Amtliche Schulverwaltung
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Übermittlung der US

Daten abholen

Beim Prozess „Daten abholen“ werden immer wieder relevante Daten aus ASD übermittelt. Der Prozess wird in der ASD-Schnittstelle (Datei → Verwaltung → ASD-Schnittstelle) im Reiter „Übermittlung aus ASD“ angestoßen. Man kann hier wählen welche Daten man abholen möchte. Meist genügt die Voreinstellung „Neues seit dem letzten Abholen“. Sie werden evtl. zur Eingabe Ihrer Schulnummer und Ihres Schulpasswortes (entpricht dem OWA-Passwort) aufgefordert. Der anschließende Datentransfer dauert nur einige Sekunden.

Beispiele übermittelter Daten zur US:

  • Der Erhebungstermin wird hier übermittelt. Ohne angelegten Termin ist keine Übermittlung der US möglich (Feld grau).
  • Erhebungsstatus

Lehrerdaten übernehmen

Um die US abgeben zu können müssen Sie (noch einmal) die Lehrerdaten übernehmen. Da der Stand in VIVA nicht immer aktuell sein kann sollen die Daten nur nach einer kritischen Prüfung übernommen werden.

Ansprechpartner zur US eintragen

Erst nachdem der Erhebungstermin in ASD angelegt und von dort abgeholt wurde (Daten abholen), kann der Ansprechpartner der US eingetragen werden. Öffnen Sie dazu Datei → Schulische Daten → Schulen , Reiter Organisation JJ/JJ. Ganz unten kann dann der Ansprechpartner zur US mit Name, Vorname und Telefonnummer, am besten auch mit Email-Adresse erfasst werden.

Bemerkung aktualisieren

Unter Datei → Unterrichtssituation → Unterrichtssituation, Reiter Bemerkung können Sie die Bemerkung zur US auf den aktuellen Stand bringen. Hier können Sie auf Besonderheiten Ihrer Schule eingehen, z.B. kann hier vermerkt werden, wenn die integrierte Lehrerreserve bereits für einen langfristigen Einsatz aufgelöst wurde und nicht mehr als Fichtelung zu erkennen wäre.

Einzelne Schritte der Übermittlung

  • Schüler bei ASD anmelden: Ist dieses Feld aktiv, müssen noch Schüler in ASD angemeldet werden, die bisher noch nicht im Zentralsystem registriert waren.
  • Summendaten erfassen: Diese Daten müssen vor der Übermittlung an ASD erfasst werden.
  • Daten übermitteln: Wenn Sie diesen Knopf drücken startet zunächst die Datenprüfung. Ist diese Mussfehlerfrei, so werden die Daten an ASD übermittelt.

Wurden die Daten übermittelt erscheint folgendes Fenster:

Nach der Überbermittlung der Daten ist die Abgabe der US noch nicht beendet! Beachten Sie die weiteren Schritte!

Sie können, bis Sie selbst die Abgabe erklären (siehe unten), jederzeit selbständig eine erneute Übermittlung starten. Ihre alten Daten werden damit in ASD überschrieben. Die Datenhoheit liegt zum jetzigen Zeitpunkt noch bei Ihnen.

Arbeiten nach der Übermittlung der (Roh-)Daten

Nachdem die Daten übermittelt wurden werden diese in ASD eingebucht. Dieser Prozess kann je nach Belastung von ASD im Lieferzeitraum länger dauern. Sind die Daten in ASD eingebucht, werden Summendaten und Quittungen generiert und sind spätestens am nächsten Tag verfügbar. Folgende Schritte sind dann noch durchzuführen:

Quittungen abholen

Im Reiter „Übermittlung aus ASD“ können die Quittungen abgeholt werden.

Sollten Sie hier Fehlermeldungen erhalten korrigieren Sie diese Fehler und starten die Übermittlung erneut.

Kontrollzahlen anschauen

Wenn Sie keine Quittungen vorliegen haben, müssen Sie im nächsten Schritt die in ASD generierten Kontrollzahlen ansehen und bestätigen. Dazu ist nun der Button im Reiter „Übermittlung an ASD“ aktiv.

Dabei werden die aus ASD zurückgemeldeten Zahlen mit denen in ASV vorliegenden verglichen. Drucken Sie diesen Vergleich aus.

Bei den Lehrkräften können geringfügige Differenzen vorliegen. Ein möglicher Grund für solche Differenzen kann sein, wenn in ASD noch Lehrkräfte geführt werden, die nicht mehr nach ASV übernommen werden (z.B. StudRefs, die Ausbildung abgebrochen haben). Sollten sich diese Differenzen nach einer Überprüfung der Lehrerdaten in ASV nicht bereinigen lassen, können sie ignoriert werden.

Beachten Sie jedoch, dass insbesondere die Schüler- und Klassenzahlen übereinstimmen müssen!

Sollten bei den Klassen und/oder Schülern Differenzen vorliegen, wenden Sie sich an Ihren Multiplikator.

Abgabe erklären

Wenn Sie keine weiteren Änderungen in Ihren Eintragungen mehr vornehmen müssen und die Kontrollzahlen stimmig und bestätigt sind, können Sie nun die Abgabe der US abschließen, indem Sie den Button „Abgabe erklären“ betätigen.

Hierbei wird die Statistikzeitscheibe angelegt, in der die Daten zum Stichtag 1.10. gespeichert werden. Sie können demnach im aktuellen Schuljahr weiterarbeiten. Bitte kontrollieren Sie zunächst, ob das Statistikschuljahr auch angelegt und mit Daten gefüllt ist. Dazu wechseln Sie das Schuljahr zu „Statistik“.

Nach der Erklärung der Abgabe können Sie selbständig keine weitere Übermittlung starten, da die Datenhoheit nun bei ASD liegt.

Nach der Übermittlung werden die Daten von den Mitarbeitern des zuständigen Schulamtes geprüft. Bei Unstimmigkeiten werden Sie kontaktiert oder mittels ASD aufgefordert, eine erneute Übermittlung aus dem Schuljahr Statistik durchzuführen.