Amtliche Schulverwaltung
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Lehrkräfte (UP)

Verwaltung der Lehrkräfte

Anlegen neuer Lehrkräfte

Lehrermodul (1) öffnen, anschließend neuen Datensatz erzeugen (2).

In das sich öffnende Fenster Schulnummer und OWA-Passwort eingeben.

Eintrag folgender Pflichtdaten: Familienname (1), Vorname (2), Geschlecht (3), Geburtsdatum (4). Anschließend Person in ASD suchen (5). Gewünschte Person auswählen (6) und PKZ übernehmen und Stammdaten anfordern (7).

Wenn für die Erstellung der UP noch Lehrkräfte neu erfasst werden müssen, kann dies wie beschrieben jederzeit erfolgen. In der Regel dürfte dies aber im Rahmen der Planungen für das 2. Halbjahr bereits erfolgt sein.

Auch können Lehrkräfte bereits angelegt (und auch mit UPZ>0) und für die UP eingeplant werden, wenn z. B. die Zuweisung wegen der Besetzung einer Funktionsstelle an der Schule bereits feststeht (Mitteilung in Einzelschreiben des Ministeriums).

Das (neue) Anlegen von Studienreferendaren oder Lehrkräften mit befristetem Arbeitsvertrag ist in keinem Fall erforderlich, weil diese bei der UP nicht eingeplant werden dürfen (UPZ=0, Beschäftigungsart nm).

Löschen von Lehrkräften

Der Übersichtlichkeit wegen kann es hilfreich sein, wenn man zunächst alle nicht mehr benötigten Lehrkräfte löscht (falls nicht bereits durch Anlegen des neuen Schuljahres geschehen). Löschen Sie aber bei den Arbeiten an der UP noch keine Lehrkräfte, für die bei der US noch ein Abgang gemeldet werden muss (z. B. wegen Ruhestand).

Lehrkräfte können nur gelöscht werden, wenn

  • bei ihnen kein Unterrichtseinsatz (Matrix, besonderer Unterricht) eingetragen ist und
  • Angaben wie Arbeitszeitkonto, Anrechnungen, Ermäßigungen, usw. gelöscht bzw. auf den Wert 0 gesetzt wurden.

Um eine Lehrkraft zu löschen, markieren Sie sie im Navigator und klicken Sie anschließend auf das -Icon. Ein Hinweistext weist Sie gegebenenfalls darauf hin, dass die betroffene Lehrkraft nur im aktuellen Schuljahr gelöscht wird. In der Zeitscheibe des vorangegangenen Schuljahres ist sie aber weiterhin vorhanden.

Datenüberarbeitung

Beschäftigungsverhältnis

Achten Sie darauf, dass Sie sich im Planungsschuljahr und nicht im aktuellen Schuljahr befinden.

Bitte beachten Sie für die folgenden Arbeiten an den Einsatzdaten der Lehrkräfte auch stets die konkreten Hinweise in dieser Tabelle zu den verschiedenen Fallkonstellationen:
Einsatzdaten der Lehrkräfte zur UP: beschaeftigungsverhaeltnis_asd-asv_zur_up.xlsx

Ziel der Datenüberarbeitung: Zweck der UP ist es (in erheblichem Unterschied zur US mit statistischem Schwerpunkt), eine Planungsgrundlage für die Ermittlung von Personalanforderungen durch die Schule und der Personalzuweisungen durch das KM zu erstellen. Insofern ergibt sich aus den korrekt überarbeiteten Lehrerdaten eine Stundensumme des im jeweils kommenden Schuljahr vorhandenen Stammpersonals und eine aussagekräftige Einsatzplanung nach Fächern.

Keine Rolle bei der UP spielen Schüler(einzel)daten oder eine konkrete Lehrerzuteilung zu Unterrichtselementen (nur der vorläufige Facheinsatz). Wichtig ist bei den Lehrkräften der korrekte Status („eingeplant“ → Beschäftigungsart vz, tz, wh bzw. „ausgeplant“ → Beschäftigungsart nm oder oe), die zukünftige UPZ und alle weiteren Angaben, die die effektive Zahl der zu unterrichtenden Wochenstunden beeinflussen.

Führen Sie daher für die UP im Planungsschuljahr bei allen Lehrkräften eine Überarbeitung der folgenden Daten durch:

  • Angaben zum Dienststatus (→ Maske Dienst)
  • Angaben zum geplanten Einsatz (→ Maske Einsatz)
  • Anrechnungsstunden gelten immer im Zeitraum vom 01.08. bis zum 31.07. des Folgejahres (Vorsicht bei der Übernahme aus der ASD!)
  • insbesondere: Ermäßigungen, Arbeitszeitkonten, Mehrungen/Minderungen, Altersteilzeit

Stammlehrkräfte

Alle Stammlehrkräfte werden „eingeplant“ (→ Beschäftigungsart vz, tz, wh). Zu den Stammlehrkräften zählen alle Beamte und unbefristet Angestellte, die nicht beurlaubt sind.

