Amtliche Schulverwaltung
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Anlegen einer Schule in ASV

Voraussetzungen

Die Installation der ASV ist abgeschlossen, d.h.

  • die ASV-Serverkomponente (DSS) ist auf dem Server oder einem anderen Rechner im Verwaltungsnetz installiert und
  • auf (mindestens) einem Rechner (das kann der gleiche Rechner sein, auf dem auch der DSS installiert ist) im Verwaltungsnetz ist die ASV-Clientkomponente installiert.

Bei einer regional-zentralen Installation (Betrieb des DSS durch den Sachaufwandsträger für mehrere Schulen) ist dieser Schritt durch den Sachaufwandsträger zu erledigen. Der Schule werden dann nur die Kennung und das Passwort des ASV-Schul-Administrators mitgeteilt.

Bitte ändern Sie nach der Installation unverzüglich das Passwort des Systemadministrators sowie der ASV-Schul-Administratoren! Tragen Sie das geänderte Passwort in der Installationsmitschrift ein.

Neuanlage einer Schule

Bevor Sie Ihre aus den Altprogrammen exportierten Daten in die ASV importieren können, muss ASV für Ihre Schule vorbereitet werden. Bei der Auslieferung wird eine Schuldatenbank mitgeliefert – ASV „kennt“ also Ihre Schule bereits. Mit Anlage Ihrer Schule werden die im Dienststellenverzeichnis hinterlegten Informationen (Kontaktdaten, Informationen zum Bildungs- und Betreuungsangebot) auf das System übertragen.

Für die Neuanlage einer Schule müssen Sie als ASV-Systemadministrator angemeldet sein. Dieser vordefinierte Benutzer darf im Wesentlichen nur eine Schule (ohne Lehrer- und Schülerdaten) anlegen.

Melden Sie sich mit der Benutzerkennung sys und dem Passwort !!ASV!! an der ASV an (Groß- und Kleinschreibung beachten!)

Wenn die Neuerfassungsmaske für Schulen nicht automatisch geöffnet ist, dann Öffnen Sie das Modul Schulen über das Menü Datei / Schulische Daten / Schulen. Über das Icon neuen Datensatz hinzufügen können Sie die neue Schule anlegen. Achten Sie auf die Wahl des korrekten Schuljahres.

Sie sehen die Neuerfassungsmaske für Schulen. Geben Sie in der Maske in das Feld Schul- Dienststellennummer Ihre Schulnummer ein und drücken Sie die TAB-Taste oder wechseln Sie mit der Maus in ein anderes Feld.

In sehr seltenen Fällen (Neugründungen, die noch nicht erfasst sind) kann es vorkommen, dass Ihre Schule in dieser Liste nicht auftaucht. Bitte kontrollieren Sie Ihre vierstellige Schulnmmer. Wenn es sich um eine neu gegründete Schule handelt, dann lesen Sie bitte folgende Anleitung.

Nun werden Sie aufgefordert, Ihre Schule am ZSS anzumelden. Diese Anmeldung setzt voraus, dass Sie in der ASV-Serverkomponente das Zertifikat zur verschlüsselten Kommunikation zwischen DSS und ZSS installiert haben.

Ohne Verbindung zum ZSS kann keine neue Schule angelegt werden.
Falls der Verbindungsaufbau zum ZSS nicht gelingt, prüfen Sie den Zugriff auf den ZSS. Es könnte auch daran liegen, dass der DSS hinter einem Proxy liegt. Lesen Sie in diesem Fall nach, wie der Proxy in ASV einzutragen ist.

Geben Sie Ihre Schulnummer sowie das OWA-Passwort (Passwort für das Schulportal) an und klicken Sie auf OK.
Als Sachaufwandsträger oder zentraler Betreiber für mehrere Schulen benötigen Sie eine eigene Kennung für das Schulportal. Geben Sie in diesem Fall für die Verbindung zum Zentralsystem statt der Schulnummer ihre Kennung (asv.musterstadt) an.

