaske entfernt und bleibt beim Schüler nicht mit unvollständiger Prüfung hängen. inf_wdh

Exkurs: Bundesjugendspiele

Bundesjugendspiele - Export aus ASV
Auslesen aus ASV (Verwaltung –> Exportbibliothek –> Bundesjugendspiele
Klasse im Navigator einstellen
alle auswählen (Steuerung + A)
Namen in der Tabelle evtl. verändern
https://www.bundesjugendspiele.de/ Veranstaltung anlegen
Gruppen anlegen
Sygronisieren –> dauert immer eine Weile; evtl. Neustart erforderlich Teilnehmer verwalten –> Teilnehmer importieren: Datei auswählen –> alle markieren –> Teilnehmer importieren
in Klassen bzw. Riegen einteilen.
Listen drucken

Druck der Urkunden - für meine Begriffe mehr Aufwand bei der Druckereinrichtung als händisch ausfüllen;

alternativ http://www.netschool.de/spo/bjs/bjsintro.htm http://www.netschool.de/spo/bjs/frml_laj.htm als Beispiel für Jungen; aber für meine Begriffe nur als Auswertungstool;