Amtliche Schulverwaltung
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Einrichten des neuen Schuljahres

In ASV werden die Schüler bereits bei der Anlage des neuen Schuljahres im Frühjahr (möglich ab Abgabe der US) pauschal in die neuen Klassen hineinversetzt. Abgänger und Wiederholer können dann jederzeit im Planungsschuljahr (Schuljahr, welches auf das aktuelle Schuljahr folgt) gepflegt werden. Auch die Neuzugänge werden direkt im Planungsschuljahr erfasst. Eine Aufnahme in eine Organisationsklasse ist nach wie vor möglich - aber mit dem Unterschied, dass sich die Organisationsklasse bereits im Planungsschuljahr befindet. In ASV hat man Zugriff auf drei Schuljahre, zwischen welchen man in einer laufenden Sitzung beliebig wechseln kann:

  • Das vorausgehende Schuljahr
  • Das aktuelle Schuljahr
  • Das kommende Schuljahr (Planungsschuljahr)

Vorbereitende Tätigkeiten

Bevor Sie den Prozess Neues Schuljahr anlegen anstoßen, sollten Sie unbedingt die folgenden vorbereitenden Tätigkeiten im aktuellen Schuljahr durchführen. Der Prozess ein neues Schuljahr anzulegen ist irreversibel und kann nur durch Rücksichern der Datenbank auf einen früheren Zeitpunkt rückgängig gemacht werden, deshalb ist es sehr ratsam eine Sicherung der Datenbank zu machen.

Austrittsdatum setzen
Schüler mit Austrittsdatum am Ende des aktuellen Schuljahrs werden nicht ins neue Schuljahr übernommen. Daher ist es sinnvoll, Absolventen pauschal mit einem Austrittsdatum zu versehen. Dies ist am besten mit einer Sammeländerung umzusetzen. Für Grundschulen sind das die Schüler der 4. Klasse, für Mittelschulen die Schüler der 9-Regel und 10. Klassen. Falls doch ein Absolvent an der Schule verbleibt (z.B. als Wiederholer), kann dieser Ausnahmefall auch nachträglich durch Löschen der Austrittsinformationen und Sammelversetzen in das neue Schuljahr nachgepflegt werden. Die Angaben über das Austrittsdatum finden Sie im Modul Schüler auf dem Reiter Eintritt/Austritt. Setzen Sie für die Abgänger der 4. Klassen als Austrittsdatum den 31.07. des laufenden Schuljahres, für Absolventen der 9. und 10. Klassen das Datum der Entlassung.

Zielklassen überarbeiten
Schüler werden in die Zielklassen des neuen Schuljahres versetzt. Die Einstellung dafür finden Sie auf dem Reiter Stammdaten im Modul Klassen. Diese sind jedoch beim erstmaligen Aufruf des Prozesses neues Schuljahr noch nicht gesetzt bzw. müssen in jedem Fall nachbearbeitet werden, auch für Austrittsklassen. ASV schlägt automatisch die nächsthöher Klassenstufe vor, z.B werden Schüler der 1a im Planungsschuljahr der Klasse 2a zugeordnet. Abgangsklassen können als Zielklasse AUS-Klassen angeben (z.B. AUS statt der von ASV vorgeschlagenen 5a für eine Klasse 4a). Hinweis: Klassengruppen innerhalb einer Klasse können keine unterschiedlichen Zielklassen erhalten. Bei jahrgangsgemischten Klassen (z.B. 1/2 mit Klassengruppe 1 für die 1. Jahrgangsstufe und Klassengruppe 2 für die 2. Jahrgangstufe), werden zunächst alle Schüler der Zielklasse 3a zugeordnet. Über eine Sammelversetzung lässt sich dies jedoch im Planungsschuljahr wieder verändern.

Falls Sie die Planung nach beendeter Sitzung fortsetzen wollen, achten Sie bitte darauf, das Planungsschuljahr einzustellen (Im Planungsschuljahr ist ein roter Balken unten im Fenster.). Bei jedem Start von ASV wird wieder das aktuelle Schuljahr eingestellt!

Aktuelles Schuljahr Planungsschuljahr

Beim Prozess Neues Schuljahr anlegen geschieht folgendes:

  • Die Klassenstruktur (d.h. Klassen/Klassengruppen (inklusive Ausbildungsrichtungen) und die Unterrichtselemente werden in das Planungsschuljahr kopiert (nicht hochversetzt!). Beispiel: Existiert im aktuellen Schuljahr eine Klasse 8B mit zwei Klassengruppen der Ausbildungsrichtungen Englisch Kurs I und Englisch Kurs II, so existiert auch im Planungsschuljahr eine Klasse 8B mit diesen Ausbildungsrichtungen.
  • Alle Schüler werden in die Zielklasse versetzt.
    • Existiert durch den Kopiervorgang keine Klassengruppe mit der passenden Bezeichnung in der Zielklasse, so wird diese angelegt. Dabei bleibt eine verwaiste Klassengruppe zunächst leer (d.h. ohne Schüler) stehen.
    • Existiert im Planungsschuljahr noch keine passende Klasse, so wird diese zunächst als Organisationsklasse angelegt.
  • Die Stammdaten aller Lehrkräfte (ggf. mit Ausnahme derer, die vor dem 01.08. des Vorjahres abgegangen sind) werden dem Planungsschuljahr zugeordnet (nicht neu angelegt!). Dabei werden Mehrungen/Minderungen automatisch angepasst. Die schuljahresbezogenen Daten bleiben dabei im aktuellen Schuljahr unverändert!

