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US/Oktoberstatistik 2023 - Unterlagen Schulamtsbezirk MIL

Termine der eSessions zur US 2023

Folgende ca. einstündige eSessions finden zur US 2023 im GMS-Schulamtsbezirk MIL statt:

Wir freuen uns auf die Teilnahme an den Online-Schulungen:

  • UP1: Schüler/Fächer/Klassen: 15.9.23 um 11:00 Uhr und 18.9.23 um 08:30 Uhr
  • UP2: Lehrermodul: 20.9.23 um 12:15 Uhr und 22.9.23 um 09:00 Uhr
  • UP3: Matrix/Listendarstellung/BU: 25.9.23 um 08:30 Uhr und 27.9.23 um 13:00 Uhr
  • UP4: Übermittlung/Datenprüfung/Problemlösungen: 2.10.23 um 13:30 Uhr und 4.10.23 um 08:30 Uhr.

Den Link zu den eSessions im gewohnten Webex bekommen die Schulleitungen per Mail zugeschickt.

Die Unterlagen zu den einzelnen Modulen der eSessions werden hier Schritt für Schritt veröffentlicht.

Allgemeine Infos zur US

>>> US 1: Schüler/Fächer/Klassen <<<

Exkurs mebis Schülerexport

  • Damit der Schülerexport für mebis (https://www.mebis.bayern.de/infoportal/mebis-nutzerverwaltung/nutzerverwaltung-nutzer-anlegen/) aus ASV zuverlässig und nachhaltig funktioniert, müssen alle Schüler bei ASD angemeldet sein. Daher kontrollieren, dass unter Datei - Verwaltung - ASD-Schnittstelle - Übermittlung an ASD das Feld „Schüler bei ASD anmelden“ grau ist. Ist es schwarz, bitte die Schüler durch Klick auf das Feld anmelden und den Datenabgleich mit dem ASD-Zentralserver verantwortungsvoll durchführen.
  • Für den Lehrerexport für BYCS (und nicht nur dafür) sollte jede Lehrkraft eine PKZ eingetragen haben, ggf. kann sie über die Konsistenzprüfung 2.1 händisch gesetzt werden. Hierfür muss über den ASV-Multiplikator ein entsprechender Hash-Code angefordert werden. Hierzu werden PKZ und Schulnummer benötigt.
  • Beim Import in BYCS bitte beachten: nur für Schüler ist der Vollimport sinnvoll, für Lehrkräfte wird der Teilimport empfohlen, der keine Lehrkräfte löscht (so haben abgegangene Lehrkräfte noch die Chance, mit ihrem Account an eine neue Dienststelle zu wechseln) - ist die Zahl gering evtl. auch händisch anlegen: https://www.bycs.de/hilfe-und-tutorials/administration/index.html. Auch bei geringem Wechsel kann eine händische Nachpflege einfacher sein;

Exkurs Schüler in ASD anmelden

Die Dubletten-Problematik der Vorjahre hat gezeigt, wie viel beim Anmelden der Schüler in ASD schiefgehen kann. Insbesondere, wenn beim Starten der US-Übermittlung oder manuell über „Schüler in ASD anmelden“ alle Erstklässler auf einen Schlag abgeglichen werden. Bitte beachten Sie die Doku hierzu und lesen diese nochmal komplett durch: Schüler an ASD anmelden

Insbesondere Schüler, die mittels Meldedatenimport in ASV geholt wurden (Erstklässler), sind in der Regel in ASD nicht zu finden und müssen in ASD neu angelegt werden.

Vor der Übermittlung der US (und vor der möglichen Anmeldung der Schüler in ASD) die Schüler löschen, die den Unterricht nicht angetreten haben (kein Unterrichtstag an der Schule) bzw. nicht eingeschult wurden, insbesondere auch Rücksteller, Korridorkinder etc. Ggf. kann unter Einhaltung der DSGVO (keine pauschale Vorratsdatenspeicherung) der Stammdatenexport sinnvoll sein.

Statistik

  • Die US bildet die Unterrichtssituation am Stichtag 1.10.202x ab.
  • Die Daten der Situation am 1.10.23 müssen bis spätestens zum 10.10.2023 über ASV (nur noch ASV) an ASD gemeldet (Meldung komplett durchgeführt) sein.
  • Wer eigenverantwortlich vorab weitere Schritte der US abarbeiten möchte, findet unter Vorbereitende Arbeitsschritte vor Übermittlung der US die komplette Dokumentation zur Oktoberstatistik. Zusätzlich wurde auf eine Anleitung per OWA am 05.09.2023 versendete Dokument verwiesen.
  • Generell ist es so, dass die US nur noch über ASD abgewickelt wird. Bisher wurden die Daten immer in ASD geprüft, mit SVS abgeglichen (und geglättet) und dann für amtlich erklärt. In ASD entfällt seit dem letzten Schuljahr die Möglichkeit, an den Daten, die die Schulen liefern, etwas zu verändern. Sprich: Die Schulen werden vom Schulamt aufgefordert die Daten anzupassen und neu zu übermitteln.

Budget

  • Alle Informationen zur Budgetierung mit einer Übersicht zu den budgetrelevanten und nicht-budgetrelevanten Stunden finden Sie unter: Budgetierung des Unterrichts im GMS-Bereich und Grundschulbereich der FWS
  • Das Schulamt hat die „Streifen“ mit den zugewiesenen Stunden den Schulen zugeschickt.
  • Bericht Budgetübersicht: In ASV können Sie in der Berichtsbibliothek den Bericht Budgetübersicht abrufen. Der Bericht dient dem eigenen Überblick, die schulaufsichtliche Prüfung läuft weiter über die Meldung der UP.
  • Zusatzbedarfsgründe EIN_DK, GRU_ALPHA, BKL_MS bzw. JAMI_MS: Bitte beachten Sie, dass die Zusatzbedarfsgründe Einrichtung von Deutschklassen (Kür-zel EIN_DK), Gruppen zur Alphabetisierung (Kürzel GRU_ALPHA), Brückenklassen MS (Kürzel BKL_MS) und Differenzierungsstd. JAMI MS (Kürzel JAMI_MS) nur im Umfang des zugewiesenen Stundenbudgets verwen-det werden dürfen. Unabhängig von den zugewiesenen Stunden ist es aber möglich, Klassen, auf die dies zutrifft, mit der Klassenart Deutschklasse (Kürzel DK), Brückenklasse (Kürzel BKL) bzw. JAMI-Klasse (Kürzel JAMI) zu melden.

Vorarbeiten

  • Bitte derzeit zwingend täglich den RSS-Feed zu ASV lesen (Erklärung unter rss) oder die Seite https://www.asv.bayern.de/asv.html aufrufen, um tagesaktuell über Serverwartungen, Updates und neue Eintragungsvorgaben informiert zu sein.
  • Wie immer regelmäßig zuverlässig an sprechende schulscharfe Sicherungen, aktuelle Anwendungsdaten und aktuelle Wertelisten denken.
  • Bitte überprüfen, ob bis in die 10. Jahrgangsstufe die Fächer nach Lehrplan Plus genutzt wurden. Alle Standorte mit den üblichen Jahrgangsstufe bis 10 können somit komplett mit den LehrplanPlus-Fächern arbeiten.
  • Informatik ist Pflichtfach in der 5.-10. Jahrgangsstufe. Zusätzlich kann Informatik als Wahlfach ab der 7. Jgst. (IdiG) angeboten werden, muss aus dem BU bestritten werden.
  • Fächergültigkeit (ggf. mehrfach) über die Konsistanzprüfung 2.1 (Verwaltung, Schnittstelle, Konsistanzprüfung, Start, Prüfung ausführen, System, Schülerfachgültigkeit) gegebenenfalls bereinigen
  • Bei Änderungen des Schulprofils (erstmalige Einrichtung oder vollständige Löschung von Praxisklassen, Deutschklassen, M-Klassen, JaMi-Klassen) bitte umgehend den Multi verständigen.

