Amtliche Schulverwaltung
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Modul Lehrer

Die umfangreichen Hinweise zum Lehrermodul entnehmen Sie bitte direkt dem oben verlinkten PDF-Dokument
für die GMS sind die folgenden Punkte relevant:

Übermittlung/Summendaten

Budget

US 2: Lehrer

vorab:

  • Werden neue Updates ausgespielt und es kommt an der Schule zu Problemen, dann bitte zeitnah uns Multis kontaktieren.
  • In der 3. Klasse wird nicht zuverlässig die Fremdsprache Englisch eingetragen. Dies über die Fächerwahl nachholen, in der Matrix durch Schüler im Kurs. Bitte nochmal prüfen ob dies sich dann automatisch in der Schülerlaufbahn eingetragen hat.
  • Bei den 5. Klassen fehlt teilweise der Eintrag Fremdsprache ab der Klasse –> Sammeländerung;
  • Problemfall: Fach steht in der Matrix, dem Schüler zugeteilt, aber Schüler kann nicht dem Kurs zugeordnet werden; ggf. Fach beim Schüler löschen und neu eintragen.
  • Im Einzelfall vor allem wenn es zu Klassenmehrung kam; konnten einem Fach in der Matrix keine Schüler zugeordnet werden. Es half im Fächerwahlmodul überprüfen und evtl. nachpflegen; (Modulbezogene Funktion Fächer nachpflegen; Haken setzen; rechte Maustaste –> so kann ganze Zeile markiert werden).

Hilfen bei der Arbeit

Hier der Link zur allgemeinen Anleitung: Startseite in der Dokumentation zur US 2022 bzw. die kurze Übersicht und Anleitung zu den Neuerungen zum neuen Schuljahr;
Dokument „Hinweise_zur_Meldung_der_US_2021“ (Kam auch über das OWA-Postfach; bzw war auch bei den Unterlagen der eSessions zum Schülerteil dabei)

Modul Lehrer

Die Umfangreichen Hinweise zum Lehrermodul entnehmen Sie bitte direkt dem oben verlinkten PDF-Dokument
für die GMS sind die folgenden Punkte relevant:

Diese Unterlagen aus der Dokumentation sollten Sie sich als Nachschlaghilfe ausdrucken:

https://www.asv.bayern.de/doku/gms/unterrichtssituation/dienst_beschaeftigung

Vorarbeiten

  • Wertelisten aktualisieren
  • sprechende schulscharfe Sicherung anlegen
  • Daten abholen (Datei –> Verwaltung –> ASD-Schnittstelle –> Übermittlung aus ASD –> Daten abholen. Evtl. kommt hier die Fehlermeldung, dass noch nicht alle Lehrerdaten übernommen worden sind. In diesem Fall Lehrerdaten übernehmen oder verwerfen.

Hier muss unbedingt überprüft werden, welche Daten die „besseren“ sind! lokalen ASV-Daten und ASD-Daten des Zentralsystems werden vergleichend nebeneinander dargestellt. Entscheiden Sie, ob die neuen Werte (sprich die aus dem ASD-Zentralsystem vorgeschlagenen) übernommen oder verworfen werden sollen. Oft sind die Daten, die lokal in ASV eingetragen, besser gepflegt. Selbstverständlich können auch einzelne Datensätze übernommen oder verworfen werden.

  • Auf diesem Weg können neue Lehrkräfte auch schon in der Schule „ankommen“.
  • Lehrkräfte ohne gültige PKZ werden jedoch nicht übermittelt.

Lehrer - Was ist für die US 2021 zu tun?

  • Lehrer löschen, nachdem bei der letzten Oktoberstatistik 2020 ihr Abgang schon übermittelt wurde (sollen nach Austritt jedoch noch ein Jahr in der Schule geführt worden sein) - Lehrkräfte in der Freistellungsphase „Altersteilzeit Blockmodell“ werden bis zur Meldung des regulären Ruhestands weitergeführt.
  • Neue Lehrkräfte in ASV anlegen, dafür müssen sie im Zentralsystem ASD zunächst gesucht werden.
  • Lehrerdaten mit SVS vergleichen (nicht mehr über die Datei aus SVS)
  • Lehrerdaten einer genauen Sichtprüfung unterziehen
  • Daten anpassen
  • prüfen
  • ggf. erneut Lehrerdaten mit ASD abgleichen

Lehrerdaten

Lehrer löschen

Lehrkräfte sollten mind. ein Jahr nicht mehr an der Schule sein; dürfen keine Beschäftigungsart, keine UPZ, keine Ermäßigung und keine Anrechnung eingetragen haben; Fehlermeldung macht auf das entsprechende Feld aufmerksam. Lehrkräfte in der Freistellungsphase sind weiterhin zu führen. Erst wenn sie min. ein Jahr im Ruhestand sind, können sie gelöscht werden. Im Zweifel setzten Sie die Lehrkraft auf „NM“ (nicht Melden) statt zu löschen oder fragen Sie den zuständigen Multi.

