Amtliche Schulverwaltung
Sie befinden sich hier: start » gms » zeugnis » zeugnisschablonen

Zeugnisschablonen Office

Will man die Zeugnisunterschriften oder den Schulnamen anpassen, empfiehlt es sich, die entsprechenden Daten in ASV vor dem Anwenden der Office-Schablone zu ändern. Einzelne Office-Dokumente lassen sich auch nachträglich, nach dem Ausspielen in einen Ordner, in gewohnter Weise anpassen. Das müsste dann aber im Falle der Zeugnisschablonen für alle Schüler der Klasse bzw. in jedem einzelnen Dokument durchgeführt werden. Da das vor allem sehr zeitaufwendig wäre, empfiehlt sich die folgende Vorgehensweise:

Ändern des Schulnamens

Der zweizeilige Schulname oben auf dem Zeugnis wird automatisch aus den ersten drei Zeilen des Dienststellennamens generiert. Passt dieser nicht, so kann er über Datei / Schulische Daten / Schulen im Reiter Stammdaten, im Feld (auf den Zeugnissen) geändert werden. Ist dieses Textfeld befüllt, so werden die ersten zwei darin befindlichen Zeilen in jedem Zeugnis der Schule als Schulname gesetzt.

Ändern der Zeugnisunterzeichner

Soll der Zeugnisunterzeichner geändert werden, kann dies über Datei / Schulische Daten / Schulen im Reiter Unterzeichner (Schuljahr) erfolgen. Hier haben Sie die Möglichkeit, über das blaue Info-Icon den Zeugnisunterzeichner auszuwählen.

Auch unter Datei / Schulische Daten / Klassen kann man im Reiter Zeugnisse Zeugnisunterzeichner eintragen.

Die im Klassenmodul hinterlegten Daten werden bevorzugt herangezogen, falls diese existieren.


Anpassung einer Office- Schablone

Eine zentral bereitgestellte Office- Schablone (z.B. Zeugnisschablone) kann nur in dem entsprechenden Textverarbeitungsprogramm bearbeitet werden. Eine unmittelbare Bearbeitung in ASV ist nicht möglich. Nur in seltenen Ausnahmefällen ist es nötig, Änderungen an den Zeugnisschablonen vorzunehmen. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Öffnen Sie über Datei / Verwaltung / Berichtsbibliothek die Berichtsbibliothek-Verwaltung und wählen Sie dort im Datenbereich Schüler die entsprechende Zeugnisschablone aus. Nun klicken Sie auf die Schaltfläche exportieren und speichern die Datei ab.

Dann „reimportieren“ Sie diese Datei, indem Sie auf die Schaltfläche importieren klicken und Import mit neuem Namen wählen.

Die importierte Berichtsschablone ist nun mit neuem Namen (Namenserweiterung IMP_…) im Navigator aufgelistet. Wählen Sie diese aus und klicken auf Modulbezogene Funktionen / Export/Import / Office-Schablone(n) exportieren. Speichern Sie die Datei als Dateityp *.docx.

Nun kann die Zeugnisschablone in Word geöffnet und dort bearbeitet werden. Dazu heben Sie den Dokumentenschutz (über Entwicklertools) auf und aktivieren diesen wieder, nachdem Sie die nötigen Änderungen im Office-Dokument durchgeführt haben. Speichern Sie das Dokument als Dateityp *.docx ab.

Wählen Sie in der Berichtsbibliothek-Verwaltung den importierten Zeugnisbericht erneut aus und klicken Sie auf die Schaltfläche bearbeiten. Im Fenster Office-Schablone bearbeiten klicken Sie auf die Schaltfläche Office-Dokument austauschen und wählen das überarbeitete Office-Dokument aus. Bestätigen Sie abschließend mit OK. Damit ist dem importierten Zeugnisbericht die neue Office-Schablone zugeordnet.