Schüler

  • Grundsätzlich sind bei der US die Ist-Zahlen der Schüler (die tatsächlichen, namentlich genannten Schüler) relevant. Die Planzahlen sind nicht relevant und müssen auch nicht nachgepflegt werden, sie werden nur zur UP benötigt. (Das erneute Auszählen der Matrix stellt in der US kein Problem dar.)
  • Unter Berechnung des Migrationshintergrunds können die Kriterien zum Migrationshintergrund bei Schülern nachgelesen werden. (Kurzfassung: Keine deutsche Staatsangehörigkeit und/oder nichtdeutsches Geburtsland und/oder nichtdeutsche Verkehrssprache in der Familie bzw. im häuslichen Umfeld/auch wenn der Schüler/die Schülerin die deutsche Sprache beherrscht).
  • Bei Schülern mit Austrittsdatum (vor 1.8.) im Vorjahr (Gewähltes Schuljahr 2022/23) wurde der Bereich „Austritt“ gepflegt; bitte noch einmal prüfen, haben sich teilweise selbstständig gelöscht.
    • Dies ist insbesondere sehr wichtig bei externen Prüfungsteilnehmern des Vorjahres - ist Ein-/Austritt vollständig gepflegt? (Siehe Link Schüler oben.)
    • Datenprüfung starten unter Datei, Verwaltung, Datenprüfung. Für jede Schulnummer ausführen: Datenbereichereich Schulen, Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen für die US-Abgabe (Abgänger/Absolventen)
    • Fehlerliste ausdrucken, in Vorjahr wechseln und Fehler abarbeiten
  • Aktuelle Schüler (Gewähltes Schuljahr 2023/24) sind erfasst und in der richtigen Klasse
    • Pflege insbesondere des Bereiches „Vorrücken in das Schuljahr“ unter Reiter „2023/24“
    • Pflege insbesondere der Bereiche unter Reiter „Ein-/Austritt“
    • GS: Auch fehlender Eintrag für die Übertrittsempfehlung führt zu Muss-Fehlern;
    • GS: Sammelversetzung um nicht alle SuS einzeln anklicken zu müssen;
    • GS: überprüfen, dass ab der 3. Jahrgangsstufe in der Laufbahn eingetragen ist;
    • MS: Fächerwhl nochmal überprüfen über Fächerwahl, Matrix oder über das Schülermodul;
    • Datenprüfung starten unter Datei, Verwaltung, Datenprüfung. Für jede Schulnummer ausführen: Datenbereichereich Schüler, Unterjährige PL und Oktoberstatistik US… (alle Klassen/Schüler selektieren)
  • Konsistenzprüfung 2.1 - Unterrichtszuordnung von Schülern prüfen: Schüler / Unterrichtszuordnung prüfen

Fächerwahl überprüfen/pflegen

  • Aufrufen unter Datei, Schüler, Fächerwahl
  • Einstellungen ändern unter Modulbezogene Funktionen, Einstellungen Fächerwahl
  • Hierüber können Fälle geheilt werden, in denen in die Matrix „Schüler im Kurs“ keine SuS anbietet
  • Achtung: Die Detail-Fächerwahl (Kurswahl) bei parallelen Kursen im gleichen Fach kann nur durch „Schüler im Kurs“ (Matrix oder Listendarstellung) oder Reiter „Unterricht“ bei den Schülern erfolgen.
  • Insbesondere auch wichtig bei LP+ in Jahrgangsstufe 5-10! Über den Button „Einstellungen vorbelegen“ werden alte Bezeichnungen wie GSE, PCB, AWT ersetzt. Gesetzte Häkchen bei alten Fachnamen müssen zwingend davor deaktiviert werden!

Kooperation im Verbund - gemeinsamer Fachunterricht für mehrere Schulen

M-Kurse

  • Bei Schülern, die einen M-Kurs besuchen, ist auf dem Reiter Schuljahr xx/yy im Bereich Teilnahme ein Haken in der Checkbox an M-Kursen zu setzen
  • Des Weiteren sind die für M-Kurse vorgesehenen Unterrichtselemente in der Matrix im Bereich mit M-Kurs (Kürzel MK) zu kennzeichnen.
  • Für M-Kurs-Schüler ist der Bildungsgang MS/HS Regelklasse zu verwenden.
  • Weitere Informationen zu den M-Kursen finden Sie hier: M-Kurs / M-Kurse an Mittelschulen

Offene und gebundene Ganztagsangebote

  • Mit den Eintragungen auf dem Reiter Erweiterungen in den Feldern Ganztägige Betreuung, Förderung und ggf. Tage pro Woche wird der Ausbaustand der Ganztagsangebote an Schulen festgestellt.
  • Seit dem Schuljahr 2020/21 findet eine schulaufsichtliche Prüfung der Daten an den Schulämtern, Regierungen und MB-Dienststellen statt. Bitte achten Sie sorgfältig darauf, dass Sie bei allen Ganztagsschülern die zutreffenden Merkmale angeben.
  • Ausführliche Erläuterungen zu allen Eintragungen, die für die Angebote des offenen und gebundenen Ganztags vorzunehmen sind, finden Sie im Dokument „Offene und gebundene Ganztagsangebote“ auf der Webseite des Staatsministeriums: https://www.km.bayern.de/download/21503_Offene_und_gebundene_Ganztagsangebote_2021.pdf
  • hier auch bei den SuS die gebuchten Tage einpflegen; ansonsten kommen M-Fehler;

Sonderpädagogische Förderung

  • Bitte insbesondere die Neuregelung der Eintragung für Schüler mit Autismus-Spektrum-Störung beachten im Dokument Liste individuell gefilterter Eintragungshinweise\\.
  • Regelung sonderpädagogische Förderung (im Bereich Störungen / Schwächen / Förderung): Schülerdaten - Reiter Laufbahn
  • An allgemeinen Schulen ist im Schülermodul auf dem Reiter Laufbahn im Feld Sonderpädagogische Förderung erteilt (z. B. MSD/Inklusion) der Förderschwerpunkt des Schülers zu erfassen, wenn geeignete Förder- oder Unterstützungsmaßnahmen derzeit bereits tatsächlich erfolgen oder deren Umsetzung im laufenden Schuljahr zu erwarten ist. (Im Modul Schüler können die Informationen zu Unterbringung / Betreuung sowie zu Störungen / Schwächen / Förderung für jedes Schuljahr getrennt verwaltet werden. Änderungen in einem Schuljahr haben keine Auswirkungen mehr auf entsprechende Eintragungen in vorhergehenden oder folgenden Schuljahren.)
  • Beispiele für geeignete Förder- und Unterstützungsmaßnahmen (ggf. Rücksprache mit dem betreuenden Sonderpädagogen):
  1. Eine Lehrkraft wird vom Mobilen Sonderpädagogischen Dienst beraten, um einen Schüler im Förderschwerpunkt Hören zu fördern.
  2. An einer Schule mit Schulprofil Inklusion erhält ein Schüler mit dem Förderschwerpunkt Lernen sonderpädagogische Förderung.
  3. An einer allgemeinen Schule wird ein Schüler durch Budgetstunden für Inklusion unterstützt.
  4. Eine Lehrkraft telefoniert regelmäßig mit einem Sonderpädagogen, um Hinweise für den Umgang mit einem Schüler im Förderschwerpunkt emotionale und soziale Entwicklung zu erhalten.

