Amtliche Schulverwaltung
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Klassen und Klassengruppen

Inhaltliche Regelungen zur Klassenbildung findet man in der Anlage „Planungsgrundlagen“ im aktuellen Schreiben zur UP. Es gibt keine Klassenbildungs„richtlinien“, sondern ein Gesamtbudget in Lehrerwochenstunden im Rahmen dessen die Klassen-, Kurs- und Gruppenbildung erfolgen muss. (Bei nichtstaatlichen Gymnasien gibt es ergänzende oder ganz abweichende Regelungen.)

Die im Folgenden beschriebenen Schritte sind notwendig, um für die UP eine geeignete Unterrichtsmatrix im Planungsschuljahr zu erhalten (Klassen bzw. Klassengruppen als Zeilen, Fächer als Spalten). Durch den Eintrag der Stundenbedarfe für die einzelnen Fächer kann dann der Gesamtbedarf bei einem bestimmten Szenario für die Klassenbildung ermittelt werden. Nicht für die UP erforderlich ist eine Zuordnung von Schülern zu Klassen, Klassengruppen oder Unterrichtselementen. Bei den PLAN-Zahlen der Klassen(gruppen) dürfen die Felder nicht leer sein (z. B. Button drücken). Die Werte haben aber beim Gymnasium keine inhaltliche Bedeutung, insbesondere werden sie im Ministerium nicht für die Personalplanung herangezogen (Grundlage ist die Budgetierung).

Die Nachbearbeitung der Klassendaten (im Planungsschuljahr) umfasst folgende Punkte:

  • Löschen nicht benötigter Klassen bzw. Klassengruppen
  • Anlegen gegebenfalls neu benötigter Klassen bzw. Klassengruppen (vor allem beim Übergang zu verschiedenen Ausbildungsrichtungen notwendig, z. B. 8. Jahrgangsstufe)
  • Ändern der Sortierung (z. B. wegen neu angelegter Klassen)
  • Optional bzw. zu späterem Zeitpunkt (nicht für die UP nötig): Versetzen von Schülern aus Organisationsklassen

Bevor Sie mit der Pflege der Klassen im neuen Schuljahr beginnen, empfielt sich nochmals das Anlegen einer Datensicherung. Wechseln Sie für die folgenden Schritte dann auch wieder mit Hilfe der Drop-Down-Liste am oberen Fensterrand auf das neue Schuljahr (rote Einfärbung der Statusleiste).

Löschen und Anlegen

Löschen nicht benötigter Klassengruppen:

Leere Klassengruppen findet man am einfachsten in der Matrix. Lassen Sie sich hierzu am besten die Schülerzahlen links bei den Klassen(-gruppen) anzeigen (Modulbezogene Funktionen / Matrixdarstellungen / Einstellungen).

Klassengruppen werden durch einen Klick auf das -Symbol im Klassenmodul gelöscht (nicht das rote Kreuz!). Damit eine Klassengruppe gelöscht werden kann, müssen jedoch zuerst folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Es dürfen keine von der Klassengruppe abhängigen Unterrichtsdaten existieren, d. h. die Klassengruppenzeile darf in der Matrix keine Unterrichtselemente enthalten. Dies betrifft auch Eintragungen in der „Sammelzeile“ der Matrix. Gehen Sie in der Matrix wie folgt vor:
    • Sammelzeile auflösen (Rechtsklick / Sammelzeile abbauen)
    • Mauszeiger auf eine Zelle der zu leerenden Matrixzeile (Rechtsklick / Matrixzeile leeren)
  • In der Klassengruppe dürfen keine Schüler vorhanden sein.
    Sie erkennen dies an einem Klick auf den Button „Schüler anzeigen“ oder an den IST-Zahlen der Klassengruppe. Ggf. müssen vorhandene Schüler noch in eine andere Klasse bzw. Klassengruppe versetzt werden. Das geht am schnellsten mittels Sammelversetzungen.