Studienreferendare

Die Referendare im 2. Ausbildungsabschnitt (ABA) werden personalplanerisch durch das KM mit Beginn jedes neuen Schuljahres/Halbjahres den Schulen neu zugewiesen. Dementsprechend findet auch keine „Versetzung“ von Studienreferendaren statt.

Alle Studienreferendare werden daher „ausgeplant“ (→ Beschäftigungsart nm), auch wenn sie im ersten Teil des 2. ABA an der Schule tätig sind und im zweiten Teil des 2. ABA an der Schule bleiben sollen (namentliche Anforderung der Art RV).

Befristete (Aushilfs-)Verträge

Lehrkräfte mit befristeten Arbeitsverträgen gehören nicht zum Stammpersonal der Schule und müssen daher für jede UP (wieder) „ausgeplant“ werden (→ Beschäftigungsart nm).

Die gilt auch für Lehrkräfte/Aushilfsnehmer, die über die Mittel zur eigenen Bewirtschaftung im Rahmen eines Budgetzuschlags beschäftigt werden sollen. Wird eine solche Lehrkraft bei der UP bereits mit einer UPZ > 0 eingeplant, reduziert dies zu unrecht den Anforderungsumfang.

Wird beabsichtigt, eine bewährte, aber jeweils befristet tätige Lehrkraft im kommenden Schuljahr weiterzubeschäftigen, muss eine Anforderung über Geldmittel der Art T oder M (bei einem Aushilfsgrund auch Typ H) erfolgen (zu fächerspezifischen Hinweisen vgl. jeweils aktuelle Schreiben zur UP).

Da Abstellungsverträge mit den Kirchen jeweils auf ein Jahr befristet sind, müssen auch bereits auf Abstellungsvertrag Beschäftigte erneut mit der Art C (unterhälftig) bzw. B (überhälftig) angefordert werden und dürfen nicht als Stammpersonal im Planungsstand geführt werden (→ Beschäftigungsart nm). Wenn eine überhälftig beschäftigte Lehrkraft an mehreren Gymnasien eingesetzt werden soll, sind für diese von der Schule, an der sie mit dem größten Stundenumfang unterrichtet, entsprechende B-Mittel anzufordern. Ein eventueller Einsatz an weiteren Schulen ist durch Abordnungen anzufordern (O bzw. U).

Mobile Reserven

Änderung seit US(!) 2018: Lehrkräfte der Mobilen Reserve (MOB) werden nur noch an der Einsatzschule erfasst. Die Einsatzschule trägt die Schulnummer der MB-Dienststelle auch nicht mehr als Stammschule ein. Bei der UP(!) dürfen Mobile Reserven (wie Studienreferendare) ohnehin noch nicht eingeplant werden, sondern müssen mit einem geeigneten Aushilfsgrund angefordert werden (vgl. Schreiben zur UP, Anlage Planungsgrundlagen).

Beurlaubungen ohne Einsatz

Beurlaubte Lehrkräfte ohne Einsatz werden „ausgeplant“ (UPZ = 0 WS und → Beschäftigungsart oe und Eintrag bei → Beurlaubung/Abwesenheit - auch bei geplanter Rückkehr an gleiche oder andere Schule). Will man eine beurlaubte Lehrkraft an der Schule wieder einsetzen, ist sie anzufordern (außer die Lehrkraft arbeitet z. B. schon Teilzeit in Elternzeit an der Schule). Generell gilt: Angeforderte Lehrkräfte dürfen erst nach der Zuweisung im Juli eingeplant werden. Der Antrag der Lehrkraft muss in jedem Fall mit dem entsprechen Portal in OWA übermittelt werden (Schreiben zum Verfahren).

Die personalplanerische Entscheidung wird allerdings nicht durch die Erfassung bestimmter ASV-Daten „herbeigeführt“, sondern im KM anhand aller vorliegenden Unterlagen (Rückkehranträge/Personalanforderungen) und unter Abwägung sozialer Gründe getroffen.

"Beurlaubungen" zum Einsatz an Privatschulen

Lehrkräfte, die nach §44 an einen privaten Schulträger beurlaubt sind, werden mit der entsprechenden UPZ, der Beschäftigungsart vz, tz oder wh (also nicht oe bzw. nm) und einer entsprechenden Abordnung unter Einsatz andere Schulen im Reiter Einsatzschulen Übersicht geführt. Endet diese „Beurlaubung“ mit Ablauf des Schuljahres, wird die Lehrkraft für die UP mit der → Beschäftigungsart oe und Eintrag so bei → Beurlaubung/Abwesenheit verbucht (und damit UPZ = 0 WS).

Altersteilzeit

Wer sich in der Freistellungsphase der Altersteilzeit befindet, ist formal noch im Dienst (→ Beschäftigungsart tz oder vz mit UPZ>0 und Eintrag bei Freistellungsmodell/Altersteilzeitmodell) und wird über die Verbuchung eines längerfristigen Ausfalls budgetneutral erfasst. In solchen Fällen müssen unter Beschäftigungsverhältnis Übersicht auch die Kenndaten des Altersteilzeitmodells eingegeben werden (oder aus den VIVA-Daten übernommen).