Einschulungskorridor

Im Schuljahr 2022/23 wurden erstmals Schüler eingeschult, deren Schulpflicht von den Erziehungsberechtigten gemäß Artikel 37 Absatz 1 Satz 1 Nr. 2 BayEUG um ein Schuljahr verschoben wurde. Für diese Schüler tragen Sie bitte - bei der später erfolgenden Einschulung - im Reiter Ein-/Austritt beim Merkmal Art der Einschulung die Ausprägung mit Einschulungskorridor (Kürzel K) ein.

Klassen

Datenprüfungen

  • Datenprüfung starten unter Datei, Verwaltung, Datenprüfung. Für jede Schulnummer ausführen: Datenbereichereich Schulen. Die Prüfung „Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen für die US-Abgabe (Abgänger/Absolventen/Schüler/Klassen/Unterrichtsdaten)“ starten

Für Schnelle: Komplette Plausiprüfungen in allen Bereichen

  • Datenprüfung starten unter Datei, Verwaltung, Datenprüfung. Für jede Schulnummer ausführen: Datenbereichereich Schulen. Alle Prüfungen starten, die mit „Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen…“ benannt sind.

Ggf. vorab prüfen: Bericht Budgetübersicht

Zur Vorabkontrolle, ob die Budgets des Schulamts korrekt eingetregen sind, verwenden Sie den Bericht „Budgetübersicht“ (Datenbereich Schulen).

Planungsschuljahr beenden

Link: Planungsschuljahr beenden
Datei, Schulische Daten, Schulen, Reiter Organisation 22/23, Schaltfläche aktive Planungsphase beenden
Das Planungsschuljahr muss für jede Schule einzeln beendet werden.

>>> US 2: Lehrer <<<

Allgemeine Hilfen bei der Arbeit

Aktuelle Hinweise

  • Unter Liste individuell gefilterter Eintragungshinweise
    kann die lange Liste der Eintragungshinweise der ASV-Verantwortlichen individuell gefiltert und somit besser abgearbeitet werden. Wir empfehlen für Vollschulen (GMS), gleichzeitig die Filter für Schulart „Gs“ UND „Ms“ sowie Datenbereich „Lehrer“ auszuwählen.

Die neue LKID vom Lehrerdaten abholen Bitte übernehmen und nicht verwerfen. Der neue Wert, der langfristig die PKZ in einigen Bereichen ersetzen soll wird bereits in die Datenbank übernommen, aber noch nicht angezeigt.

Lehrer wird bei der Lehrersuche nicht gefunden Hier gibt es wohl einen Bug in der Suche, wenn der Name der Lehrkraft zu kurz ist! Ist die PKZ bekannt, dann die LK nur über die PKZ suchen (und nicht über Name, Geschlecht, Geburtstag). So wird die Lehrkraft immer gefunden.

LKs die innerhalb Bayerns zwischen Schulen wechseln, sollen entgegen der Vorgehensweise der vergangenen Jahre jetzt auf NM gesetzt werden sollen. Es werden also nur die Fälle Tod, Dienstunfähigkeit, Ruhestand, Wechsel anderes Bundesland oder von/in Ausland übermittelt. Die „wechselnde Lehrkraft“ innerhalb Bayerns kann also im aktuellen SJ nicht gemeldet, bzw. gleich gelöscht werden.

  • Einsatz von Teamlehrkräften; Stunden bleiben bei der „tatsächlichen“ Lehrkraft; genauere Infos unter Teamlehrkräfte;
  • externes Personal (siehe Externes Personal und weiter unten);

Lehrer - Was ist für die US 2023 zu tun?

  • Lehrer löschen, nachdem bei der letzten Oktoberstatistik 2022 ihr Abgang schon übermittelt wurde (sollen nach Austritt jedoch noch ein Jahr in der Schule geführt worden sein) - Lehrkräfte in der Freistellungsphase „Altersteilzeit Blockmodell“ werden bis zur Meldung des regulären Ruhestands weitergeführt. (Löschen dient der Übersichtlichkeit; im Zweifelsall können sie auch noch ein Jahr geführt werden)
  • Austrittsdatum eintragen; ist nicht in allen Fällen erforderlich aber schadet auch nicht; UPZ auf 0 setzen
  • Neue Lehrkräfte in ASV anlegen, dafür müssen sie im Zentralsystem ASD zunächst gesucht werden.
  • Lehrerdaten mit SVS vergleichen (nicht mehr über die Datei aus SVS)
  • Lehrerdaten einer genauen Sichtprüfung unterziehen
  • Daten anpassen
  • prüfen
  • ggf. erneut Lehrerdaten mit ASD abgleichen

Vorarbeiten

  • Wertelisten aktualisieren
  • sprechende schulscharfe Sicherung anlegen
  • Daten abholen (Datei –> Verwaltung –> ASD-Schnittstelle –> Übermittlung aus ASD –> Daten abholen. Evtl. kommt hier die Fehlermeldung, dass noch nicht alle Lehrerdaten übernommen worden sind. In diesem Fall Lehrerdaten übernehmen oder verwerfen.

Hier muss unbedingt überprüft werden, welche Daten die „besseren“ sind! Die lokalen ASV-Daten und ASD-Daten des Zentralsystems werden vergleichend nebeneinander dargestellt. Entscheiden Sie, ob die neuen Werte (sprich die aus dem ASD-Zentralsystem vorgeschlagenen) übernommen oder verworfen werden sollen. Oft sind die Daten, die lokal in ASV eingetragen, besser gepflegt. Selbstverständlich können auch einzelne Datensätze übernommen oder verworfen werden.

Lehrer löschen

Lehrkräfte sollten mind. ein Jahr nicht mehr an der Schule sein; dürfen keine Beschäftigungsart, keine UPZ, keine Ermäßigung und keine Anrechnung eingetragen haben; Fehlermeldung macht auf das entsprechende Feld aufmerksam. Lehrkräfte in der Freistellungsphase sind weiterhin zu führen. Erst wenn sie min. ein Jahr im Ruhestand sind, können sie gelöscht werden. Im Zweifel setzten Sie die Lehrkraft auf „NM“ (nicht Melden) statt zu löschen oder fragen Sie den zuständigen Multi.

Lehrkraft in ASV anlegen

Lehrkraft war bereits an einer bay. Schule tätig

Eine Lehrkraft muss immer vom ZSS (Zentraler Schulserver) abgeholt werden.
III. Pflege der Lehrerdaten

  • Mit PKZ übernehmen und Stammdaten anfordern wir die Lehrkraft übernommen.
  • Wenn Sie die Suche abbrechen, stehen die Werte der gesuchten Lehrkraft in der Lehrer-Datenmaske. Damit die Daten nicht übernommen werden, klicken Sie „Datensatz auf letzte Speicherung zurücksetzen“ an.
  • Finden Sie die Lehrkraft trotz diverser Versuche nicht, kontaktieren Sie bitte immer erst Ihren Multiplikator und sprechen das weitere Vorgehen ab.
  • Wird die Person im ASD gefunden aber ohne PKZ eingelesen, den zuständigen Multi kontaktieren, damit er die nötigen Schritte einleiten kann; dazu unbedingt die entsprechende Schulnummer der Stammschule angeben (Sehr wichtig bei Doppelschulen);
  • Stammdaten anfordern;

Ggf. muss auch der Weg über „BV anlegen“ umgesetzt werden. Siehe Doku der Berufsschulen unter https://www.asv.bayern.de/doku/bers/us/lehrkraefte/anlegen –> können Lehrkräfte nicht auf herkömmlichem Weg angefordert werden, bitte mit dem Multi Kontakt aufnehmen.