Lehrkraft in ASV anlegen

Lehrkraft war bereits an einer bay. Schule tätig

Eine Lehrkraft muss immer vom ZSS (Zentraler Schulserver) abgeholt werden.
https://www.asv.bayern.de/doku/gms/unterrichtssituation/lehrer

  • Wichtig: Arbeiten Sie mit * (Asterisk) als Platzhalter, um eventuelle Probleme mit der Schreibweise abzufangen. Die derei ersten Zeichen müssen mindestens verwendet werden, dann * und alle zutreffenden Datensätze werden aufgerufen. Bitte genau prüfen, dass der richtige Datensatz übernommen wird.
  • Mit PKZ übernehmen und Stammdaten anfordern wir die Lehrkraft übernommen.
  • Wenn Sie die Suche abbrechen, stehen die Werte der gesuchten Lehrkraft in der Lehrer-Datenmaske. Damit die Daten nicht übernommen werden, klicken Sie „Datensatz auf letzte Speicherung zurücksetzen“ an.
  • Finden Sie die Lehrkraft trotz diverser Versuche nicht, kontaktieren Sie bitte immer erst Ihren Multiplikator und sprechen das weitere Vorgehen ab.
  • Wird die Person im ASD gefunden aber ohne PKZ eingelesen, den zuständigen Multi kontaktieren, damit er die nötigen Schritte einleiten kann; dazu unbedingt die entsprechende Schulnummer der Stammschule angeben (Sehr wichtig bei Doppelschulen);
  • Stammdaten anfordern;

Lehrkraft war noch nie an einer bay. Schule tätig

Eine Lehrkraft muss immer vom ZSS (Zentraler Schulserver) abgeholt werden. Wird aber in diesem Fall nicht gefunden.
Hier kann er/ sie allerdings nicht gefunden werden; dennoch dieser Weg
https://www.asv.bayern.de/doku/gms/unterrichtssituation/lehrer

  • Folgende Lehrkräfte können Sie auf dem ZSS (ev.) nicht finden:
    Lehramtsanwärter im ersten Dienstjahr
    Lehrkräfte, die noch nie an einer bayerischen Schule waren.
  • Beispiel LAA im ersten Dienstjahr: In diesem Fall wird die Schaltfläche „PKZ anfordern“ aktiv und eine neue PKZ kann nach Eingabe der „Pflichtangaben Beschäftigungsverhältnis“ angefordert werden.
    Arbeiten Sie - wie oben beschrieben - auch jetzt mit dem Asterisk als Platzhalter, um diverse Schreibweisen ev. abzufangen.
    Fehlt die PKZ oder entspricht sie nicht der von SVS eingetragenen bitte unbedingt den Multi kontaktieren; Name und Satmmschulennummer angeben (Doppelschulen bitte beachten ob GS oder MS. Also welcher SChule wurde die Lk zugeordnet. Dies ist die oberste Schule bei der Tabelle aus SVS.
  • Wichtig: Sind Sie sich nicht ganz sicher, unbedingt erst mit dem Multi Rücksprache halten, um keine doppelten Einträge zu erzeugen, die spätestens bei der versuchten Lieferung der Statistikdaten für die Schule Probleme erzeugen.
  • Stammdaten anfordern

Links zum Setzen bzw. Ändern der PKZ:
PKZ -Änderungen bzw. Anforderungen nur nach mehrmaliger und gewissenhafter Suche

In beiden Fällen müssen noch die persönlichen Daten eingepflegt werden; Daten in SVS einzusehen; Entscheidung auch, ob Zeugnisunterschrift automatisch generiert werden soll, wenn nicht den entsprechenden Haken herausnehmen; evlt. schon jetzt Lehrerkürzel eintragen;

Lehrkräfte mit Persona-SVS vergleichen (Sichtprüfung)

Persona-SVS (=Schulamtsdaten)

Abgleich diverser Daten direkt über die Website (https://www.svs-by.de)

  • Menü „Personal Liste“: PKZ, Name und Vornamen, Geburtsdatum, Dienststatus, Dienstbezeichnung, Stammschule, Einsatzorte, Ermäßigungsstunden, Mobile Reserve)
  • Menü „Personal Stammdaten“: Vorname, Name, Anschrift, VIVA-Nr., Telefon, E-Mail, etc.

