Das Gesamtbudget in Lehrerwochenstunden ist eine wichtige Grundlage vom Beginn der Vorarbeiten zur UP (ca. April) bis zur erfolgreichen Abgabe der US (Oktober). Die dazugehörigen Masken sind doppelt im Programm angelegt (für UP bzw. US), unterscheiden sich aber nur sehr wenig. Sie sind zu finden unter → Datei → Unterrichtsplanung → Unterrichtsplanung bzw. → Datei → Unterrichtssituation → Unterrichtssituation:

Während der Planungsarbeiten zur UP bzw. vor Übermittlung der US sind im Reiter Stundenbudget die notwendigen Werte zu sehen. Sie werden mit jedem Aufruf der Maske neu berechnet und sind damit stets aktuell. Bei der Budgetberechnung zur US wird von ASV die Zahl der Schüler in der 5. Jahrgangsstufe selbst anhand der tatsächlichen 5. Klassen ermittelt. Dies kann dazu führen, dass das einzuhaltende Budget um einige (wenige) Wochenstunden von der UP abweicht, weil in der Zwischenzeit die Probeunterrichte stattgefunden haben und eventuell noch Zuzüge/Wegzüge erfolgt sind. Die Setzungen der Schülerzahlen für 6-10 und Q11/12 bleibt dagegen unverändert.

Das optimale Ziel ist mit Schuljahresbeginn (und damit in der Regel auch für den Stichtag 1. Oktober) erreicht, wenn auf der US-Maske drei Werte identisch sind:

• Gesamtbudget in WS (→ grün)
• verteilter Unterricht in WS (→ blau)
• erteilte Lehrerwochenstunden in WS (→ gelb)

Eine tatsächlich realisierte Unterrichtsverteilung für die US gibt es nur, wenn „gelb = blau“ und damit genauso viele Lehrerarbeitsstunden wie Unterricht anfallen. Diese beiden (in der Regel zum Schluss identischen) Werte dürfen das Gesamtbudget dann nicht überschreiten („gelb/blau höchstens grün“).

Bei der vorläufigen Verteilung für die UP darf ebenfalls nicht mehr Unterricht als aufgrund des Budgets zulässig eingerichtet werden („blau höchstens grün“). Die Lehrerkapazität wird bei der UP allerdings in der Regel deutlich kleiner sein („gelb kleiner grün“), weil erst durch Zuweisungen aufgrund der Anforderungen genügend Personal für die Unterrichtsangebote zur Verfügung stehen wird.

• Es empfiehlt sich bei den Arbeiten an der UP bzw. US regelmäßig die (jeweils richtige) Budgetmaske aufzurufen und die Veränderung der Angaben zur verfolgen.
  

• Bei der UP kann der maximale Anforderungsumfang vom Programm präzise ermittelt werden, weil in dem Szenario eine genaue Verbuchung des tatsächlich vorhandenen Stammpersonals für das kommende Schuljahr erfolgt (also ohne Referendare, Aushilfskräfte usw.). Die Summe der erfassten Personalanforderungen werden damit abgeglichen und entsprechende Abweichungen durch Mitteilungsfenster genannt.
  

• Bei der US ist die Bezifferung des möglichen Anforderungsumfangs durch das Programm nicht möglich, weil die US als statistische Erhebung den 1. Oktober und nicht das Stammpersonal im 2. Halbjahr abbildet (also Referendare und Aushilfskräfte eingeplant). Lediglich die Summe aller realisierten Stunden durch Studienreferendare wird als Untergrenze für die angeforderte Wochenstundenzahl überwacht. Referendare müssen stets neu angefordert werden (und werden insofern auch nicht „versetzt“, sondern höchstens einer anderen Einsatzschule neu zugewiesen).