Lehrkraft war noch nie an einer bay. Schule tätig

Eine Lehrkraft muss immer vom ZSS (Zentraler Schulserver) abgeholt werden. Wird aber in diesem Fall nicht gefunden.
Hier kann er/ sie allerdings nicht gefunden werden; dennoch dieser Weg
III. Pflege der Lehrerdaten

  • Folgende Lehrkräfte können Sie auf dem ZSS nicht finden:
    Lehramtsanwärter im ersten Dienstjahr
    Lehrkräfte, die noch nie an einer bayerischen Schule waren.
  • Beispiel LAA im ersten Dienstjahr: In diesem Fall wird die Schaltfläche „PKZ anfordern“ aktiv und eine neue PKZ kann nach Eingabe der „Pflichtangaben Beschäftigungsverhältnis“ angefordert werden.
    Arbeiten Sie - wie oben beschrieben - auch jetzt mit dem Asterisk als Platzhalter, um diverse Schreibweisen ev. abzufangen.
    Fehlt die PKZ oder entspricht sie nicht der von SVS eingetragenen bitte unbedingt den Multi kontaktieren; Name und Stammschulennummer angeben (Doppelschulen bitte beachten ob GS oder MS. Also welcher Schule wurde die LK zugeordnet. Dies ist die oberste Schule bei der Tabelle aus SVS.
  • Wichtig: Sind Sie sich nicht ganz sicher, unbedingt erst mit dem Multi Rücksprache halten, um keine doppelten Einträge zu erzeugen, die spätestens bei der versuchten Lieferung der Statistikdaten für die Schule Probleme erzeugen.
  • Stammdaten anfordern

Links zum Setzen bzw. Ändern der PKZ:
PKZ -Änderungen bzw. Anforderungen nur nach mehrmaliger und gewissenhafter Suche

In beiden Fällen müssen noch die persönlichen Daten eingepflegt werden; Daten in SVS einzusehen; Entscheidung auch, ob Zeugnisunterschrift automatisch generiert werden soll, wenn nicht den entsprechenden Haken herausnehmen; evlt. schon jetzt Lehrerkürzel eintragen;

Lehrkräfte mit Persona-SVS vergleichen (Sichtprüfung)

Persona-SVS (=Schulamtsdaten)

Abgleich diverser Daten direkt über die Website (https://www.svs-by.de)

  • Menü „Personal Liste“: PKZ, Name und Vornamen, Geburtsdatum, Dienststatus, Dienstbezeichnung, Stammschule, Einsatzorte, Ermäßigungsstunden, Mobile Reserve)
  • Menü „Personal Stammdaten“: Vorname, Name, Anschrift, VIVA-Nr., Telefon, E-Mail, etc.; in der Listendarstellung auf den Namen klicken und alle Daten erscheinen;

Eintrag von Lehrkräften, die an mehreren Schulen tätig sind

Lehrkräfte kontrollieren

Gehen sie alle Reiter der Lehrkräfte durch und überprüfen diese auf Stimmigkeit.
Eine Kontrolle über das „Auge“ wird jetzt sicher noch Fehler erzeugen, da z.B. kein Unterricht eingetragen ist, sollte aber durchgeführt werden.

Beispieleintragungen für "Spezielle Fälle"

In welchem Reiter trage ich was ein?

Überprüfen Sie „Spezialfälle“ unbedingt darauf, ob die Vorgaben laut Beispieleintragungen eingehalten wurden.

  • Reiter „Person“
    • Besonders Aufgenmerk auf:
      • persönliche Daten eintragen;
      • PKZ kontrollieren; PKZ-Probleme Haben Sie dennoch Probleme, nehmen Sie Kontakt zu Ihrem Multi auf.
      • Zeugnisunterschrift eintragen;
      • Bitte das Kürzel auch jetzt schon eintragen, da es zum Eintrag in der Matrix wichtig ist, allerdings ist das auf den Reitern Schulnummer GMS einzutragen. (Allerdings im Reiter XXXXGMS unten links)
  • Neue Einsatzschule: Unterrichtende Lehrkräfte in einer GS und MS in beiden Schularten kann in diesem Reiter eine „Neue Einsatzschule“ zugewiesen werden. Dies ist nur nötig, falls er in der anderen Schule unterrichtet. Bei Bedarf muss auch eine Einsatzschule gelöscht werden, falls im aktuellen Schuljahr kein Unterricht erteilt wird.
  • Besonderer Augenmerk auf:
    • Beschäftigungsart
    • Freistellungs-/AltersTzModell (Werte über „BeschäftVerh Übersicht“ eintragen) Abbildung des Arbeitszeitkontos in ASV
    • Arbeitszeitkonto (betrifft nur einen Teil der Grundschullehrer): verpflichtend +1 eintragen auch bei Arbeitszeitkonto Übersicht eintragen; Arbeitszeitkonto
    • UPZ wie in SVS angegeben(wenn alles richtig eingetragen = insgesammt aller Stunden sprich Ermäßigungsstunden + Stunden an der eigenen Schule+ Stunden an anderer(en) Schulen + Ermäßigungsstunden)
    • UPZ darf dieser Summe nicht nur einfach angepasst werden - Angabe von SVS muss dieser Summe entsprechen!!!
    • Arbeitszeitkonto eintragen; ab einem bestimmten Alter +1
    • Ermäßigungen (z.B. Alter: Altersermäßigung. Die Stammschule verbucht die Gesamtstundenzahl der Altersermäßigung.)
    • Nicht zu verwechseln mit den Anrechnungsstunden!!!
    • Längerfristiger Ausfall (z.B. Mutterschutz, …)
    • Zugang/Abgang: hier werden seit dem letzten Jahr genauere Informationen geprüft; daher auch dieses Feld ausfüllen; - Dieses Feld muss bei Wechsel von oder an eine nichtbayerische Schule,Dienstunfähigkeit, Ruhestand oder Tod unbedingt eingetragen werden. Unsere Empfehlung es einzutragen. Ein Eintrag zuviel hat keine Auswirkungen.
    • Ausnahme LAAs bekommen weder Zugang noch Austritt!
  • Reiter „Einsatzschulen Übersicht“
  • Besonderer Augenmerk auf:
    • Einsatz an Schulen im Datenbestand wird automatisch erscheint automatisch, wenn Lehrer in der Matrix eingetragen sind;
    • Einsatz andere Schulen (Im Feld „WStd wiss“ 0 eintragen.)
    • Gesamtbilanz (leeres „Stunden Differenz“-Feld müsste ausgegraut sein, ansonsten noch Differenzen; aber im Moment durchaus noch möglich, da zumindest in der Fortbildungsreihe die Metrix bzw. BU noch nicht gepflegt sein muss;
  • Reiter „Schulnummer GMS“
  • Unterricht wird aus dem vorhandenem Datensatz übernommen und angezeigt;
  • Besonderer Augenmerk auf und evtl. noch nachpflegen:
    • Anrechnungen Fördermaßnahmen, Betreuung, Vertretungsreserven
      („wx“ darf pro Lk nur einmal vorkommen, Bemerkungsfeld ausfüllen; Anrechnung „Einsatz als Teamlehrkraft“
    • Sonderfall Anrechnung „wx“: bei der „sonstigen“ Anrechnung wx, die nur in Ausnahmen geführt wird, wenn die Werteliste eine besondere Anrechnung nicht aufführt, muss im Feld „Bemerkung“ eine Nennung der Anrechnungstätigkeit erfolgen
    • Sonderfall Anrechnung Vorkurs „D_VOR“: Im Feld „Bemerkung“ müssen weitere Informationen genau entsprechend der Vorgabe eingegeben werden. Die Teilnehmerzahl und Gruppenanzahl machen Sie durch folgende Einträge sichtbar: „xx Teilnehmer“ oder „x Gruppen, xx Teilnehmer bei mehreren Gruppen“. Beachten Sie die Schreibweise, damit die Daten automatisch in SVS ausgelesen werden können. Sollte eine Lehrkraft mehrere Vorkurse Deutsch unterrichten, sind die Stunden zu summieren und in einem Eintrag einzugeben. Bitte lesen Sie hierzu die komplette Dokuenntation unter Eintragungen - Vorkurs Deutsch und Kooperation Kindergarten / Grundschule
    • Funktionen eintragen
    • Lehrerkürzel eintragen; ev. berichtitgen
    • Mehrarbeit/Nebentätigkeit: evtl. vorhandene Einträge immer löschen
    • Zuweisung an diese Schule: evtl. vorhandene Einträge immer löschen

