Amtliche Schulverwaltung
Sie befinden sich hier: start » gms » szenarien » s02

Szenario 2

Basisaufgaben

Aufgabe 1:

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die in ASV bereitgestellten Funktionen zur Erstellung von Berichten und Listen:

Tipp 1: Das Berichtskonzept in ASV weicht in einigen Punkten von der Umsetzung in den Altverfahren ab (WinSD/ WinLD). Da in ASV verschiedene Datenbereiche (z. B. Lehrer, Schüler, Klassen etc.) verwaltet werden, sind auch die zugehörigen Berichte diesen Datenbereichen zugeordnet. Zum Auffinden eines Berichts in der Berichtsbibliothek muss dazu im Navigator zunächst der passende Datenbereich ausgewählt werden. Hier lassen sich selbstverständlich auch mehrere Datenbereiche auswählen, so dass alle Berichte, die diesen Datenbereichen zugeordnet sind, zur Auswahl angeboten werden. Beim Anwenden einer Berichtsschablone entspricht dann das Erscheinungsbild des Navigators zur Auswahl der Datensätze in der Berichtsbibliothek dem des korrespondierenden Fachmoduls und kann entsprechend beeinflusst werden.

Tipp 2: Während Berichte im Altverfahren direkt oder durch das Anlegen einer Kopie der zugehörigen Berichtsdatei (ahr-Datei) bearbeitbar waren, können in ASV die zentral bereitgestellte Berichte (sog. globale Berichtsschablonen) vom Anwender nicht direkt editiert werden. Derzeit ist für den Anwender auf den ersten Blick nicht erkennbar, ob es sich um eine unveränderliche Berichtsschablone handelt. Indirekt lässt sich aber in der Berichtsbibliothek-Verwaltung durch die (fehlenden) Bearbeitungsmöglichkeiten eine Zuordnung vornehmen. Dabei gilt als Faustregel: Ein Bericht kann in Kopie (durch Export und erneuten Import) immer dann bearbeitet werden, wenn er mit einem ASV-eigenen Werkzeug erstellt wurde (Listengenerator, Serienbrief- oder Etikettengenerator). Handelt es sich um eine sog. fortgeschrittene Berichtsschablone, die mit einem externen Werkzeug (iReport) erstellt wurde, lässt sich ein Bericht auch dann nicht modifizieren.

Aus arbeitsökonomischen Erwägungen empfehlen wir in einem ersten Schritt stets zu prüfen, ob ein Listen- oder Berichtswunsch mit den zur Verfügung stehenden Berichten umgesetzt werden kann. Erst in einem zweiten Schritt sollten Listen nach individuellen Anforderungen erstellt oder bestehende Berichte modifiziert werden.

Aufgabe 2:

  • Melden Sie sich an Ihrer ASV-Installation als Benutzer mit Schulleitungsrechten an und prüfen Sie, ob neue Anwendungsdaten (Berichte, Filter etc.) zur Verfügung stehen.
  • Wechseln Sie in das Menü Berichtsbibliothek-Auswertungen und sichten Sie die vorhandenen Berichtsschablonen in den unterschiedlichen Datenbereichen.
  • Lassen Sie sich durch Klick auf Strg + A im Maskenelement Datenbereich des Navigators alle vorhandenen Berichte anzeigen und passen Sie die Ansicht in der Berichtsliste so an, dass der jeweilige Datenbereich ersichtlich ist.
  • Wählen Sie aus den Datenbereichen Schüler, Lehrkräfte und Klassen/ Klassengruppen je einen Bericht aus wechseln Sie vom Reiter „Berichtsschablone/Paket auswählen“ auf den Reiter „Berichtsschablone/Paket anwenden“. Passen Sie testweise das Erscheinungsbild des Navigators Ihren Bedürfnissen an: Verfügbare Spalten (ein/ausblenden), Sortierung ändern etc.

Aufgabe 3:

Erstellen Sie unter Verwendung bestehender Berichtsvorlagen folgende Auswertungen:

  • Klassenliste einer oder mehrerer Klassen Ihrer Wahl
  • Eine Liste, aus der die Religionszugehörigkeit der Schüler pro Jahrgangsstufe und der besuchte Religionsunterricht hervorgeht
  • Ein Klassenliste mit Anschriften der Schüler einer Klasse
  • Eine Klassenübersicht (interne Schulstatistik)
  • Eine Geburtstagsliste für die Lehrkräfte an Ihrer Schule

Lassen Sie sich vor der Auswahl der Datensätze das Muster eines Berichts anzeigen, um vor der Anwendung bewerten zu können, ob er Ihren Vorstellungen entspricht. Experimentieren Sie mit den verschiedenen Ausgabeformaten: Drucker, .pdf, Vorschau etc. Prüfen Sie, unter welchen Voraussetzungen die Ausgabe eines Berichts als .csv Datei bzw. in die Zwischenablage möglich bzw. sinnvoll ist.

