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Amtliche Schulverwaltung
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Szenario 5

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird jeweils nur die männliche Form verwendet, die weibliche Form ist dabei jeweils mit eingeschlossen!

Basisaufgaben

Aufgabe 1: Überblick

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die in ASV bereitgestellten Funktionen zur Neuaufnahme von Schülern - Die folgenden Links beinhalten alle zur Lösung der weiteren Aufgaben nötigen Informationen:

Bevor Sie mit Ihrem Echtdatenbestand die Szenarien bearbeiten, erstellen Sie bitte unbedingt eine Datensicherung. Damit ist sichergestellt, dass Sie jederzeit wieder zu einem definierten Ausgangszustand zurückkehren können.
Als Alternative bietet sich auch ein Testsystem an. So können Sie z.B. eine Sicherung Ihres Datenbestandes in eine weitere ASV Installation (z.B. auf Ihrem Laptop) einspielen und dort bedenkenlos alle möglichen Veränderungen vornehmen, da der produktive Bestand nicht gefährdet ist.
Außerdem sollten Sie vor der Bearbeitung der Aufgaben überprüfen, ob Ihr ASV auf die aktuellste Version upgedatet ist und die Wertelisten aktuell sind.

Aufgabe 2: Wie können einzelne Schüler in ASV erfasst werden?

Schüler bereits in ASD vorhanden

  • Ein Schüler wird bei Ihnen neu angemeldet:
Datenfeld Grundschule Mittelschule
Vorname: Eins Max
Nachname: Szenario Muster
Geburtsdatum: 01.01.2008 01.04.2003
Geschlecht: m m

Dieser Schüler sollte in ASD zu finden sein!

  • Nehmen Sie den Schüler in eine entsprechende Klasse auf.

Schüler nicht in ASD vorhanden

  • In Anlehnung an Szenario 1, legen Sie einen neuen Schüler aus Ihrem Schulsprengel an.

Aufgabe 3: Designmodus - Wie können Neuaufnahmemasken für Schüler erstellt werden?

(Info zu den Aufgaben 3 - 6: Die Neuaufnahme von Schülern über eine selbst erstellte Neuaufnahmemaske ist möglich aber nicht unbedingt notwendig. Sie könnte in folgendem Fall eine Hilfe darstellen:) Vor Beginn des neuen Schuljahres ist häufig eine große Anzahl an Schülern zu erfassen (z. B. Schuleinschreibung). Eine Erleichterung für die Erfassung neuer Schüler ist in Anlehnung an die Vorbesetzungsmasken aus WinSD die Neuaufnahme im sogenannten „Designmodus“. Es ermöglicht einer Schule spezielle Neuaufnahmemasken zu erstellen, die dann während der Neuaufnahme von großen Mengen an Schülern zur schnelleren Ersterfassung genutzt werden können.

  1. Erstellen Sie unter Datei - Verwaltung eine Neuaufnahmemaske im Designmodus.
  2. Nennen Sie diese Maske „Szenario 5“ und speichern Sie diese ab.
  3. Über den Reiter „Design“ im Navigatorbereich können Sie die einzelnen Datenfelder auswählen.
  4. Wählen Sie folgende Felder: Erziehungsberechtigter Anschrift, Weiterer Erziehungsberechtigter Anschrift, Einschulungsjahr, Von Schule
    zusätzl. in einer Mittelschule: Eignung laut Übertrittszeugnis.
  5. Speichern Sie abschließend die Maske nochmals ab.

Aufgabe 4: Designmodus - Schüler über Neuaufnahmemaske erfassen

Legen Sie einen neuen fiktiven Schüler über Datei - Schüler - Neuaufnahme-Erfassungsmodus an.

  1. Wählen Sie dazu die von Ihnen erstellte Neuaufnahmemaske „Szenario 5“ aus.
  2. Über das Symbol Neuen Datensatz anlegen in der Modulsymbolleiste erscheint das Fenster Erfassen eines neuen Schülers.
  3. Legen Sie dort einen Schüler, der noch nicht in ASD vorhanden ist.
  4. Nun können Sie in der Neuaufnahmemaske „Szenario 5“ die entsprechenden Datenfelder ausfüllen.
  5. Speichern Sie abschließend den Schüler über das Symbol Neuen/geänderten Datensatz speichern ab.