Sonderfälle

Anrechnungsstunde Schulleitung kombinierte GS+MS

Ab der Oktoberstatistik 2024 bitten wir aber alle kombinierten GMS, die Stunde „erweiterte Schulleitung“ zu den „normalen“ SL-Anrechnungsstunden zu addieren, in einem Eintrag zusammenzufassen und im Kommentar zu vermerken „inklusive 1 Std. erweiterte Schulleitung“.

Externes Personal

Ist externes Personal auch Personal Brücken bauen meldepflichtig:

  • Reschtsverhältnis: sonstiges Rechtsverhältnis (so)
  • Besoldung unbekannt: (9999)
  • Amtsbezeichnung: sonstige (so)
  • Träger, wenn nicht in der Liste: sonstiger Träger (so)
  • Bei mehreren Einsatzschulen ist die Stammschule diejenige mit den meisten Stunden.

HInweis auf das Schreiben, das über OWA kam; siehe oben;

Förderlehrer

Förderlehrer

  • In der Klassenbildung werden Förderlehrer mit durchschnittlich 10 Stunden für die Unterrichtsversorgung verrechnet.
  • Genaue Stundenzahl wird vom Schulamt zugewiesen.
  • Die Differenz zur UPZ müssen bei den Anrechnungsstunden als ILF eingetragen werden (in der Summe für jede Schulart).

Förderlehreranwärter

  • überweigend Dif., daher wird es bei den Anrechnungsstunden eingetragen.
  • eigenverandwortlicher Unterricht muss als „nicht budgetrelevant“ (U_N_BUD) gekennzeichnet sein. Dies über die Abweichung sowohl bei Elementen der Matrix als auch beim BU.

Abordnung von Sonderpädagogen an Schulen mit Profil Inklusion

Schulprofil Inklusion

Bitte nicht verwechseln mit den zugewiesenen Inklusionsstunden an den Schulen ohne Schulprofil Inklusion.

Reaktivierte Pesionisten

Die Personen müssten in ASD gefunden werden. Falls nicht, kann man sie neu anlegen und eine PKZ vergeben. Beschäftigungsart wh, Teilzeitgrund br (stundenweise Beschäftigung), Rechtsverhältnis br (Ruhestandsbeamter) oder ar (Ruhestandsangestellter). Bei Problemen gerne an uns wenden.

Lehrkraft mit ASD-Daten abgleichen

Der Abgleich muss durchgeführt werden, um eine US-Übermittlung durchführen zu können.
Dokumentation: Lehrkräfte aus ASD übernehmen/abgleichen neu
Erst nachdem die Lehrerdaten mit Persona-SVS abgeglichen und einer genauen eigenen Datenprüfung unterzogen wurden, macht es Sinn einen Datenabgleich mit den ASD-Daten durchzuführen. Bitte jeden Einzelfall genau überprüfen. Im Zweifelsfall erst einmal die Daten verwerfen, um sie mit dem Schulamt abzuklären. Der Datenabgleich kann beliebig oft wiederholt werden. Die Daten des Schulamtes sind im Normalfall aktueller.
Anmerkung: Verwerfen meint in diesem Fall nicht beachten, die Daten werden nicht gelöscht.

Datenprüfung der Lehrkräfte

  • Führen Sie für jede Schule im Datenbestand die Datenprüfung „Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen für die US-Abgabe (Lehrkräfte, Personalveränderungen) durch.
  • Fehler, die mit der UPZ zusammenhängen, kann man zum jetzigen Zeitpunkt vernachlässigen, wenn noch keine Unterrichtsdaten eingetragen sind.

Wie am Anfang erwähnt selbstverständlich:

  • unbedingt jetzt wieder eine sprechende schulscharfe Sicherung;
  • Regelmäßige Aktualisierungen (mindestens einmal täglich),
  • regelmäßige Sicherungen (mindestens einmal täglich) und
  • nach Abschluss von größeren Blöcken (Klassen, Lehrer, Schüler, Matrix etc.) immer eine Sicherung mit aussagekräftigem Namen anlegen.

>>> US 3: Matrix und BU <<<

Aktuelles/Nachtrag

  • urkrainische Kinder müssen als Summe im Klassenmodul registriert werden, damit das Schulamt dies sehen kann (Klassenmodul –> Klasse auswählen –> Reiter Besonderheiten –> Im Feld Bemerkungen zur Klase für die Schulaufsicht eintragen;

Wiederholung zum Schülermodul:

  • Bei Störungen/Schwächen eines Schülers mit LRS ab diesem Jahr auch Autismus muss wegen der PL-Prüfung ein Enddatum eingetragen werden. Als Workaround ein spätes Datum eintragen, z.B. 31.07.20XX (nach Erfüllung der Schulpflicht) und als Bemerkung „unbegrenzt“ ergänzen. (Schülermodul –> Laufbahn –> Feld Art der Störung/Schäche/Förderung)
  • Aufnahmen von Schülern in der 1. Klasse genau prüfen, in der Regel sind es Neuaufahmen; Gefahr der Schülerdubletten bei Übernahme vorhandener Schüler.
  • Faustregel: Schüler, die am ersten Schultag nicht mehr da sind, bekommen im alten Schuljahr als Austrittsdatum den 31.7., auch wenn sie erst später abgemeldet wurden. (Nichtangetretende Erstklässer oder andere Schüler, die erstmals angemeldet wurden aber nicht antraten, jedoch löschen!)
  • Klassen, die nicht gebraucht werden (ORG-Klassen, …) löschen. Schüler durch einen Schülerexport sichern;
  • Bei Dubletten Kontaktaufnahmen mit den Multis. Die neue Schüler-Vorabfrage zur Vermeidung von Doppelmeldungen (https://www.asv.bayern.de/doku/alle/unterrichtssituation/schuelervorabfrage_us) kann verwendet werden, offiziell sind aber nur die BS angehalten diese durchzuführen. Schaden kann es aber nicht um eventuelle Dubletten aufzudecken.