Aufgabe 4:

Für die Planung des Sportunterrichts benötigen Sie eine Liste aller männlichen/ weiblichen Schüler der Klassen Xa und Xb.

  • Erstellen Sie eine Liste aller männlichen oder weiblichen Schüler dieser Klassen, in der die LK handschriftlich Einträge zur Anwesenheit vornehmen kann.
  • Sie möchten in der eben erstellten Liste nur die Schüler eines bestimmenten Jahrgangs erhalten. Welche Möglichkeiten der Umsetzung gibt es in ASV dazu?

Aufgabe 5:

ASV stellt zum Drucken von einfachen Listen den Listengenerator zur Verfügung.

  • Rufen Sie den Listengenerator auf
  • Legen Sie eine neue Schülerliste TestPARA an
  • Lassen Sie sich Geschlecht und Geburtsdatum ausgeben
  • Nehmen Sie das Schuljahr, die Jahrgangsstufe sowie das aktuelle Datum in den Kopfbereich der Liste auf sowie die Seitenzahl des Berichts in der Fußzeile
  • Ändern Sie die Spaltenbreite und die Schriftart der Liste
  • Stellen Sie sicher, dass die Kopfzeile nur auf der ersten Seite einer Liste ausgegeben wird.
  • Vergrößern Sie die Schrift im Kopfbereich und verändern Sie den Schriftsatz auf Fettdruck.
  • Passen Sie ggf. das Layout und die Seitenränder Ihren Vorstellungen an.

Aufgabe 6:

Nachdem Sie die den Listengenerator in der letzten Aufgabe kennengelernt haben, soll nun eine bestehende Liste erweitert werden. Verwenden Sie als Grundlage den folgenden Bericht PARA_Schüler_Test01.

  • Rufen Sie nun die Berichtsbibliothek-Verwaltung auf. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nicht um das Werkzeug handelt, das Sie in den Aufgaben 2-4 verwendet haben. Die Berichtsbibliothek-Verwaltung ist ein eigenes Modul zur Pflege und zum Im- bzw. Export von Berichten.
  • Importieren Sie über die modulbezogenen Funktionen den eben herunter geladenen Bericht (siehe oben).
  • Schließen Sie die Berichtsbibliothek Verwaltung und wechseln Sie wieder in die Berichtsbibliothek-Auswertung. Kontrollieren Sie, ob der Bericht PARA_Schüler_Test01 im Datenbereich Schüler vorhanden ist.

Nach dem Import kann ein Bericht über das Symbol „Bearbeiten“ wieder verändert werden:

Bearbeiten Sie den bestehenden Bericht:

  • Ergänzen Sie die Wohnort-Adresse des Schülers
  • Nehmen Sie die Religionszugehörigkeit mit auf.
  • Verändern Sie die Spaltenanordnung.

Aufgabe 7:

Überlegen Sie, welche weiteren Listen/ Berichte Sie im Schulalltag häufig benötigen.

  • Prüfen Sie die Berichtsbibliothek auf geeignete Berichte und erstellen Sie einige Listen.
  • Versuchen Sie bei der Auswahl ggf. einen vorhandenen Filter einzusetzen (vgl. Aufgabe 4) oder einen neuen Filter zu erstellen.
  • Entspricht ein vorhandener Bericht nicht ganz Ihren Vorstellungen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
    • Erstellen Sie mit Hilfe des Listengenerators einen eigenen Bericht;
    • Exportieren Sie einen vorhandenen Bericht und importieren sie diesen wieder unter einem neuen Namen (vgl. Aufgabe 6). Sofern es sich nicht um einen globalen Bericht handelt (vgl. Tipp 2), der mit Hilfe externer Werkzeuge erstellt wurde, können Sie diesen bearbeiten.

Bonusaufgaben:

Erstellen Sie eine Übersicht über

  • alle Schüler mit Bekenntnis RK, die den Ethikunterricht besuchen.
  • Klassen (M/W, Raum und Klassleitung)
  • alle Lehrer in Teilzeit inkl. Grund, Fächerkombination und Stundenanzahl.
    Im nächsten Schritt sollen nur die unterhälftig Beschäftigten angezeigt werden.

Fragen zu Szenario 2

Hier könnte man auch noch nachschauen: http://www.asv.bayern.de/wiki/gms/listengenerator/start

Frage: Beim Aufrufen der Berichtsbibliothek erscheint die Meldung: „Es sind keine Berichte/Pakete zum ausgewählten Datenbereich vorhanden“. Ich bin als Schulleiter angemeldet. Muss man die Berichte/Pakete extra importieren - und wenn ja woher?
Die zentral bereitgestellten Berichte erhält man über die Aktualisierung der Anwendungsdaten. Auf diesem Weg werden auch neue Berichte und Änderungen anbestehenden Berichten bereitgestellt.