Amtliche Schulverwaltung
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Wiederkehrende Arbeiten: Schüler (in Bearbeitung)

Ausführliche Hinweise zum Schülermodul finden Sie in der ASV-Einführung.

Während des Schuljahres sind die Schülerdaten regelmäßig zu pflegen. Von der Pflege in ASV hängen - je nach schulischer Gegebenheit - noch weitere elektronische Verfahren vom Datenstand in ASV ab (z. B. Schüler-Eltern-Kommunikationssystem ESIS, Notenmanager, Infoportal…).

Insbesondere sind neben Neuaufnahmen von Schülern ggf. Änderungen bei den Erziehungsberechtigten (sowie deren Anschriften und Kontaktdaten), Klassenwechsel, Änderung beim Status von Legasthenie und Rechtschreibschwäche etc. zu pflegen.

Die folgenden Tabellen sollen eine Übersicht über die wichtigsten Eintragungen beim Schülerteil bieten:

Reiter Grunddaten

ReiterFeld Pflicht/
Optional
BeschreibungBemerkung
GrunddatenNamensbestandteile Optional Geben Sie hier vor- („von“, „zu“, etc.) bzw. nachgestellte Namensbestandteile wie „jun.“ ein.Ein Schüler mit dem Namen „von Adelshausen“ wird damit in den Listen unter „A“ geführt. Wird das „von“ beim Familiennamen eingegeben, wird er unter „v“ gelistet.
Rufname Pflichtfeld Während im Tabellenkopf alle Vornamen angegeben werden (dient dem Zeugnisdruck), wird hier nur der Rufname eingetragen
Religionszugehörigkeit Pflichtfeld Geben Sie hier die Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft ein.Nicht zu verwechseln mit dem besuchten Religionsunterricht!
Geboren am
Gültigkeit
Pflichtfeld Das Geburtsdatum ist durch die ASD-Suche bereits vorbelegt. Die Gültigkeit des Geburtsdatums steht im Normalfall auf „G“ (vollständig gültig)Die Werte „M“ und „J“ sollten nur im Ausnahmefall gesetzt werden, wenn das Geburtsdatum nicht genau bekannt ist, z.B. bei Asylbewerbern)
Geburtsland/Muttersprache Pflichtfeld Geben Sie hier das Geburtsland und die Muttersprache an.Falls das Geburtsland nicht deutsch ist, muss im Feld Zuzugsdatum/-art ein entsprechender Eintrag erfolgen.
Staatsangehörigkeit/ Weitere Staatsangehörigkeit Pflichtfeld Hier sind ggf. auch weitere Staatsangehörigkeiten zu erfassen
(z.B. „D“ und „TR“)
Anredetext Optional Bleibt in der Regel leer
Zuzugsdatum/-art Pflichtfeld, wenn Geburtsland nicht „D“ Geben Sie das Zuzugsdatum sowie den Grund so genau wie möglich an.„Asylberechtiger“ ersetzt ab Version 1.23 das alte „Asylant“
Die Daten in der unteren Hälfte sind reine Anzeigedaten und beziehen ihre Inhalte aus Eintragungen in den anderen Reitern

Reiter Anschriften

Reiter Feld Pflicht/
Optional
Beschreibung Bemerkung
Anschriften Erziehungsberechtigte/r Pflichtfeld * Wenn man die PLZ über den Button „PLZ, Ort…“ einträgt, dann werden „GKZ/Staat“ automatisch ausgefüllt
* „Hauptansprechpartner“ und „auskunftsberechtigt“ entsprechend auswählen
Eine einheitliche Zuordnung von Mutter (→ Erz.ber.), Vater (→ zweiter Erz.ber.) oder umgekehrt ist sinnvoll.
weitere/r Erziehungsberechtigter Pflichtfeld
Schüler/-in Pflichtfeld
weitere Anschrift Pflichtfeld
zusätzlicher Ansprechpartner Optional

Reiter Laufbahn

Reiter Feld Pflicht/
Optional
Beschreibung Bemerkung
Laufbahn Liste Schullaufbahn Siehe Artikel zur Schullaufbahn
Nachprüfung
Störungen/Schwächen Pflichtfeld beim Vorliegen einer LEG/LRS Art der Schwäche, Attestendedatum und Bemerkung
Hier ist auch bei Legasthenie ein Attestendedatum einzutragen.1).
Der Notenmanager sowie das Infoportal orientieren sich an diesen Eintragungen!
Sonderpädagogische Förderung erteilt Optional Art einer Sonpäd-Maßnahme. Wichtig für die Beantragung von Zusatzstunden
Sonderpädagogische Förderung erforderlich Optional Art einer erforderlichen Sonpäd-Maßnahme.
Fremdsprachenfolge Pflichtfeld Einträge zu Fremdsprachen am GY werden normalerweise automatisch erzeugt, sobald dem Schüler über Fächerwahl der Schüler die Fremdsprache(n) zugeordnet sind.
Abgeschlossene Fächer Optional Hier können abgeschlossene Fächer samt Note erfasst werden. Voraussetzung ist, dass ein solches Fach (z.B. Erdkunde in der 9. Klasse) im Modul Fächer als Abgeschlossenes Fach definiert ist. Evtl. interessant für die Zeugnisbemerkungen der 10. Klasse.