Versetzte und versetzungswillige Lehrkräfte, Überhänge

Bereits in der Vergangenheit versetzte Lehrkräfte werden „ausgeplant“ (→ Beschäftigungsart nm) und können auch vor der jeweils kommenden US schon gelöscht werden, weil kein Abgang in ASV gemeldet werden muss bzw. darf.

Für versetzungswillige Lehrkräfte muss auf jeden Fall ein Versetzungsantrag der Lehrkraft im Online-Portal übermittelt werden. Dies hat zunächst nichts mit Personalanforderungen bzw. der Meldung von möglichen Personalüberhängen zu tun. Außerdem muss jede versetzungswillige Lehrkraft eingeplant bleiben (vz, tz oder wh mit UPZ >0 und nicht nm), weil über die Versetzung erst noch entschieden wird.

Beim möglichen Zusammentreffen von Überhängen und Versetzungsanträgen kann zwischen folgenden Fällen unterschieden werden:

  • Es besteht kein Überhang und bei einer Wegversetzung wird ein Ersatz gewünscht: Anforderung der Art A mit Ursache VJ (zählt nicht zu den regulären Anforderungen und wird im Ministerium erst „aktiviert“ wenn die Wegversetzung realisiert werden kann)
  • Es besteht ein Überhang und es gibt keinen Bezug zu eventuellen Versetzungsgesuchen: Anforderung der Art U mit Ursache U (vom Ministerium wird eine aufnehmende Nachbarschule für den fächerspezifischen Überhang gesucht, abzuordnende Lehrkraft wird von Schule ausgewählt)
  • Es besteht ein Überhang und es gibt einen Bezug zu einem eventuellen Versetzungsgesuch: (auch) Anforderung der Art U mit Ursache U (vom Ministerium wird geprüft, ob Überhangabbau durch Versetzung möglich, sonst Vorgehen wie oben)
  • Keinesfalls soll ein Überhang mit einer Anforderung der Art U und der Ursache VJ (mit Angabe einer Lehrkraft) übermittelt werden. Insbesondere ersetzt dies nicht die Übermittlung des Versetzungsantrags im Online-Portal. Außerdem würde bei der Kombination U/VJ von ASV die Anforderung im doppelten Umfang bedarferserhöhend verrechnet (z. B. -46 WS bei vz)


Besondere Hinweise

  • Die integrierte Lehrerreserve wird am Gymnasium durch Anrechnungsstunden der Art LRI verwaltet (direkte Verbuchung bei den Lehrkräften). Die zusätzliche Eingabe eines Budgetzuschlags ist weder notwendig noch zulässig. Werden diese Stunden (vorübergehend bzw. solange kein Ausfall einer Lehrkraft vorliegt) zur Teilung von Lerngruppen eingesetzt, soll dies nicht weiter in den Daten abgebildet werden. D. h. es bleibt bei einer ungeteilten Gruppe (kein weiteres Unterrichtselement, keine Budgetstunden).
  • Da in ASV auch Mehrungen/Minderungen für ein Halbjahr im Folgejahr (Planungsschuljahr) beim Ausgleich berücksichtigt werden, ist es notwendig, auch jeweils Ausgleiche im 2. Halbjahr des noch aktuellen Schuljahrs einzutragen (ggf. auch rückwirkend). Rufen Sie dazu einfach das Schuljahr auf und nehmen Sie die entsprechenden Einträge vor. Typisches Beispiel: 1 WS Minderung im 2. Halbjahr wegen Q12-Seminar mit 1 WS Mehrung im 1. Halbjahr
  • Für die Erfassung der zur Begleitung des Übertritts an staatliche Gymnasien abgeordnete Grundschullehrkräfte („Lotsen“,„Grundschullotse“) ist folgendes zu beachten: Sofern zum Zeitpunkt der Unterrichtsplanung bereits bekannt ist, welche Grundschullehrkraft in welchem Umfang abgeordnet werden soll, kann diese bereits eingeplant werden. Nur in diesem Fall darf die Schule im Rahmen der Unterrichtsplanung einen Budgetzuschlag der Kategorie Abordnung Grundschullehrkraft eintragen, jedoch nur in Höhe der von der Grundschullehrkraft gehaltenen Unterrichts- oder IF-Stunden, die in der Matrix bzw. als besonderer Unterricht erfasst wurden. Die verpflichtend einzurichtende Beratungsstunde wird in ASV als Anrechnungsstunde unter der Kategorie BGs (Beratungsst. Teilab. GS Lehrkr.) verbucht. Für diese Beratungsstunde in Form von 1 WS Anrechnungsstunde darf nicht zusätzlich noch 1 WS Budgetzuschlag verbucht werden. Alle weiteren Anrechnungsstunden sind von der Grundschule zu erfassen.

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