Eintrag von Lehrkräften, die an mehreren Schulen tätig sind

  • https://www.asv.bayern.de/doku/alle/lehrer/erfassung
    Dokumentation der diversen Möglichkeiten
    https://www.asv.bayern.de/doku/alle/lehrer/erfassung/dienststellen_dienstverhaeltnis
    Für den Landkreis Miltenberg ist Punkt 3 relevant.
  • Ermäßigungen werden an der Stammschule eingetragen; Außnahmen müssen mit dem SA abgesprochen werden;
  • Die „Nichtstammschulen“ müssen daher bei „Einsatz andere Schulen“ zu den Wochenstunden noch die Ermäßigungsstunden (der Stammschule) dazu addieren.
  • Stammschule ist in der erste angeführte Schulnummer; bitte genau zwischen GS- und MS-Schulnummer unterscheiden; in Zweifelsfällen die Schule oder den Mutli kontaktieren;
    Anrechnungsstunden bei mehreren Schulhäusern eintragen; siehe weiter unten;

Lehrkräfte kontrollieren

Gehen sie alle Reiter der Lehrkräfte durch und überprüfen diese auf Stimmigkeit.
Eine Kontrolle über das „Auge“ wird jetzt sicher noch Fehler erzeugen, da z.B. kein Unterricht eingetragen ist, sollte aber durchgeführt werden.

Beispieleintragungen für "Spezielle Fälle"

In welchem Reiter trage ich was ein? In folgender Dokumentation finden sie hier Beispieleintragungen für Lehrkräfte mit besonderen Konstellationen.

Überprüfen Sie „Spezialfälle“ unbedingt darauf, ob die Vorgaben laut Beispieleintragungen eingehalten wurden.

  • Reiter „Person“
    • Besonders Aufgenmerk auf:
      • persönliche Daten eintragen;
      • PKZ kontrollieren; https://www.asv.bayern.de/doku/alle/lehrer/pkz_probleme Haben Sie dennoch Probleme, nehmen Sie Kontakt zu Ihrem Multi auf.
      • Zeugnisunterschrift eintragen;
      • Bitte das Kürzel auch jetzt schon eintragen, da es zum Eintrag in der Matrix wichtig ist, allerdings ist das auf den Reitern Schulnummer GMS einzutragen.
  • Neue Einsatzschule: Unterrichten Lehrkräfte in einer GS und MS in beiden Schularten kann in diesem Reiter eine „Neue Einsatzschule“ zugewiesen werden. Dies ist nur nötig, falls er in der anderen Schule unterrichtet. Bei Bedarf muss auch eine Einsatzschule gelöscht werden, falls im aktuellen Schuljahr kein Unterricht erteilt wird.
  • Besonderer Augenmerk auf:
    • Beschäftigungsart
    • Freistellungs-/AltersTzModell (Werte über „BeschäftVerh Übersicht“ eintragen) https://www.asv.bayern.de/doku/gms/lehrer/arbeitszeitkonto/abbildung
    • Arbeitszeitkonto (betrifft nur einen Teil der Grundschullehrer): verpflichtend +1 eintragen auch bei Arbeitszeitkonto Übersicht eintragen;
    • UPZ wie in SVS angegeben(wenn alles richtig eingetragen = insgesammt aller Stunden sprich Ermäßigungsstunden + Stunden an der eigenen Schule+ Stunden an anderer(en) Schulen + Ermäßigungsstunden)
    • UPZ darf dieser Summe nicht nur anfach angepasst werden - Angabe von SVS muss dieser Summe entsprechen!!!
    • Arbeitszeitkonto eintragen; ab einem bestimmten Alter +1
    • Ermäßigungen (Z.B. Alter: Altersermäßigung. Die Stammschule verbucht die Gesamtstundenzahl der Altersermäßigung.)
    • Nicht zu verwechseln mit den Anrechnungsstunden!!!
    • Längerfristiger Ausfall (z.B. Mutterschutz, …)
    • Zugang/Abgang: hier werden seit dem letzten Jahr genauere Informationen geprüft; daher auch dieses Feld ausfüllen; - Dieses Feld muss bei Wechsel von oder an eine nichtbayerische Schule,Dienstunfähigkeit, Ruhestand oder Tod unbedingt eingetragen werden. Unsere Empfehlung es einzutragen. Ein Eintrag zuviel hat keine Auswirkungen.
    • Ausnahme LAAs bekommen weder Zugang noch Austritt!
  • Reiter „Einsatzschulen Übersicht“
  • Besonderer Augenmerk auf:
    • Einsatz an Schulen im Datenbestand wird automatisch erscheint automatisch, wenn Leher in der Matrix eingetragen sind;
    • Einsatz andere Schulen (Im Feld „WStd wiss“ 0 eintragen.)
    • Gesamtbilanz (leeres „Stunden Differenz“-Feld müsste ausgegraut sein, ansonsten noch Differenzen; aber im Moment durchaus noch möglich, da zumindest in der Fortbildungsreihe die Metrix bzw. BU noch nicht gepflegt sein muss;
  • Reiter „Schulnummer GMS“
  • Unterricht wird aus dem vorhandenem Datensatz übernommen und angezeigt;
  • Besonderer Augenmerk auf und evtl. noch nachpflegen:

Sonderfälle

Teamlehrkräfte

https://www.asv.bayern.de/doku/rs/lk/teamlehrkraft

  • Der Unterricht wird der Lehrkraft zugeordnet, die ohne die Teamlehrkraft den Unterricht halten würde.
  • Bei der Teamlehrkraft werden diese Stunden als Anrechnungsstunden unter dem Reiter Schulnummer GMS –> Anrechnung –> Einsatz als Teamlehrkraft (TLK) eingetragen.
  • Rechtsverhältnis ist grundsätzlich „Angestellter befristet“
  • Amtsbezeichnung = Angestellter
  • Besolung gegebenenfalls unbekannt
  • Dienstherr = Bayern (by)
  • Teilzeitgrund = Vertragsumfang

PAUL

https://www.asv.bayern.de/doku/gy/lehrkraefte/covid19

  • LK, die pademiebedingt nicht in Präsenz unterrichten können und keine Teamlehrkraft anleiten, sollen andere Aufgaben übernehmen.
  • Distanzunterricht: dann werden sie im entsprechenden Fach verbucht als würden sie ihn in der Schule halten, sprich in Matrix oder BU eintragen.
  • Für andere Aufgeben, sprich außerunterichtliche Aufgaben, werden sie bei den Anrechnungsstunden eingetragen und als PAUL verbucht (Reiter Schulnummer GMS)

Externes Personal

Ist externes Personal meldepflichtig:

  • Reschtsverhältnis: sonstiges Rechtsverhältnis (so)
  • Besoldung unbekannt: (9999)
  • Amtsbezeichnung: sonstige (so)
  • Träger, wenn nicht in der Liste: sonstiger Träger (so)
  • Bei mehreren Einsatzschulen ist die Stammschule diejenige mit den meisten Stunden.

Personen bei der Maßnahme „Gemeinsam Brücken bauen“ sind in der GMS nicht meldepflichtig, außer,

  • in Deutschklassen: kulturelle Bildung und Werteerziehung (Stunden sind dann bugetrelevant)
  • Vorkurs: (eigene Kennzeichnung bei den Anrechnungsstunden Eintrag bei Schulnummer GMS)

Förderlehrer

https://www.asv.bayern.de/doku/gms/foerderlehrer

  • In der Klassenbildung werden Förderlehrer mit durchschnittlich 10 Stunden für die Unterrichtsversorgung verrechnet.
  • Genaue Stundenzahl wird vom Schulamtzugewiesen.
  • Die Differenz zur UPZ müssen bei den Anrechnungsstunden als IlF eingetragen werden (in der Summe für jede Schulart).
  • Unabhängig vom tatsächlichen Unterrichtseinsatz der einzelnen Förderlehrkraft müssen von den Schulen diese zugewiesenen

Förderlehreranärter

  • überweigend Dif., daher wird es bei den Anrechnungsstunden eingetragen.
  • eigenverandwortlicher Unterricht muss als „nicht budgetrelevant“ (U_N_BUD) gekennzeichnet sein. Dies über die Abweichung sowohl bei Elementen der Matrix als auch beim BU.

Abordnung von Sonderpädagogen an Schulen mit Profil Inklusion

https://www.asv.bayern.de/doku/gms/profil_inklusion

Bitte nicht verwechseln mit den zugewiesenen Inklusionsstunden an den Schulen ohne Schulprofil Inklusion: Diese Stunden sind bei den Abweichungen beim besodneren Unterricht zu kennzeichnen und nicht bei den Anrechnungsstunden.