Aktuell:

  • Wertelisten und Anwendugsdaten verändern sich täglich, teilweise mahr als einmal am Tag; –> aktualisieren;
  • Der Verantwortliche konnte am Samstag noch nicht eingetragen werden (auch Thema der 4. eSession-Einheit)
  • fehlende PKZ: Lösung evtl. über Daten abholen, ansonsten Anfrage im Schulamt bzw. SVS; zum händischen Setzen benötigt man einen Hash-Code, daher bei Multi melden - Multi fordert Code an; wir benötigen dazu unbedingt vollständige PKZ und Schulnummer der betreffenden Schule angeben;

Hilfen bei der Arbeit

  • Grundsätzlich zu den Neuerungen:
    • Unter Liste individuell gefilterter Eintragungshinweise
      kann die lange Liste der Eintragungshinweise der ASV-Verantwortlichen individuell gefiltert und somit besser abgearbeitet werden. Wir empfehlen für Volkschulen (GMS), gleichzeitig die Filter für Schulart „Gs“ UND „Ms“ auszuwählen.
    • Temteaching: zwei Lk unterrichten gemeinsam die gleichen Stunden (sind zu zweit in der Klasse) die gleichen Schüler, im gleichen Fach mit der gleichen Stundenzahl (nicht zu verwechseln, wenn Fachstunden an verschiedne Lk aufgeteilt sind; Direktlink: https://www.asv.bayern.de/doku/alle/teamteaching;

Matrix

Anpassen der Matrix

  • Fächerbezeichnungen, müssten jetzt schon angepasst sein; siehe Unterlagen der 1. eSession zur UP; rothinterlegte Fächer löschen bzw. über Konsistenzprüfung: Datei –>Verwaltung –> Schnittstellen –> Konsistenzprüfung 2.1 –> starten –> System –> Schülerfach Gültigkeit;
    MS sind aber nur Einzelälle, da die neuen Bezeichnungen schon „hochgewachsen“ sind: Koppeln auch über mehrere Fachbezeichnungen dürften nicht mehr nötig sein, da alles die gleiche Bezeichnungen haben; im Enzelfall einfach mir uns Kontakt aufnehmen;
  • Spaltenzahlen nach Notwendigkeit anpassen: Fächer –> Einstellungen –> Anzahl festlegen (dabei sollte auch immer kontrolliert werden, ob die Häkchen bei Optionen für die Anzeige richtig gesetzt sind). Ansonsten erscheinen die Fächer nicht in der Matrix/BU;
  • Braucht eine Schule für ein Fach mehrere Spalten, die gleichen Koppelbezeichnungen nur vertikal setzen; horinzontal untersciedliche Koppelbezeichnungen; Ausnahme Teamteaching - siehe oben;
  • Exkurs: Soll die Reihenfolge der Fächer in der Matrix geändert werden, geschieht dies im Fächermedul unter „Modulbezogene Funktionen“ ; mit dem Cursor „anpacken“ und verschieben;
  • Sammelzeilen nicht aufbauen, d.h. für jede Klassengruppe eine Zeile sichtbar lassen;
  • Abweichungen kontrollieren (über „Abweichungen markieren“) bzw. eintragen; siehe dazu Link: Budgetierung des Unterrichts im GMS-Bereich und Grundschulbereich der FWS
  • Abweichungen müssen bei allen betroffenen Unterrichtselementen (auch in allen Koppelelementen) eingetragen werden.
  • Koppeln überprüfen: Werkzeug „Koppeln markieren“; überprüfen, dass in allen Koppelteilen der gleiche Eintrag vorhanden ist (Lehrer, Abweichung; Art der Abweichung); bei Abweichungen von Koppelgruppen der in der Stundentafel (z.Bsp. Religion 2/3) zweite Spalte anlegen und hier
  • Überprüfen, ob die Unterrichtsart p für Pflichtfach und x für Wahlpflichtfach stimmt; hier hilft die Listendarstellung; gegebenenfalls ändern;
  • Eintragen der Lehrerkürzel (kann im Lehrermodul unter dem Reiter „Schulnummer GMS“ unten links bei „Kürzel“ definiert werden; es werden nur die hier hinterlegten angenommen; da haben die Schulen ihr eigenes System und muss bei Schulwechsel gegebenenfalls angepasst werden (weitverbreitet ist die Lösung: zwei Buchstaben des Nachnamens und den ersten des Vornamens; kann aber bei ähnlichen Namen zu Dopplungen führen; gegebenenfalls anpassen);
  • Überprüfen ob bei den Lehrerstunden „Soll“ und „Haben“ übereinstimmt: „Matrix“ –> „Modulbezogenen Funktionen“ –> „Zusatzinformationen“ –> „Informationen Lehrer“: Hier müssen Soll- und Habenstunden abgeglichen sein –> Hall/Sollstunden muss 0 sein; Abgleich; kann auch über das Lehrermodul kontrolliert werden (Reiter „Einsatzschule Übersicht“ ausgegrautes Feld); aber hier kommen viele Quellen zusammen: Matrik, Ermäßigung, Anrechnung und Besonderer Unterricht - erst wenn alles eingepflegt ist, kann diese Sichtprüfung passen;

Schüler dem Unterricht zuordnen

  • Schülerzahlen aktualisieren: Matrix - Modulbezogene Funktionen –> Matrixfunktionen –> Schülerzahlen aktualisieren;

Inzwischen wird das Aktualisieren der Matrix in der ASV-Doku explizit empfohlen: II: Pflege des Unterrichts:
Wir raten immer zuvor sicherheitshalber eine schulscharfe Sicherung anzulegen.

  • Jedem Unterrichtselement muss mind. ein Schüler zugeordnet werden; Listendarstellung von Pflicht-/WPF-Unterricht ist hier das übersichtlichste Kontrollinstrument; (Datei –> Unterricht –> Unterrichtsverteilung –> entsprechend auswählen Pflicht- oder Besondereruntericht); die zusätzliche Stunde bzw. die Abweichung eintragen;
  • Schülerzahlen überprüfen; Schüler übder die rechte Maustaste schnell einzupflegen.; gerade wenn ein Fach in zwei Spalten (verschiedene Lehrer) aufgeteilt ist; in diesem Fall sind die Schüler automaisch nur in der ersten Spalte und müssen händisch nachgepflegt werden;
  • Auch bei Stunden, die nicht gehalten werden müssen die Schüler eingetragen sein.
  • Sollten sich da zahlenmäßige erhebliche Änderungen der Schülerzahlen im Vergleich zur UP ergeben, bitte das der Schulaufsicht mitteilen und in den Kommentar schreiben;
  • kann einem Unterrichtselement kein Schüler zugeordnet werden (z.B. Vorkurs), dann im Lehrermodul bei der entsprechenden Lehrkraft als Anrechnung eintragen; gleicher Anrechnungsart, Stundenzahl addieren (Bsp. Vorkurs - Gruppen- bzw. Teilnehmerzahlen müssen aber im Bemerkungsfeld der Anrechnung Vorkurs geführt werden: Eintragungen - Vorkurs Deutsch und Kooperation Kindergarten / Grundschule);
  • Listen evtl. von den Fachlehrern nachpflegen;
  • TIPP: Kurslisten ausdrucken (Bericht –> Bereich Schule –> „Schüler im Kurs“ –> anwenden –> entsprechend anklicken und anwenden, ausdrucken und von der Lehrkraft überprüfen lassen; bzw. einige SL haben sich die Kurslisten von den Fachlehrern geben lassen;
  • ggf. auch bei „Schüler im Kurs“ das Merkmal „Schüler in diesem Fach unversorgt setzen, um nicht zugeordnete Schüler zu finden; wenn keine Schüler zu finden sind: Fäherwahl, unterricht bei den Schüler kontrollieren und uns gegebenenfalls informieren;
  • Schüler auf einzelne Gruppen verteilen: auf das Unterrichtselement (funktioniert in der Listendarstellung genauso wie in der Matrix) klicken –> rechte Maustaste (macht gegebenenfalls Sinn, alle erst mal in „zu vergebend“ setzen und dann auf die zwei Kurse aufzuteilen;
    Kontrolle auch dadurch, dass ich das Häckchen bei Schüler, die noch unversorgt sind, setze; dadurch keine Doppelbelegung (für den Fall, dass es in einem Fach mehrere Gruppen gibt z.B. WG) und keiner ist unterversorgt;
  • für den Fall, dass keine Auswahl oder nur eine begrenzte Auswahl über das Werkzeug „Schüler im Kurs“ gewählt werden können; im Modul Fächerwahl nachsteuern (evtl. muss auch das Fach sichtbar gemacht werden; Schüler –> Fächerwahl, modulbezogene Funktion –> Pflichtfach –> entsprechendes Fach ergänzen)
  • Problematik: bei Abgängen/Zuzügen werden die Schülerzahlen nicht automatisch angepasst; es entstehen Mussfehler; diese können schnell mit Schüler im Kurs nachgepfegt werden;