Folgende Übersicht erläutert den Vorgang bzgl. der Klassen/Klassengruppen.

  • Das neue Schuljahr kann erst nach erfolgreicher Abgabe der US angelegt werden (→ Statistik-Zeitscheibe vorhanden).
  • Beim Anlegen eines neuen Schuljahres werden die Daten des vorletzten Schuljahres entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.

Das Anlegen eines neuen Schuljahrs muss als Benutzer mit Schulleitungsrechten durchgeführt werden.

Durchführung

Der Prozess „Neues Schuljahr einrichten“ (Datei→Verwaltung→Neues Schuljahr einrichten) kann je Schule genau einmal auf der Datenbank durchgeführt werden und kann nicht rückgängig gemacht werden!
Sichern Sie jetzt unbedingt Ihre Daten!

Rufen Sie im aktuellen Schuljahr mit Schulleitungsrechten unter Datei→Verwaltung das Modul Neues Schuljahr einrichten auf.

Beim Anlegen der Datenstrukturen für das neue Schuljahr können gleichzeitig Daten des aktuellen Schuljahrs in das neue Schuljahr kopiert werden.

Beachten Sie dabei bitte bei den Einstellungen:

  • Jede Schule muss selbst entscheiden, welche Einstellungen des Vorjahres übernommen werden sollen.
  • Zuordnung von Unterrichtselementen: Es kann sich empfehlen, kein Unterrichtselement zu übernehmen. Der Löschaufwand kann aber den Aufwand einer Neueingabe um ein Vielfaches übersteigen!
  • Klassleiter/Räume/etc. übernehmen: Übernimmt den Klassleiter z.B. der 7A in die 7A (nicht: 8A)
  • Zuordnung von Lehrkräften zu Unterrichtselementen beibehalten: LK „Meier“ wird z.B. dem Unterrichtselement Deutsch/7A auch im neuen Schuljahr zugeordnet – nicht „hochversetzt“!
  • Lehrkräfte nicht übernehmen, die vor dem 1.10.xx abgegangen sind
  • Aus Gründen der Redundanz empfiehlt es sich, abgegangene Lehrkräfte wie im Altsystem nicht weiter zu führen (Abgang melden, im nächsten Jahr löschen). Sollte man dies doch aus bestimmten Gründen wollen, muss genau darauf geachtet werden, dass die Lehrkraft keine Auswirkungen auf das Budget oder die Meldung hat. Der Abgang der Lehrkraft wäre im Planungsjahr dann zudem gelöscht!

Sind mehrere Schulen im Datenbestand und auf Grund der Berechtigung zugänglich, wählen Sie zunächst die gewünschte Schule aus.
Findet sich die Schule nicht in der Auswahl, so wurde der Prozess für die Schule bereits durchgeführt. Ein zweiter Versuch ist nur durch ein Zurücksetzen der Datenbank der Schule auf den Stand vor dem Anlegen des neuen Schuljahres möglich. Abhängig von den gewählten Einstellungen und Rechnerkapazität kann dieser Vorgang erhebliche Zeit (bis zu mehreren Stunden!) beanspruchen! Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Lehrkräfte den Unterrichtselementen zuordnen lassen.

Nach erfolgreicher Einrichtung des neuen Schuljahres erfolgt eine Meldung.
Es kann dann für eine andere Schule im Zuständigkeitsbereich das neue Schuljahr eingerichtet oder der Dialog abgebrochen werden.

Mögliche Probleme nach Anlage des neuen Schuljahres

ASV legt mit dem neuen Schuljahr in manchen Jahrgangsstufen ( GS: meist 2. und 3.) eine neue Klassengruppe an und versetzt die Schüler in die 2. (neue) Klassengruppe. Deswegen scheinen im Schülermodul manche Klassen leer zu sein. Die Schüler befinden sich jetzt in der 2. Klassengruppe und müssen mit Hilfe einer Sammelversetzung in die 1. Klassengruppe versetzt werden.

Datei → Schüler → Sammelversetzungen
Man wählt jetzt im linken Fenster die Klassengruppe 2a_2 aus, dann hat man alle zukünftigen 2. Klässler der 2a. Im rechten Fenster wählt man bei Klasse die Klassengruppe 2a_1 aus. Alle Schüler markieren und mit dem Doppelpfeil rüber schieben und unten rechts auf Sammelversetzung ausführen gehen. Analog verfährt man mit der 3a_2 in die 3a_1 usw.

Siehe auch diesen Link, Sammelversetzung in andere Klassengruppe http://www.asv.bayern.de/wiki/gms/schueler/schueler_sammelversetzung

Dann geht man ins Klassenmodul auf den Reiter Klassengruppen und löscht jeweils die Klassengruppe 2, d.h man klickt die 2. Klassengruppe an, geht dann oben auf Modulbezogene Funktionen und Klassengruppe löschen. Auch hierzu der Link http://www.asv.bayern.de/wiki/einfuehrung/schulischedaten/klassen/modulbezogene_funktionen/klassengruppe?s[]=klassengruppe&s[]=l%C3%B6schen

Das fälschlich angezeigte Ü verschwindet beim Löschen der 2. Klassengruppe.

Manche Regelklassen werden im neuen Schuljahr als ORG-Klassen angelegt. Unter Klassen/Klassengruppen → Stammdaten die Klassenart überprüfen.

Video Tutorial: Neues Schuljahr anlegen, Schüler zuordnen, Problembehebung