Falls die Verbindung zum ZSS nicht hergestellt werden kann, erhalten Sie in jedem Fall eine deutliche Warnung.
Falls keine Warnung erscheint, klappt die Kommunikation mit dem ZSS.

Möglicherweise erhalten Sie an dieser Stelle die Meldung, dass ein Update der Wertelisten nötig ist. Führen Sie in diesem Fall das Wertelistenupdate durch. In der Regel ist das Update in wenigen Minuten abgeschlossen, in Einzelfällen kann es bei ausgelasteten Systemen auch länger dauern!

Die ASV sollte einige Stammdaten Ihrer Schule (Schulname, Schulart) bereits kennen und nachfragen, ob Sie diese Schule wirklich anlegen möchten. Bestätigen Sie dies mit OK.

Nach wenigen Sekunden erscheint die Meldung, dass für Ihre Schule der Benutzer adminNNNNSS angelegt wurden (NNNN ist Ihre vierstellige Schulnummer, SS ist der Schultyp (RS, GY, VS, GMS …). Der ASV-Schul-Administrator hat zunächst das Standardpasswort !11.22.3333!.

Hauptaufgaben des ASV-Administrators (adminNNNNSS - nicht zu verwechseln mit dem ASV-Systemadministrator „sys“) sind

  • die Durchführung der Altdatenübernahme
  • das Anlegen weiterer Benutzer in der ASV
  • Rollenzuweisung

Hinweis für Sachaufwandsträger oder externe Anbieter, die mehrere Schulen in einer Datenbasis verwalten.
Bitte ändern Sie als Systemadministrator vor Weitergabe des Administratorpassworts dieses wie oben beschrieben. Anderenfalls kann sich ein Administrator in Kenntnis des Standard-Passwortes u.U. Zugang zu den Daten einer anderen Schule verschaffen.

Nun ist zwar die Schule in der Datenbank angelegt, es fehlen jedoch noch die Daten der Lehrkräfte, der Schüler und des Unterrichts.
Diese Daten werden im Prozess Altdatenübernahme zunächst aus den Altprogrammen WinLD und WinSD ausgespielt und anschließend in die ASV importiert.

Vor der Altdatenübernahme befindet sich die Schule in einem Schwebezustand. Der Benutzer adminNNNNSS kann sich zwar einloggen, sieht aber die eigene Schule nicht. Falls keine Altdaten vorliegen kann die Schule auch als adminNNNNSS (Administrator) ohne Altdatenübernahme angelegt werden. Erst wenn dieser Schritt erledigt ist, kann sich der Benutzer schulNNNNSS anmelden und die manuelle Erfassung der Daten kann beginnen.

Erst nach der Altdatenübernahme kann deshalb der Administrator Nutzer verwalten und Passwörter ändern (u.a. auch das eigene).

Als Betreiber für mehrere Schulen können Sie weitere Schulen anlegen, indem Sie im Modul Schulen mit dem ersten Icon einen neuen Datensatz erfassen und die beschriebenen Schritte wiederholen.

Falls Sie bis jetzt das Passwort des ASV-Systemadministrators sys noch nicht geändert haben, holen Sie dies bitte jetzt nach.

Wenn in dieser ASV-Installation mehrere Schulen angelegt werden sollen, dann können Sie die weiteren Schulen analog anlegen.

Wenn mehrere Schulen unter gemeinsamer Verwaltung stehen, z.B. eine Grund- und Mittelschule mit einem gemeinsamen Sekretariat, dann sollte ein ASV-Schuladministrator für diese gemeinsam verwalteten Schulen berchtigt werden. Sehen Sie dazu die Anleitung unter Administratoren der Schule.

An dieser Stelle sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen.

Sie haben nun Ihre Schule in ASV angelegt. Die Schule kann nun mit dem Import der Daten in die so vorbereitete ASV fortfahren.

Der Systemadministrator einer Installation führt keine Altdatenübernahme durch!! Bitte die Kennung des angelegten Benutzers adminNNNNSS an die entsprechende Person an der Schule weitergeben, die diese Aufgabe anschließend durchführt.