Sportindex (MS)

Link: Sportunterricht an Grund- und Mittelschulen
5+6 JS je drei verbindliche Sportstunden; 7-10 Sportindex min. 2,5; nicht mehr auf Sportgruppen sondern auf SuS Hilfe: Berichte –> Schule –> Sportindex Diff Sport und Stützpunktschulen → Siehe Budgetliste Budgetierung des Unterrichts im GMS-Bereich und Grundschulbereich der FWS
Hilfreich Bericht: Schulen –> Sportindex gegebenenfalls korrigieren, muss größer als 2,50 sein

BU

Link zur allgemeinen Wikiseite: Besonderer Unterricht

  • Datei –> Unterricht –> Unterrichtsverteilung –> Liste Besonderer Unterricht
  • Mit dem Plus können neue Unterrichtselemente angelegt werden.
  • Fach kann nur geändert werden, wenn keine SuS mehr im Kurs sind. Fächer können nach Bestätigung jedoch gelöscht werden.

Geht allerdings nur, wenn sie bei den Fächern hinterlegt sind und auch das Häkchen gesetzt ist

Exkurs: Anlegen neuer Kurse im Besonderen Unterricht
  • Symbol „Facher“ auf der Startseite oder Datei –> schulische Daten –> Fächer
  • Dazu muss Matrix geschlossen sein. System macht gegebenenfalls darauf aufmerksam. Listendarstellung kann offen bleiben und Veränderungen werden dennoch eingeschrieben; ansonsten speichern und schließen;
  • Fächer nach dem „Amtliches Kürzel“ sortieren;
  • Darauf achten, dass die richtige Schule gewählt ist.
  • LAG (sonstige LbensbezArbeitsgemeinschaft) markieren und „Neuen Datensatz hinzufügen“ wählen; in der Mittelschule unbedingt darauf achten, dass nicht AGP ausgewählt wurde;
  • Schuleig. Kürzel nach Wahl überschreiben wie den „Schuleig. Namen“;
  • Reiter „Bezeichnungen“
    • Bezeichnung im Zeugnis ausfüllen (z. B. Arbeitsgemienschaft XYZ; wird vor allem wichtig, wenn das Modul Zeugnisschreiben über ASV funktioniert; Kann aber im Moment noch vernachlässigt werden); hat nichts damt zu tun mit welchem Programm das Zeugnis dann tatsächlich geschrieben wird;
    • WICHTIG: Gewichtung des Faches (Pflichtfeld) mit 1 ausfüllen;
  • Reiter „Einstellungen“
  • Hier auf die richtige Schule achten; wenn die Bezeichnung für beide Schularten verwendet werden soll, dies
    • Häkchen setzen „bei besonderem Unterricht“ verwenden;
    • Speichern;
  • Jetzt müsste das Fach im Listenmodul auszuwählen sein.
Befüllen der Felder
  • Lehrerkürzeleintragen
  • Wochenstunden
  • Abweichungen
  • Abweichende Wochenstunden;
  • Unterrichtsart (hier gibt es beim Besonderen Unterricht mehr Auwahlmöglichkeiten als beim Pflichtunterricht);
  • Eintragen um welche Art des Unterrichtes es sich handelt (x oder p);
  • Schüler tatsächlich (Spalte „Schüler geplant“ im Moment völlig unbedeutend; müsste allerdings auch leer sein, da wir den BU für der UP gelöscht haben;)
    • wie bei Matrix, rechte Maustaste
    • übersichtlicher Filter nach Jahrgangsstufe, da hier alle Schüler der Schule zugeodenet werden können;
  • Nach Speichern wird das erste Feld „Kursbezeichner“ automatisch ausgefüllt. Dieser baut sich aus Kursname/Kürzel der Lehrkraft zusammen. Der Kursbezeichner kann aber auch schuleigen angepasst werden.
  • WICHTIG ist nur, dass die Stunden laut Vorgabe des Schulamtes gekennzeichnet sind; Dies ist auf den „Streifen“ vermerkt, damit es dem richtigen Budget zugeorndet werden kann.
  • Exkurs: Stunden mit SuS der Schule in Matrix bzw. BU verbuchen! Schülerungebundene Stunden (z.Bsp. Vorkurs) sind bei der Lehrkraft als Anrechnung zu verbuchen. Externe SuS sind in der Matrix (siehe 1. eSession) über externe Klasse und entsprechnde Koppel einzutragen;

Sichtung der Lehrerstunden

Sind die Schritte aus den Fortbildungen alle gemacht, müsste bei den Lehrern Soll- und Hat-Stunden ausgeglichen sein. Lehrermodul –> Reiter „Einsatz Schulen Übersicht“; hier Sichtprüfung durchführen;

Prüfung

  • Datenprüfung US: Verwaltung –> Datenprüfung –> Datenbereich Schulen –> Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen für die US-Abgabe (Unterrichtsdaten) zwingend für jede Schulnummer durchführen
  • Bestimmte Mussfehler: „Verantwortlicher US fehlt“: sind normal. Sie konnen jetzt noch nicht behoben werden; müsste spätestens ab dem 01.10. eingetragen werden können: Dazu müssen die Daten abgeholt werden (Datei –> Verwaltung –> ASD-Schnittstelle –> Daten aus ASD (–> evtl. Lehrerdaten nochmal abgleichen im Zweifelsfall verwerfen). Sind die Daten aktualliesiert, dann können die fehlenden Daten eingetragen werden.
  • Datei –> Schulen –> Schulische Daten –> Organisation 23/24 –> Es entsteht ein zweiter Reiter neben Unterrrichtsplanung kommt der Reiter Unterrichtssituation. Hier müssen die Kontaktdaten eintragen werden. Dies ist für gegebenenfalls für beide Schulnummern inklusiver Datenabholung durchgeführt werden.
  • Summendaten können schon zum jetzt eingetragen werden. (Ab dem letzten Jahr neu ist der Eintrag der Anzahl der Jahrgangsstufen, bei denen im letzten Schuljahr das Zeugnis durch LEGs ersetzt wuede). Datei –> ASD Schnitt-Stelle –> Übermittlung an ASD –> Summendaten erfassen;
  • Es kann bei den Summendaten zu einer Fehlermeldung kommen; Lösung: Konsistenzprüfung 2.1 (Datei –> Verwaltung –> Schnittstellen –> Konsistenzprüfung 2.1 –> starten –> ausführen –> System –> Obsolete Summendatenzeilen entfernen) drüberlaufen lassen; muss evtl. mehrmals durchgeführt werden.
  • Wir empfehlen die Datenübermittlung ab dem 01.10. schon mal anzustoßen, da noch andere Prüfungen drüberlaufen und gegebenenfalls nachgesteuert werden muss; ABER noch nicht die Abgabe erklären, da Nachbesserungen ohne das Schulamt nicht mehr eigenständig durchgeführt werden können!