Sollte sich die Klassengruppe trotz der oben genannten Vorarbeiten nicht löschen lassen, könnten (doch) noch Unterrichtselemente mit dieser Klasse verknüpft sein. Lösung: In der Liste Pflicht-/Wahlunterricht entsprechende Zeilen suchen und löschen (Datei / Unterricht / Unterrichtsverteilung / Liste Pflicht-/Wahlunterricht).


Löschen nicht benötigter Klassen:

Damit eine Klasse gelöscht werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Klassen können nur gelöscht werden, wenn sie eine (einzige) Klassengruppe enthalten.
  • Es dürfen keine von der Klasse abhängigen Unterrichtselemente existieren.
  • In der Klasse dürfen keine Schüler vorhanden sein. Falls in der Klasse Schüler vorhanden sind, müssen Sie diese zunächst mit einer Sammelversetzung in eine andere Klasse versetzen .

Wenn alle genannten Bedingungen erfüllt sind, können Sie die Klasse mittels Klick auf das –Icon löschen.

Anlegen neuer Klassen bzw. Klassengruppen:

Neu benötigte Klassen können durch Klick auf das Icon angelegt werden. Dabei kann eine bereits vorhandene Klasse als „Kopiervorlage“ genutzt werden.

Geben Sie den Klassennamen der neuen Klasse und noch einige weitere Informationen an. Wechseln Sie dazu auf den Reiter der (ersten automatisch erstellten) Klassengruppe und achten Sie bei der Eingabe auf die - je nach Jahrgangsstufe und Ausbildungsrichtung – korrekten Angaben. Bei den Stammdaten muss im Feld „Organisationsform“ auch angegeben werden, ob es sich um eine gebundene Ganztagsklasse handelt.

Damit die Klasse auch in der Unterrichtsmatrix erscheint muss folgender Haken gesetzt sein:

Um innerhalb einer bestehenden Klasse noch eine weitere Klassengruppe anzulegen, klicken Sie auf das -Icon. Oder wählen Sie alternativ dazu im Menü:

Es wird ein weiterer Reiter angelegt, der die Daten der zusätzlichen Klassengruppe enthält und ebenfalls mit den notwendigen Pflichtangaben gefüllt werden muss. Bitte weisen Sie der neuen Klassengruppe erst dann Schüler zu, wenn die Daten - insbesondere die Ausbildungsrichtung und die Basisstundentafel - überarbeitet wurden!


Neusortierung der Klassen:

Beim Anlegen des Planungsschuljahres oder danach werden Klassen bzw. Klassengruppen zum Teil neu angelegt. Diese Klassen befinden sich im Navigator zunächst am unteren Ende der Klassenliste. Um sie an die richtige Stelle einzusortieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie im Menü Datei / Schulische Daten / Klassen oder klicken Sie auf das Icon .
  • Klicken Sie in der Iconleiste auf das Icon .
  • Im folgenden Dialog können Sie die Sortierung der Klassen entweder bequem über die Schaltflächen oder individuell mit dem Mauszeiger anpassen (nur in der Spalte „Nr.“ möglich!):



Jahrgangsstufe 5

Da nach dem Ende der Anmeldewoche für die neuen Schüler der Jahrgangsstufe 5 nur noch wenig Zeit bis zum Liefertermin für die UP bleibt, ist es unumgänglich von einer wahrscheinlichen Zahl der Klassen 5a, 5b, … in Jahrgangsstufe 5 auszugehen und diese in der Matrix anzulegen. Gegebenenfalls muss dann vor der Datenlieferung noch eine Korrektur oder Umplanung erfolgen.

Für die Schüler, die im Rahmen der Neuanmeldung erfasst werden (→ Ersterfassungsmaske und → Schülererfassung), legen Sie im Planungsschuljahr z. B. eine Klasse 5x der Klassenart ORG an und weisen alle neuen Schüler zunächst dieser Klasse zu. Später (nach der UP-Übermittlung!) können die Schüler von der ORG-Klasse mittels Sammelversetzungen auf die Klassen 5a, 5b, usw. verteilt werden.

