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Gebäude
Im Normalfall sind an der Schule nur das Gebäude und die Räume über Datei / Gebäude, Räume, Inventar (GRI) zu pflegen. Die Räume können den Klassen im Reiter „Stammdaten“, Feld „Klassenraum“ zugeordnet werden. Die Pflege der anderen Module (Hersteller, Artikel, Artikelverteilung, Lieferant) ist nur bei einem Neubau sinnvoll.
Vorbereitende Tätigkeiten
Grundsätzlich gibt es zwei Vorgehensweisen, um Räume anzulegen und dann mit dem GRI-Modul zu arbeiten.
Vorgehensweise 1
• Der Benutzer „sys“ legt ein Gebäude an.
• Der Benutzer „sys“ bestimmt, wer dieses Gebäude verwaltet (z.B. Benutzer „admin“).
• Der Benutzer „admin“ vergibt Rechte auf das Gebäude an einen Benutzer, z.B. den Benutzer „schul“
Dadurch bekommt der Benutzer „schul“ das Recht „Raumdaten zu pflegen“.
Man kann nun unter Datei / GRI / Räume auf dem Reiter „Stammdaten“ für jeden Raum einen Datensatz anlegen. Einzugeben sind jeweils Raumnummer, Raumart und Belegungsart. Weitere Felder müssen nicht befüllt werden.
Im nächsten Schritt wird auf der Registerkarte „Zusatzinfo“ die entsprechende Schule als Nutzer festgelegt:
Abschließend muss noch in der Tabellenansicht die Beschriftungsnummer eingegeben werden:
Jetzt erscheinen die Räume bei der Klassenverwaltung.
Vorgehensweise 2
• Der Benutzer „sys“ legt ein Gebäude an.
• Der Benutzer „sys“ importiert die Räume des Gebäudes.
Im folgenden Beispiel sieht man den grundsätzlichen Aufbau einer Importdatei für Räume.
Ganz oben sieht man die Bedeutung der einzelnen Felder, die in Anführungsstrichen eingeschlossen und durch Kommata voneinander getrennt sind.
| In der ersten Spalte steht die Raumnummer, z.B. 111. In der zweiten Spalte erkennt man die Beschriftungsnummer, z.B. R111. In der letzten Spalte steht die 4-stellige Schulnummer, z.B. 1546. Dies ist zugleich der Nutzer. |  |
Hinweis: Fehlt der Nutzer, also die Schulnummer, kann man den Klassen keine Räume zuweisen.