Aufgabe 5: Designmodus - Können Neuaufnahmemaske mit Vorbesetzungen belegt werden?

Um den Arbeitsablauf zu vereinfachen kann man bereits in der Maske Standardwerte setzen. Dies ist zu empfehlen in allen Feldern, in denen meist derselbe Eintrag zu machen ist. Man kann entweder eine bestehende Neuaufnahmemaske ändern oder eine neue erstellen. In unserem Beispiel wollen wir die von Ihnen erstellte Maske aus Aufgabe 3 anpassen:

Datenbereich
Erziehungsberechtigter Anschrift weiterer Erziehungsberechtigter Anschrift Einschulungsjahr
(nur für Grundschulen)
Eignung laut Übertrittszeugnis
(nur für Mittelschulen)
Art: Mutter Art: Vater 01.08.2015 MS
Anrede: Frau Anrede: Herr
PLZ: 80001 Anschrift: wie Erziehungsberechtigte/r
Ort: München
  1. Wechseln Sie über Datei - Verwaltung in die Neuaufnahmemaske im Designmodus.
  2. Wählen Sie die Maske „Szenario 5“ aus.
  3. Wählen Sie dazu auf der Maske die Felder aus der obigen Tabelle mit Doppelklick aus. Wählen Sie den Standardwert aus der Auswahlliste aus bzw. tragen Sie die Werte ein.
  4. Speichern Sie abschließend die Maske nochmals ab.

Aufgabe 6: Designmodus - Neuaufnahmemaske mit Vorbesetzungen testen

  • Damit Sie die nun vorbesetzte Maske testen können, legen Sie bitte analog zu Aufgabe 4 einen weiteren Schüler an. Nun sollten die von Ihnen ausgewählten Vorbesetzungen erscheinen.

Aufgabe 7: Wie können die Daten des Einwohnermeldeamtes importiert werden? (Schnittstelle)

In der beigefügten Daten.zip Datei sind die beiden Dateien (*.dbl, *.prn) für die Aufgaben 7 und 8 enthalten!

  1. Laden Sie sich die zip-Datei herunter und entpacken Sie sie in ein geeignetes Verzeichnis.
  2. Legen Sie in ASV eine Organisationsklasse für die importierten Schüler an.
  3. Wählen Sie unter Datei - Verwaltung - Schnittstelle die entsprechende Option zum Import der Einwohnermeldeamtsdatei. (Eventuell muss über Datei → Verwaltung → Anwendungsdaten aktualisieren die Schnittstelle noch nachgeladen werden)
  4. Wählen Sie im anschließenden Prozess die *.dbl Datei aus und wählen als Zielklasse die Organisationsklasse (siehe Punkt 2) aus.
  5. Überprüfen Sie im Modul Schüler, ob die Datensätze vorhanden sind.

Aufgabe 8: Wie werden Daten einer anderen Schule importiert? (Schnittstelle)

  1. Wählen Sie unter Datei - Verwaltung - Schnittstelle die entsprechende Option zum Import der Daten von sd-andre.prn.
  2. Starten Sie den Import und wählen Sie die aus Aufgabe 7 entpackte Datei sd-andre.prn aus.
  3. Nach Abschluss sollte eine Organisationsklasse SD-A ORG mit der betreffenden Schülerin angelegt worden sein.

Aufgabe 9: Löschen von angelegten Daten

  1. Löschen Sie alle in diesem Szenario fiktiv angelegten Schüler und anschließend die Klassen.
  2. Spielen Sie die Datensicherung aus Aufgabe 1 wieder ein (Rücksicherung).

Video - Tutorial

Bonusaufgaben

  • Legen Sie einen Schüler mit einer Straße ohne Hausnummer an.
  • Legen Sie einen Schüler mit außerbayerischem Wohnort an.
  • Legen Sie einen Schüler an, der in einem Wohnheim wohnt.
  • Ändern Sie einen Schüler so um, dass der Erziehungsberechtigte ein Verwandter ist.