Amtliche Schulverwaltung
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Schülerdaten in ASD aktualisieren

Wem hilft dieser Arbeitsschritt?

Dieser Schritt ist im Wesentlichen in zwei Fällen notwendig:
1) Im Lauf des Schuljahres ändern sich die Daten eines Schülers. Ändert man in ASV Stammdaten wie beispielsweise Nachname oder Vorname, so bleiben diese Änderungen zunächst lokal und werden NICHT gleichzeitig in ASD geändert. Die Aktualisierung in ASD erfolgt mit Hilfe des Buttons „Schülerdaten“. Vorteil: Wechselt ein davon betroffener Schüler an eine andere Schule, so erhält diese neue Schule beim Abholen aus ASD nicht mehr die bei der letzten US gespeicherten „alten“ Daten, sondern bereits die aktuellen Werte.

2) Ein Schüler kommt neu an die Schule und wird daher in ASD abgeholt, allerdings wird er nur mit „falschen“ leicht abgeänderten Daten in ASD gefunden, weil die abgebende Schule beispielsweise nicht alle Vornamen korrekt eingepflegt hat oder z.B. im Nachnamen einen Akzent vergessen hat. In diesem Fall muss die aufnehmende Schule den Schüler zunächst mit „falschem“ Namen aufnehmen und sogar mit „falschem“ Namen bei der US melden, da ansonsten eine Schülerdublette erzeugt wird, was die Übermittlung der US verhindert. Nach erfolgter Übermittlung können dann zu einem späteren Zeitpunkt die Daten in ASV korrigiert werden. Die korrekten Daten können nun mittels „Schülerdaten“ an ASD gemeldet werden.

Was ist zu tun?

Der Vorgang erfordert nur ein paar Klicks: Öffnen Sie die ASD-Schnittstelle (Datei/Verwaltung/ASD-Schnittstelle) und wählen den Reiter Übermittlung an ASD.

Nach Anklicken des Buttons „Schülerdaten“ erhalten Sie (evtl. nach Eingabe des OWA-Passworts) eine Liste von Schülern, deren Daten an ASD gemeldet werden sollten:

Markieren Sie nun einzelne oder alle Schüler, deren Daten tatsächlich an ASD gesendet werden sollen.

Nur die blau hinterlegten werden nach Klick auf den Button „Daten senden“ übermittelt.