Amtliche Schulverwaltung
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Ausfüllhinweise

Zum Schuljahresbeginn wird zur Prüfung der Status der ASV-Installationen an allen Grund- und Mittelschulen basierend auf einem Bericht eine Umfrage durchgeführt.

Zunächst finden Sie hier Hinweise für den Abruf des Berichts und zur Beantwortung der Umfrage.

Bericht

  • Starten Sie ASV und melden sich dort mit der Administrator-Kennung ihrer Schule an (Kennung zur Anmeldung adminXXXXGMS - XXXX steht für Ihre vierstellige Schulnummer). Sollte das Kennwort noch nicht geändert worden sein, lautet es !11.22.3333! (Bitte achten Sie darauf, dieses spätestens nach der Altdatenübernahme zu ändern - vergleichen Sie ggf. dazu Ihr Installationsprotokoll des Dienstleisters).
  • Um den aktuellen Bericht vom Zentralsystem abzurufen, aktualisieren Sie die Anwendungsdaten Anwendungsdaten (Menü - Verwaltung - Anwendungsdaten aktualisieren).
    Zur Anmeldung am Zentralsystem verwenden Sie Ihre OWA-Zugangsdaten
  • Nach einer erfolgreichen Übertragung rufen Sie das Menü - Auswertungen - Berichtsbibliothek auf.
  • In diesem Modul bleiben Sie zuerst auf dem Reiter Berichtsschablone/Paket auswählen und wählen ihre Schule und den Datenbereich Administratoren aus. Wählen Sie den Bericht Kontrollbericht aus.

  • Anschließend wechseln Sie auf den Reiter Berichtsschablone/Paket anwenden. Hier sollte immer noch Ihre Schule markiert sein. Wählen Sie Ihre Administrationskennung aus und führen Sie den Bericht aus, indem Sie die Schaltfläche anwenden betätigen.
  • Der Bericht liefert fünf Ergebnispunkte, die Sie anschließend in die Umfrage übertragen sollen, während Sie den Bericht selbst unterschrieben zu Ihren Akten legen. Ein Beispiel für das Ergebnis eines angewandten Berichts ist direkt unterhalb abgebildet.

    Beim aktuellen Kontrollbericht (Stand 05.10.2016) handelt es sich um die Version 1.4.
    Die Versionsnummer entnehmen Sie dem Ausdruck des Berichts oben rechts.

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Ein möglicher Hinweis auf nicht aktuelle Wertelisten (nicht im Screenshot abgebildet) ist derzeit ein Standardfall. Da Sie als adminXXXXGMS keine Möglichkeit haben, das WL-Update anzustoßen, besteht kein Anlass zu Beunruhigung und kein akuter Handlungsbedarf: Das WL-Update können Sie nach der Altdatenübernahme jederzeit nachholen. Dies führt jedoch dazu, dass im erzeugten Bericht das Kreuz für „Die ASV-Installation ist auf dem aktuellen Stand“ fehlt. Im Umfrageformular können Sie dennoch diesen Haken setzen, wenn die Installationsversion im oberen Bereich des Berichts als „(Aktuellste Version)“ angegeben ist. Sollte jedoch Ihre Installation oder die PL-Version nicht aktuell sein, müssen Sie unverzüglich eine Aktualisierung anstoßen.

Umfrage

Zur Umfrage gelangen Sie über das Schulportal. Hier wählen Sie über das entsprechende Icon die Möglichkeiten Umfrage.

Aus den möglichen Punkten wählen sie den Eintrag für die von Ihnen zu beantwortende Umfrage Installationsstatus der Schulverwaltungssoftware ASV zum Schuljahresbeginn 2016 / 2017.


Für die Beantwortung der Umfrage benötigen Sie die Ergebnisse des Berichts.
Prinzipiell gibt es in der Umfrage zwei Fälle, von denen Sie genau einen auswählen können und sollen:

  1. Der Bericht ließ sich mit unserer Installation nicht ausführen.
  2. Der Bericht ließ sich mit unserer Installation ausführen.

Im ersten Fall besitzen Sie die Möglichkeit, aus der darunter erscheinenden Auswahlgruppe einen Ursache auszuwählen.


Trifft keiner der drei zuerst genannten Punkte zu, gibt es insbesondere die Wahlmöglichkeit Sonstiges. Hier können Sie eine kurze Fehlerbeschreibung (maximal 120 Zeichen) eingeben.

Im zweiten Fall ließ sich Bericht ausführen und Sie übertragen bitte exakt dessen Ergebnisse. Dazu markieren Sie die entsprechenden Auswahlboxen.



Wenn Sie für mehrere Schulen zuständig sind, dann müssen Sie auch die Umfrage für jede Schule beantworten, wofür Sie sich jeweils mit der Schulnummer am Schulportal anmelden müssen.