Amtliche Schulverwaltung
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Berichte in ASV

Berichte sind in der Berichtsbibliothek gesammelt:

  • In der Berichtsbibliothek-Auswertung (rotes Icon, auch im Start-Menü) können verschiedenste Ausdrucke als Vorschau auf dem Bildschirm erzeugt oder direkt an den Drucker gesandt werden. Nach der Auswahl des Berichts (Doppelklick) gibt es oft die Möglichkeit in einem Popup-Fenster noch Einstellungen festzulegen. Außerdem werden die Schüler/Lehrer/Klassen/… ausgewählt, die berücksichtigt werden sollen.
  • In der Berichtsbibliothek-Verwaltung (Datei → Verwaltung → Berichtsbibliothek, weißes Icon) können die Berichte z.B. zur Bearbeitung aufgerufen, deaktiviert und gelöscht, für die Bibliothek aller Benutzer freigegeben, im- und exportiert werden. Hier können auch Filter verändert werden.

Berichte können auf unterschiedliche Weise erstellt werden:

  • mit externen Berichtswerkzeugen: Dies sind zentral bereitgestellte Berichte, die die Benutzer nicht bearbeiten können.
  • mit dem Listengenerator: Wenn mehrere Datensätze tabellarisch dargestellt werden sollen, ist der Listengenerator das richtige Werkzeug.
  • mit dem Serienbriefgenerator oder dem Etikettengenerator: Wer gerne mit groovy (die Sprache ist Java sehr ähnlich) programmiert, kann damit Serienbriefe erstellen oder verändern.
  • über die Office-Schnittstelle unter Verwendung von Microsoft Word.

Eine weitere Möglichkeit eröffnet sich über die Exportformate, die ebenfalls gespeichert werden und so mehrfach verwendbar sind (Datei → Verwaltung → Exportformatbibliothek bzw. zur reinen Anwendung Auswertungen → Exporte). Sie stellen eine schnelle Möglichkeit dar, Daten über die Zwischenablage in ein Tabellenkalkulationsprogramm zu exportieren, z.B. bei der Ausspielung von Schülerdaten für die Bundesjugendspiele.

Weitere Ex- und Importe findet man unter Datei → Verwaltung → Schnittstellen (z.B. Notenverwaltung, WinQD).

Tipps:

  • Manche Berichte finden sich an Stellen, an denen man sie nicht unbedingt sucht: z.B. gibt es einen Bericht, der die Schüler eines Kurses ausgibt, im Datenbereich Schulen.
  • Es empfiehlt sich, selbst erstellte Berichte im Namen mit dem Schul- oder Erstellerkürzel zu beginnen und schon im Namen den Verwendungszweck anzudeuten.
  • Die Office-Schnittstelle wird wohl mit der Zeit den Serienbrief- und Etikettengenerator ersetzen.
  • Im Etikettengenerator muss für jedes Feld das Häkchen bei „gesperrt für Eingabe“ gesetzt sein. Andernfalls kann man nur eine Vorschau erzeugen, diese aber nicht drucken. Ältere Berichte müssen dementsprechend evtl. nachgearbeitet werden. Für neue Berichte ist dieses Häkchen standardmäßig gesetzt.
  • Zentral bereit gestellte Berichte sind zunächst nicht veränderbar. Sie können aber ex- und wieder importiert werden. Dadurch entsteht eine bearbeitbare Kopie. Ausnahme: Berichte, die mit einem externen Berichtswerkzeug erstellt wurden.
  • In der Berichtsbibliothek kann im Navigator auch der Modus (d.h. das verwendete Werkzeug) eingeblendet werden.

  • Selbst erstellte Berichte/Exportformate sollten exportiert werden, um Sicherheitskopien davon anzulegen.