Reiter Unterricht

FIXME

Reiter Schuljahr

Reiter Feld Pflicht/
Optional
Beschreibung Bemerkung
Schuljahr Ziel der Jgst. am Ende des letzten Schuljahres Pflichtfeld Bei Schulwechslern ist der Eintrag in diesem Feld ist aus Sicht der abgebenden Schule zu setzen.
D.h. setzen Sie hier ein „e“ bzw. „nv“ so, wie er auf dem Zeugnis der abgebenden Schule (z.B. Gymnasium) zu finden ist.
Gefahr der Abweisung Pflichtfeld bei Zeugnisdruck aus ASV Nehmen Sie hier Eintragungen vor, wenn ein Schüler gefährdet ist und gleichzeitig einem Artikel unterliegt. Der zugehörige Dialog in der Zeugnisschablone korrespondiert mit diesem Feld. Auch das Begleitschreiben zum ZZ wertet dieses Feld aus.
Der Notenmanger wertet dieses Feld nicht aus!
Notenausgleich
Grund für wiederholten Besuch Pflichtfeld falls Schüler die Jgst. wiederholt Dieses Feld ist bei Schulartwechslern aus Sicht der abgebenden Schule zu sehen. Der Grund für wiederholten Besuch ist über den Info-Button auszuwählen. Dieses Feld ist nur dann aktiv, wenn der Schüler die gleiche Jahrgangsstufe wie im Vorjahr besucht (unabhängig von der besuchten Schulart).
Probezeit bis Optional Setzen Sie hier gegebenenfalls eine Probezeitfrist.
Nachfristfach Optional Wird der Schüler an der neuen Schule in einem Fach unterrichtet, welches er in der früheren Schulart nicht besucht hat, welches jedoch an der neuen Schulart bereits auf Vorwissen aufbaut, erhält der Schüler eine Nachholfrist. Beachten Sie: Das gewünsche Fach muss als Nachfristfach definiert sein!
Gastschüler Optional Siehe Artikel FIXME Dieses Feld bezieht sich auf den Schülerstatus nach dem Schulfinanzierungsgesetz und ist daher nur für staatliche und kommunale Schulen relevant
Fehltage Optional Hier können optional die Fehltage des Schülers erfasst werden Ein Datenaustausch mit anderen Programmen (Absetzenprogramme, Notenmanager) ist derzeit nicht möglich
Praktikum Optional Hier können optional Daten zu einem Praktikum erfasst werden

Reiter Ein-/Austritt

Schulwechsel

Verlässt ein Schüler die Schule, darf er nicht gelöscht werden. Er würde sonst auch im vorangegangenen Schuljahr (an dem er ja an der Schule war) gelöscht werden und die Meldung der Unterrichtssituation (US) würde verfälscht. Auch das Versetzen in eine Austrittsklasse (wie in der WinSD) ist nicht vorgesehen.
Ausnahme: Sie dürfen einen Schüler nur dann löschen, wenn er keinen einzigen Unterrichtstag an der Schule verbracht hat (z. B. Schüler wurde angemeldet und ist an der Schule nie erschienen, Probeunterricht nicht bestanden).

Der Austritt wird durch Setzen eines Austrittsdatums festgelegt. Der Schüler verbleibt aber weiterhin in seiner letzten Klasse. Nach dem Austrittstag erscheint im Navigator hinter dem Schülernamen das Austrittsdatum in roter Farbe. Wechseln Sie zum Reiter Ein-/Austritt (Start–> Schüler–> Reiter „Ein-/Austritt“) und tragen Sie das Austrittsdatum ein. Befüllen Sie zudem die restlichen Eingabefelder.

Austrittsdatum

Eingabe des Austrittsdatums manuell oder per Dropdown Menu

300

Austritt/Übertritt wohin

Auswählen des Austrittsgrundes durch Anklicken des Infobuttons !

Abschluss

Auswählen der Abschlussart durch Anklicken des Infobuttons !

Ziel der Jahrgangsstufe

Gegebenenfalls auswählen des Klassenziels durch Anklicken des Infobuttons !

Neue Schule (optional)

Auswählen der aufnehmenden Schule durch Anklicken des Infobuttons !

Bei gleichzeitiger Änderung mehrerer Schüler dies per Sammeländerung ausführen!

Reiter Erweiterungen

Mit Genehmigung des Ministerialbeauftragten kann bei Schülern aus dem Ausland von der Fremdsprachenfolge eines Bildungsgangs am Gymnasium abgewichen werden. Um diese geänderte Fremdsprachenfolge in ASV abbilden zu können, tragen Sie beim Schüler den Merker „G“ ein.

Reiter Person (Optional)

1)
Ein Attest über einen Nachteilsausgleich für eine Legasthenie gilt immer nur für die aktuelle Schulart.