Reaktivierte Pesionisten

Die Personen müssten in ASD gefunden werden. Falls nicht, kann man sie neu anlegen und eine PKZ vergeben. Beschäftigungsart wh, Teilzeitgrund br (stundenweise Beschäftigung), Rechtsverhältnis br (Ruhestandsbeamter) oder ar (Ruhestandsangestellter). Bei Problemen gerne an uns wenden.

Lehrkraft mit ASD-Daten abgleichen

Der Abgleich muss durchgeführt werden, um eine US-Übermittlung durchführen zu können.
Dokumentation: Lehrkräfte aus ASD übernehmen/abgleichen neu
Erst nachdem die Lehrerdaten mit Persona-SVS abgeglichen und einer genauen eigenen Datenprüfung unterzogen wurden, macht es Sinn einen Datenabgleich mit den ASD-Daten durchzuführen. Bitte jeden Einzelfall genau überprüfen. Im Zweifelsfall erst einmal die Daten verwerfen, um sie mit dem Schulamt abzuklären. Der Datenabgleich kann beliebig oft wiederholt werden. Die Daten des Schulamtes sind im Normalfall aktueller.
Anmerkung: Verwerfen meint in diesem Fall nicht beachten, die Daten werden nicht gelöscht.

Datenprüfung der Lehrkräfte

  • Führen Sie für jede Schule im Datenbestand die Datenprüfung „Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen für die US-Abgabe (Lehrkräfte, Personalveränderungen) durch.
  • Fehler, die mit der UPZ zusammenhängen, kann man zum jetzigen Zeitpunkt vernachlässigen, wenn noch keine Unterrichtsdaten eingetragen sind.

Wie am Anfang erwähnt selbstverständlich:

  • unbedingt jetzt wieder eine sprechende schulscharfe Sicherung;
  • Regelmäßige Aktualisierungen (mindestens einmal täglich),
  • regelmäßige Sicherungen (mindestens einmal täglich) und
  • nach Abschluss von größeren Blöcken (Klassen, Lehrer, Schüler, Matrix etc.) immer eine Sicherung mit aussagekräftigem Namen anlegen.

US 3: Matrix und BU

Wiederholung zum Schülermodul:

  • Aufnahmen von Schülern in der 1. Klasse genau prüfen, in der Regel sind es Neuaufahmen; Gefahr der Schülerdubletten bei Übernehme vorhandener Schüler.
  • Faustregel: Schüler, die am ersten Schultag nicht mehr da sind, bekommen im alten Schuljahr als Austrittsdatum den 31.7., auch wenn sie erst später abgemeldet wurden. (Nichtangetretende Erstklässer oder andere Schüler, die erstmals angemeldet wurden aber nicht antraten, jedoch löschen!)
  • Bei Dubletten Kontaktaufnahmen mit den Multis.

Ganz aktuell:

  • Summendaten können in diesem Jahr jetzt schon erfasst werden. Datei –> ASD Schnitt-Stelle –> Übermittlung an ASD –> Summendaten erfassen;
  • Es kann bei den Summendaten zu einer Fehlermeldung kommen; Lösung Konsistenzprüfung 2.1 (Datei –> Verwaltung –> Schnittstellen –> Konsistenzprüfung 2.1 –> starten –> ausführen –> System –> Obsolete Summendatenzeilen entfernen) drüberlaufen lassen; muss evtl. mehrmals durchgeführt werden. Doku: https://www.asv.bayern.de/doku/alle/schnittstellen/konsistenzpruefung/2/ssummendatenzeilen
  • Der Verantwortliche für die US kann erst ab dem 1.10. eingetragen werden. Datei –> schulische Daten –> Schulen –> Organisation 2011/22 US–> Aprechperson und min. eine Kontaktmöglichkeit (Telefon/E-Mail angeben); (auch Thema der 4. eSession-Einheit)
  • fehlende PKZ: Lösung evtl. über Daten abholen, ansonsten Anfrage im Schulamt bzw. SVS; zum händischen Setzen benötigt man einen Hash-Code, daher bei Multi melden - Multi fordert Code an - dazu unbedingt vollständige PKZ und Schulnummer der betreffenden Schule angeben;

Eigene „Ausfüllhinweise für ASV für den Landkreis Miltenberg“ wird es nicht mehr geben; wir verweisen auf die offizielle Budget-Seite unter https://www.asv.bayern.de/doku/gms/unterricht/budget - sind dort bei „Erfassungsort“ mehrere Möglichkeiten aufgeführt, ist verbindlich immer die Eintragungsvariante zu verwenden, die fett geschrieben ist.