Amtliche Schulverwaltung
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Abgabe der US-Meldung --- Vorbereitung

Datenprüfung

Bevor Sie irgendwelche Daten an ASD senden, führen Sie bitte unbedingt die Datenprüfungen durch. Rufen Sie hierzu die Datenprüfung (Menü Datei → Verwaltung → Datenprüfung) auf. Für die folgenden Datenbereiche müssen Sie die Datenprüfung durchführen:

  • Klassen/Klassengruppen
  • Lehrkräfte
  • Schüler
  • Schulen
    • Oktoberstatistik (US): PL-Prüfungen für den Bereich Unterrichtsfach
    • Oktoberstatistik (US): PL-Prüfungen für Abgänger und Absolventen
    • Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen für die US-Abgabe (Lehrkräfte, Personalveränderungen)

Alternativ können Sie auch die Prüfung Oktoberstatistik (US): PL-Prüfungen für die US-Abgabe (Abgänger/Absolventen/Schüler/Klassen/Unterrichtsdaten) durchführen, nur dauert diese Gesamtprüfung recht lange.

Für die Datenprüfung ist zu beachten, dass der jeweils zu prüfende Datenbereich angeklickt wird.

Im Anschluss daran müssen Sie die Auswahl der Datenprüfung, ebenfalls durch Anklicken, kennzeichnen.

Bevor die Prüfung gestartet wird, gibt es die Möglichkeit auszuwählen, ob nur Mussfehler oder Kann- und Mussfehler angezeigt werden sollen. Ferner müssen Sie entscheiden, ob die Fehlermeldungen in Form eines kurzen oder ausführlichen Protokolls angezeigt werden.

Danach den Button „Prüfung starten“ betätigen.

Nicht die mit UP beginnenden Prüfungen durchführen. Diese sind nur bei der Unterrichtsplanungsmeldung zu verwenden! Nach der Datenbereinigung sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen.

Überprüfung auf Updates

Vor der Erstübermittlung von Daten an ASD muss sichergestellt werden, dass die Anwendung sowie die Wertelisten und Prüfroutinen auf dem aktuellen Stand sind. Vorher ist keine Datenlieferung an ASD möglich. Rufen Sie hierzu das Modul ASD-Schnittstelle auf (Datei → Verwaltung → ASD-Schnittstelle) und klicken Sie im Reiter Update Wertelisten und ASV auf die Schaltfläche Aktualität prüfen. Im folgenden Dialog werden Sie aufgefordert, Ihre Schulnummer und Ihr OWA-Passwort einzugeben. Anschließend werden die Versionen geprüft und Sie erhalten Rückmeldung, ob ein Update nötig ist.

Im obigen Beispiel liegt ein Update für ASV und die Wertelisten vor. Aktualisieren Sie in diesem Fall zunächst ASV. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Wertelisten aktualisieren. Nach wenigen Minuten (Detaillieferung) bzw. ca. 45 Minuten (Gesamtlieferung) sind Ihre Wertelisten aktualisiert. Normalerweise sollte eine Detaillieferung genügen.

Erstanmeldung der Schüler an ASD

Die Erstanmeldung von Schülern ist nur notwendig, wenn Sie diese direkt nach der Altdatenübernahme erstmalig nach ASD melden oder wenn Sie die Schüler mit einem Importverfahren (z.B. Importdatei vom Einwohnermeldeamt) in die ASV importiert haben.
Wenn Sie bereits die US gemeldet und Ihre Schüler regulär (mittels Ersterfassungsmaske oder direkt über das Schülermodul) erfasst haben, ist eine erneute Erstanmeldung der Schüler nicht nötig!

Wechseln Sie nach der Versionsüberprüfung auf den Reiter Übermittlung an ASD und klicken Sie auf die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden.

Falls die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden inaktiv (ausgegraut) ist, so haben Sie wahrscheinlich noch keine Versionsüberprüfung durchgeführt. Holen Sie dies bitte nach, wie oben beschrieben.

Nach Authentifizierung mit Schulnummer und OWA-Passwort werden nun die Schüler einmalig im ASD-System registriert.

Nach Abschluss der Übertragung ist die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden inaktiv.


An dieser Stelle sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen.

Anschließend können Sie die US-Meldung (us_abgabe_durchfuehrung) durchführen.