Sie haben die Datenpflege sowie die Vorbereitungen zur US-Abgabe durchgeführt.

Beim Prozess „Daten abholen“ werden immer wieder relevante Daten aus ASD übermittelt. Der Prozess wird in der ASD-Schnittstelle (Datei → Verwaltung → ASD-Schnittstelle) im Reiter „Übermittlung aus ASD“ angestoßen. Man kann hier wählen, welche Daten man abholen möchte. Meist genügt die Voreinstellung „Neues seit dem letzten Abholen“. Sie werden evtl. zur Eingabe Ihrer Schulnummer und Ihres Schulpasswortes (entpricht dem OWA-Passwort) aufgefordert. Der anschließende Datentransfer dauert nur einige Sekunden.

Beispiele übermittelter Daten zur US:

• Der Erhebungstermin wird hier übermittelt. Ohne angelegten Termin ist keine Übermittlung der US möglich (Feld grau). • Erhebungsstatus

Auf dem Reiter Übermittlung an ASD ist nun die Schaltfläche Datenübermittlung aktiv (ggf. müssen Sie das Modul schließen und neu öffnen, damit die Schaltfläche aktiv wird).

Nach der Abholung der Daten und vor der US-Meldung ergänzen Sie bitte im Modul Schulen (Menü Datei → Schulische Daten → Schulen) die folgenden Eintragungen:

• Schulleitung (auf dem Reiter Unterzeichner <SJ>)
  

* Ansprechpartner für die US (auf dem Reiter Organisation <SJ>)
Unbedingt auch die zugehörigen Kommunikationsdaten eintragen (Telefon)
.

Unter Datei → Unterrichtssituation → Unterrichtssituation, Reiter „Bemerkung“, können Sie die Bemerkung zur US auf den aktuellen Stand bringen. Hier können Sie auf Besonderheiten Ihrer Schule eingehen, z.B. kann hier vermerkt werden, wenn Religionsschüler aufgenommen oder an andere Schulen abgegeben werden.

Bevor Sie die Datenübermittlung beginnen können, müssen Sie zunächst die Lehrerdaten aus ASD übernehmen. Hier ist derzeit noch Vorsicht geboten, weil die VIVA-Daten nur zum Teil aktuell sind. Die Datenübernahme funktioniert so ähnlich wie im Altverfahren mit der Abgleichdatei. Markierte Daten können übernommen werden, die nicht benötigten Daten müssen dann gelöscht werden. Näheres unter: Lehrerdaten aus ASD übernehmen Noch nicht im GMS Bereich!

• Schüler bei ASD anmelden: Ist dieses Feld aktiv, müssen noch Schüler in ASD angemeldet werden, die bisher noch nicht im Zentralsystem registriert waren.
• Summendaten erfassen: Diese Daten müssen vor der Übermittlung an ASD erfasst werden.

• Daten übermitteln: Wenn Sie diesen Knopf drücken, startet zunächst die Datenprüfung. Findet diese keine Mussfehler, so werden die Daten an ASD übermittelt.

Nach der Übermittlung erscheint folgendes Fenster:

Wechseln Sie wieder auf den Reiter Übermittlung an ASD und erfassen Sie einen Kommentar zu den von Ihnen übermittelten Daten, der sich an die Schulaufsicht richten sollte, die Ihre Datenlieferung anschließend überprüfen wird. Bei einer erneuten Datenübermittlung bietet sich an, hier die von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu beschreiben. Zur Datenübermittlung klicken Sie auf die Schaltfläche Daten übermitteln.

Der Vorgang dauert ca. eine halbe Stunde, in denen die Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden und anschließend (sofern keine Muss-Fehler mehr vorhanden sind) die Daten übertragen werden.

Falls Muss-Fehler gefunden werden, so müssen Sie diese vor einem neuen Übermittlungsversuch beheben. Im Falle einer ordnungsgemäßen Übermittlung verschwindet das Fenster mit der Fortschrittsanzeige nach der Übermittlung.

Die Übermittlungen an ASD zu bestimmten Terminen sind abhängig von den schulspezifisch gespeicherten Erhebungsterminen, die die Schule über <Daten abholen> von der Schnittstelle ASD bezieht.
Die Schaltflächen in diesem Bereich werden

• Rot hervorgehoben und aktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen muss, und die Übermittlung noch nicht stattgefunden hat.
• Grau hervorgehoben und deaktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen kann, aber nicht muss, und die Übermittlung noch nicht stattgefunden hat. Ebenso grau hervorgehoben und deaktiviert, wenn die Schule die Datenübermittlung durchführen kann oder muss, der Stichtag aber noch nicht erreicht ist.
• Gelb hervorgehoben und aktiviert, wenn der Stichtag erreicht, aber der Abgabetermin noch nicht überschritten ist, und die Schule die Datenübermittlung durchführen muss.
• ausgeblendet, wenn die Schule die Datenübermittlung nicht durchführen kann.
• Grün hervorgehoben (und aktiviert, wenn der Abgabetermin noch nicht erreicht ist bzw. deaktiviert, wenn der Abgabetermin bereits erreicht ist bzw. bei US die Abgabeerklärung erfolgt ist), wenn die Übermittlung erfolgreich war, d. h. die Quittungen von ASD zur Übermittlung keinen Fehler ergeben haben.
  

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Nachdem die Daten übermittelt wurden, werden diese in ASD eingebucht. Dieser Prozess kann je nach Belastung von ASD im Lieferzeitraum länger dauern. Sind die Daten in ASD eingebucht, werden Summendaten und Quittungen generiert und sind spätestens am nächsten Tag verfügbar.

Nun können Sie mit den abschließenden Arbeiten fortfahren.