Amtliche Schulverwaltung
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Abschließende Arbeiten zur US-Abgabe

Abholung der Quittungen

Nach der Übermittlung werden die Daten im ASD-System verarbeitet. Dieser Vorgang nimmt einige Zeit in Anspruch.

Die Zusendung der Quittungen seitens ASD kann ggf. mehrere Stunden dauern. Deshalb ist es ratsam, den Schritt „Quittungen abholen“ erst nach ca. 3 Stunden durchzuführen.

Liegen keine Fehlerquittungen vor, erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung:

Liegen jedoch Fehlerquittungen vor, und ist deshalb eine Ursachenforschung erforderlich, können Sie diese mit Klick auf die Schaltfläche Plausiquittungen bearbeiten einsehen.

Wenn Sie nach Bereinigung der Fehler erneut übermitteln möchten, sollten Sie den ASV-Client zuvor beenden und wieder neu starten. Andernfalls kann es in Einzelfällen zu Übertragungsfehlern kommen.


An dieser Stelle sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen.

Kontrollzahlen ansehen und Abgabe erklären

Nachdem keine Fehler mehr vorliegen, können Sie auf dem Reiter Übermittlung an ASD die Kontrollzahlen einsehen und bestätigen.

Bitte kontrollieren Sie die von ASV/ASD erzeugten Zahlen auf Korrektheit. Leichte Abweichungen bei der Anzahl der Lehrkräfte können auftreten (z.B. wenn in Ihren Daten eine Lehrkraft mit „nm“ (nicht melden) vorhanden ist, oder Sie Referendare im „vd“ melden). Das stellt jedoch in diesem Fall kein Problem dar.

Durch Betätigen der Schaltfläche Abgabe erklären bestätigen Sie, die Kennzahlen geprüft zu haben und schließen die Abgabe damit ab. Dieser Prozess nimmt einige Zeit in Anspruch, da der aktuelle Stand der Datenbank gesichert wird, um später ggf. eine neuerliche Abgabe zum Stichtag vornehmen zu können.

Vergewissern Sie sich, dass nun ein zusätzliches „Schuljahr“ mit der Bezeichnung „Statistik“ angelegt wurde. Diese Zeitscheibe sichert den Stand zum Zeitpunkt der Statistikmeldung.

Prüfen Sie kurz im Statistikstatus durch den Aufruf der Module „Schüler, Klassen, Lehrkräfte und Matrix“, ob diese auch vollständig angelegt wurden. Wenn nicht, wenden Sie sich an das zuständige Staatliche Schulamt und bitten um die Ablehnung der Meldung, um eine neue Übertragung starten zu können.

Wenn die Statistik-Zeitscheibe nicht eingerichtet wurde, wechseln Sie in den Reiter „Übermittlung aus ASD“ und betätigen Sie den Button: „Erhebungsstatus abholen“.

Geben Sie das OWA-Passwort ein und bestätigen Sie mit O.K.

Weiterhin finden Sie in der Datei schule_SNR_schuljahr_STATISTIK_einrichten.txt unter dem Verzeichnis \Server\logs\clients weitere Informationen über den Status des Anlegens der Zeitscheibe.

Bitte führen Sie die Tagesarbeit weiter im aktuellen Schuljahr durch und nicht im „Statistik“- Zeitfenster!


An dieser Stelle sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen.

Freigabe durch die Schulaufsicht

Quittungen abholen und Daten ggf. neu übermitteln

Die Schulaufsicht kann nach der Erklärung der Abgabe Einsicht in die von Ihnen übermittelte US nehmen und Ihre US entweder akzeptieren oder ablehnen.
In beiden Fällen erhalten Sie über OWA ein entsprechendes Schreiben.
Falls die Abgabe vom Staatlichen Schulamt abgelehnt wurde, bearbeiten Sie bitte die folgenden Schritte:
1. wechseln Sie bitte auf das Schuljahr „Statistik“
2. über Datei - Verwaltung - ASD-Schnittstelle - Übermittlung aus ASD holen Sie erneut die Quittungen ab. Sie erhalten folgende Meldung:
3. ASV zeigt nun in allen Modulen die Situation an, die zum Zeitpunkt der Abgabeerklärung bestanden hat. Bereinigen Sie die zu korrigierenden Daten


Für den Fall, dass die Fehler auch im laufenden Schuljahr vorliegen, müssen Sie diese auch im aktuellen Schuljahr bearbeiten. Wechseln Sie am Schluss wieder auf das Schuljahr „Statistik“.


4. Übermittlung an ASD: Summendaten noch einmal überprüfen
5. Übermittlung an ASD: Kommentar erfassen - hier ist es sinnvoll zu beschreiben, welche Fehler behoben wurden.
6. Übermittlung an ASD: Daten übermitteln
Evtl. werden Sie aufgefordert, noch einmal die Lehrerdaten zu übernehmen; wechseln Sie in : Übermittlung aus ASD - „Lehrerdaten übernehmen“
7. Übermittlung aus ASD: Quittungen abholen
8. Übermittlung an ASD: Kontrollzahlen noch einmal anschauen
9. Übermittlung an ASD: Abgabe erklären
10. Daten sichern