Amtliche Schulverwaltung
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Durchführung der US-Meldung

Voraussetzungen

Sie haben die Datenpflege sowie die Vorbereitungen zur US-Abgabe durchgeführt.

Schulleitung und Ansprechpartner für die US eintragen

Nach der Abholung der Daten und vor der US-Meldung ergänzen Sie bitte im Modul Schulen (Menü Datei → Schulische Daten → Schulen) die folgenden Eintragungen:

  • Schulleitung (auf dem Reiter Unterzeichner <SJ>)


* Ansprechpartner für die US (auf dem Reiter Organisation <SJ>)
Unbedingt auch die zugehörigen Kommunikationsdaten eintragen (Telefon)
.


Dieser Reiter ist erst nach Abholung des Erhebungstermins mittels „Daten abholen“ im Modul ASD-Schnittstelle sichtbar.


Bemerkung aktualisieren

Unter Datei → Unterrichtssituation → Unterrichtssituation, Reiter „Bemerkung“, können Sie die Bemerkung zur US auf den aktuellen Stand bringen. Hier können Sie auf Besonderheiten Ihrer Schule eingehen, z.B. kann hier vermerkt werden, wenn Religionsschüler aufgenommen oder an andere Schulen abgegeben werden.


Lehrerdaten aus ASD übernehmen

Bevor Sie die Datenübermittlung beginnen können, müssen Sie zunächst die Lehrerdaten aus ASD übernehmen. Hier ist derzeit noch Vorsicht geboten, weil die VIVA-Daten nur zum Teil aktuell sind. Die Datenübernahme funktioniert so ähnlich wie im Altverfahren mit der Abgleichdatei. Markierte Daten können übernommen werden, die nicht benötigten Daten müssen dann gelöscht werden. Näheres unter: Lehrerdaten aus ASD übernehmen Noch nicht im GMS Bereich!



Einzelne Schritte der Übermittlung

  • Schüler bei ASD anmelden: Ist dieses Feld aktiv, müssen noch Schüler in ASD angemeldet werden, die bisher noch nicht im Zentralsystem registriert waren.
  • Summendaten erfassen: Diese Daten müssen vor der Übermittlung an ASD erfasst werden.

  • Daten übermitteln: Wenn Sie diesen Knopf drücken, startet zunächst die Datenprüfung. Findet diese keine Mussfehler, so werden die Daten an ASD übermittelt.

Nach der Übermittlung erscheint folgendes Fenster:

Nach der Überbermittlung der Daten ist die Abgabe der US noch nicht beendet! Beachten Sie die weiteren Schritte!

Sie können, bis Sie selbst die Abgabe erklären (siehe unten), jederzeit selbständig eine erneute Übermittlung starten. Ihre alten Daten werden damit in ASD überschrieben. Die Datenhoheit liegt zum jetzigen Zeitpunkt noch bei Ihnen.


Übermittlung der Daten zur „US“ (Unterrichtssituation)

Wechseln Sie wieder auf den Reiter Übermittlung an ASD und erfassen Sie einen Kommentar zu den von Ihnen übermittelten Daten, der sich an die Schulaufsicht richten sollte, die Ihre Datenlieferung anschließend überprüfen wird. Bei einer erneuten Datenübermittlung bietet sich an, hier die von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu beschreiben. Zur Datenübermittlung klicken Sie auf die Schaltfläche Daten übermitteln.

Der Vorgang dauert ca. eine halbe Stunde, in denen die Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden und anschließend (sofern keine Muss-Fehler mehr vorhanden sind) die Daten übertragen werden.

Falls Muss-Fehler gefunden werden, so müssen Sie diese vor einem neuen Übermittlungsversuch beheben. Im Falle einer ordnungsgemäßen Übermittlung verschwindet das Fenster mit der Fortschrittsanzeige nach der Übermittlung.

Die Übermittlungen an ASD zu bestimmten Terminen sind abhängig von den schulspezifisch gespeicherten Erhebungsterminen, die die Schule über <Daten abholen> von der Schnittstelle ASD bezieht.
Die Schaltflächen in diesem Bereich werden

  • Rot hervorgehoben und aktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen muss, und die Übermittlung noch nicht stattgefunden hat.
  • Grau hervorgehoben und deaktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen kann, aber nicht muss, und die Übermittlung noch nicht stattgefunden hat. Ebenso grau hervorgehoben und deaktiviert, wenn die Schule die Datenübermittlung durchführen kann oder muss, der Stichtag aber noch nicht erreicht ist.
  • Gelb hervorgehoben und aktiviert, wenn der Stichtag erreicht, aber der Abgabetermin noch nicht überschritten ist, und die Schule die Datenübermittlung durchführen muss.
  • ausgeblendet, wenn die Schule die Datenübermittlung nicht durchführen kann.
  • Grün hervorgehoben (und aktiviert, wenn der Abgabetermin noch nicht erreicht ist bzw. deaktiviert, wenn der Abgabetermin bereits erreicht ist bzw. bei US die Abgabeerklärung erfolgt ist), wenn die Übermittlung erfolgreich war, d. h. die Quittungen von ASD zur Übermittlung keinen Fehler ergeben haben.

ACHTUNG:
Aktuell wird auch bei Vorliegen von Fehlerquittungen die Schaltfläche <Daten übermitteln> irreführenderweise ebenfalls grün hervorgehoben.

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Arbeiten nach der Übermittlung der (Roh-)Daten

Nachdem die Daten übermittelt wurden, werden diese in ASD eingebucht. Dieser Prozess kann je nach Belastung von ASD im Lieferzeitraum länger dauern. Sind die Daten in ASD eingebucht, werden Summendaten und Quittungen generiert und sind spätestens am nächsten Tag verfügbar.

Nun können Sie mit den abschließenden Arbeiten fortfahren.