Jahrgangsstufen 6-10

Beim Anlegen des neuen Schuljahres werden neue Klassen als Organisationsklassen (ORG) angelegt. Damit ist es möglich, beim Übergang in verschiedene Ausbildungsrichtungen die Schüler zunächst in einer ORG-Klasse (z. B. 8x) als Ziel zu „parken“. Falls eine Klassengruppe mit einer bestimmten Ausbildungsrichtung im neuen Schuljahr nicht existiert, wird sie in der Zielklasse neu angelegt und die Schüler werden dort hineinversetzt. Die „überzählige“ Klassengruppe des vergangenen Schuljahres wird jedoch nicht gelöscht, dies muss manuell geschehen. Bitte beachten Sie, dass für die Erstellung eines Unterrichtsszenarios und daraus resultierenden Personalanforderungen ORG-Klassen (wie eine 8x mit allen Schülern der Jahrgangsstufe) nicht ausreichen. Legen Sie also dennoch die beabsichtigte Anzahl an Klassen 8a, 8b, 8c, … für die Matrix an.

Jahrgangsstufen 11 und 12

Der Unterricht der Qualifizierungsphase der Oberstufe kann in der Unterrichtsmatrix oder als besonderer Unterricht geführt werden. Beide Vorgehensweisen sind inhaltlich gleichwertig und beide tauglich für die UP. „Unterrichtsart“ ist sowohl in der Matrix als auch beim besonderen Unterricht „o“ (= Qualifikationsphase).


Soll dieser Unterricht in der Matrix geführt werden, müssen im Klassenmodul der Jgst. 11 und 12 als Klassenart KURS gewählt (Reiter Stammdaten) und im Reiter Besonderheiten die entsprechenden Angaben gemacht werden (Klasse in Unterrichtsverteilungsmatrix führen usw.).


Für die Jahrgangsstufe 12 muss als Zielklasse eine Klasse der Klassenart ORG (Klasse ohne Abiturjahr) gewählt werden. Diese Zielklasse muss bereits im aktuellen Schuljahr vorhanden sein, auch wenn sie keine Schüler enthält.

Legt man das neue Schuljahr an, ohne als Zielklasse für die Q12 eine ORG-Klasse angegeben zu haben, erscheint die folgende Fehlermeldung.


Man legt also unter „Klassen / Klassengruppen“ eine neue Klasse an, die als Eigenschaft die Klassenart „ORG“ erhält. Unter „Bezeichnung der Klasse für das kommende Schuljahr“ wird bei „Zielklasse“ der Klassenname der ORG-Klasse eingegeben.


Die eingerichtete ORG-Klasse enthält keinen Eintrag zum Abiturjahrgang.


Überprüfung der Eintragungen bei Klassen(-gruppen)

Reiter Stammdaten:
Prüfen Sie die Stammdaten vor allem darauf, ob hier Regelklasse (außer z.B. bei Orgaklasse für Neuaufnahme) gesetzt ist.
Zudem können Sie bereits Eintragungen für Klassenleiter etc. vornehmen.

Reiter Klassengruppen:
Die Kennung der Klassengruppen ist nur eine Beschriftung und hat nichts mit der Ausbildungsrichtung zu tun! Sie ist völlig frei wählbar!

Überprüfen Sie die Eintragungen auf dem Reiter Klassengruppen (Ausbildungsrichtung/Bildungsgang, Jahrgangsstufe, Basisstundentafel).


Kontrolle der Planzahlen:

In jeder Klassengruppe muss das Feld Schülerzahlen (Plan) gefüllt sein, es darf aus datentechnischen Gründen keine „leeren“ Felder ganz ohne Eintrag geben (z. B. Button drücken). Die Werte haben aber beim Gymnasium keine planerische Bedeutung im Ministerium. Die Budgetierung erfolgt ausschließlich nach einer Systematik mit Gesamtschülerzahlen.

Wenn die PLAN- Schülerzahlen noch nicht vorbelegt sind, klicken Sie bei jeder Klassengruppe auf dem Reiter Schülerzahlen (PLAN) die Schaltfläche Schülerz. Berechnen an.


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