Auch wenn es mittlerweile vieleicht schon nervt:

  • sprechende Sicherung
  • Wertelisten und Anwendungsdaten überprüfen/aktualisieren

>>>> US 4: Aktuelle Problemlösungen und Übermittlung <<<<

Nachtrag aktuelle Probleme und Lösungen

  • Es scheint wohl vermehrt ein Fehler beim Lehrerdaten abholen vorzukommen („Attribute in ASD und ASV sind gleich, kein Abgleichen nötig“). Ein Löschen der Auftragstabellen über die Konsistenzprüfung hat zuverlässig geholfen.
  • ORG-Klasse muss leer sein –> dringende Empfehlung, ORG-Klassen zu löschen;
  • Im offenem Ganztag bei Fehlern zu Summendaten/Gruppen: Bericht Datenbereich Schulen - OGTS Anlage3 erzeugen und die Daten auf Plausibilität prüfen. (Ggf. zusätzlich die Konsistenzprüfung für „System / Obsolete Summedatenzeilen“ nötig, bitte vorsichtshalber mehrfach ausführen.)
  • Fehlermeldung Fachkategorie ungültig: Erneut im Fächermodul das entsprechende Fach aufrufen –> Einstellungen –> rot markierte Fachkategorien löschen.
  • Auch die Konsistenzprüfung Schülerfach Gültigkeit muss oft mehrfach ausgeführt werden!
  • Grundregel: Haben Konsistenzprüfungen angeschlagen, diese immer mehrfach ausführen.
  • Änderungen im Schulprofil (GT, PK, BiLi etc.) über Multi beantragen.
  • Schüler MS tritt unterjährig nach letzter US aus, danach Prüfungsteilnahme als Externer. Folge: Messfehler „Schülerstatus fehlt“. Lösung, da Prüfungsergebnis ja bereits gemeldet ist: Rückversetzen in seine letzte Regelklasse, dort Austrittsdatum zwischen 10.22 und 6.23 setzten.

Lehrer (-kapazität)

  • Kann bei einer verbeamteten Lehrkraft unter Dienst die Zeit „von - bis“ nicht geändert werden, kurzzeitig das Rechtsverhältnis und Dienstherr auf „so“ umstellen, Datum ändern und unbedingt Rechtsverhältnis/Dienstherr zurückstellen!
  • Fehlermeldung „Geburtsdatum passt nicht zur PKZ“: Bitte mit SVS-Fraas Abgleichen und Multi kontaktieren.
  • Lehrkräfte mit Schwerbehinderung, die wegen GdB kein Arbeitszeitkonto ansparen müssen –> Rücksprache mit Multi (erstellt Ticket für Plausibilität-Ausnahme), keine Offizielle Lösung vorhanden.
  • Lehrkraft GS mit Einsatz überwiegend an MS (aber offiziell weiter GS) muss kein AZK ansparen, Plausibilität verlangt aber AZK –> Rücksprache mit Multi (erstellt Ticket für Plausibilität-Ausnahme), keine Offizielle Lösung vorhanden.
  • Lehrkräfte Abgänge wegen Wechsel gleiche Schulart, Ruhestand oder Tod wie gehabe eintragen (OE, UPZ0, Abwesenheit SO, Abgangsgrund und -datum eintragen). Ebenso mit Neuzugängen verfahren. Achtung, bei LAA Zugangs-/Abgangsgrund NICHT eintragen!)

In Zweifelsfällen immer nachschlagen:

Stundenbudgets und Abweichungen

Datenprüfungen

  • Datenprüfung starten unter Datei, Verwaltung, Datenprüfung.
  • Für jede Schulnummer ausführen: Datenbereichereich Schulen.
  • Alle Prüfungen starten, die mit „Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen…“ benannt sind.

Datenübermittlung

Bei „Doppelschulen“ für jede Schulnummer nurchführen;

  • Vor jeder neuen Übermittlung immer erst Quittungen abholen!
  • Bei Übermittlungsproblemen zwingend Prozessberichte löschen, bevor erneut übermittelt wird, sonst taucht bei der nächsten korrigierten Lieferung ggf. Übermittlungsfehler auf! Dies ist insbesondere wichtig, wenn aufgrund der kurzfristigen Budgetlisten des Schulamts Änderungen eingepflegt wurden und erneut übermittelt werden muss.

Daten abholen: Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Übermittlung aus ASD, Button Daten abholen

Ansprechpartner zur US eintragen: Datei, Schulische Daten, Schulen, Organisation 20/21, Reiter Unterrichtssitzation (US)

Vorbereitung und Datenübermittlung:
https://www.asv.bayern.de/doku/gms/unterrichtssituation/us_datenuebermittlung\\

  • Daten abholen
  • Ansprechpartner eintragen
  • Abgleichdaten zu Lehrkräften verwerfen
  • Summendaten erfassen
  • Kommentare erfassen
  • Daten übermitteln
  • bei K-Fehlern dennoch übermitteln
  • bei M-Fehlern Fehler verbessern und erneut Daten übermitteln
  • Quittungen abholen, bei Fehlern verbessern und erneut übermitteln, ggf. Prozessberichte löschen (s.o.)
  • niemals neu übermitteln, bevor die Quittung abgeholt wurde!
  • bei erfolgreicher Übermittlung freuen

Abbruch der Übermittlung

  • Wenn die Übermittlung ohne spezifische Fehlermeldung abbricht, bitte an den zuständigen Multi wenden.
  • In einigen Fällen helfen auch die „Finde-„Fehlersuchen der Konsistenzprüfung 2.1 weiter (Datei –> Verwaltung –> Schnittstellen –> Konsistenzprüfung 2.1 –> starten –> Prüfung ausführen –> US-Unterstützung → Finde…).

Abgabe erklären

Nur nach Aufforderung durch ASV-Multi oder Schulamt:

Abgabe erklären, wenn keine Änderungen nötig/zu erwarten sind:
https://www.asv.bayern.de/doku/gms/unterrichtssituation/us_abgabe\\

  • Kontrollzahlen bestätigen
  • Abgabe erklären nicht vergessen
  • bei erfolgreicher Abgabe schulscharfe Sicherung und unbedingt erneut freuen

Die Abgabe der US darf nur in Rücksprache mit dem zuständigen ASV-Multi oder dem Schulamt erklärt werden. Dies hat den Vorteil, dass die Schulen im Meldezeitraum mehrfach melden können, um (Zug um Zug) Fehler zu bereinigen. Wer mit der US vor dem 10.10.2023 „fertig“ ist, meldet dies bitte seinem Schulrat, damit dieser mit der „Draufschau“ beginnen kann. Nach dem 10.10.23 Neumeldungen nur noch nach Rücksprache mit dem zuständigen Schulrat.