Amtliche Schulverwaltung
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Pflege der Schülerdaten beim Eintritt

Da die Pflege der Schülerdaten von Schule zu Schule unterschiedlich organisiert (Schulleitung ↔ Sekretariat) und die Anforderungen der Schulen unterschiedlich sind (Private Schule ↔ Staatliche Schule), kann hier kein allgemeingültiger Ablauf oder eine allgemeingültige Reihenfolge vorgegeben werden.

Die folgenden Tabellen sollen jedoch eine Übersicht über die wichtigsten Eintragungen bieten.

Reiter Grunddaten

ReiterFeld Pflicht/
Optional
BeschreibungBemerkung
GrunddatenNamensbestandteile Optional Geben Sie hier vor- („von“, „zu“, etc.) bzw. nachgestellte Namensbestandteile wie „jun.“ ein.Ein Schüler mit dem Namen „von Adelshausen“ wird damit in den Listen unter „A“ geführt. Wird das „von“ beim Familiennamen eingegeben, wird er unter „v“ gelistet.
Rufname Pflichtfeld Während im Tabellenkopf alle Vornamen angegeben werden (dient dem Zeugnisdruck), wird hier nur der Rufname eingetragen
Religionszugehörigkeit Pflichtfeld Geben Sie hier die Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft ein.Nicht zu verwechseln mit dem besuchten Religionsunterricht!
Geboren am
Gültigkeit
Pflichtfeld Das Geburtsdatum ist durch die ASD-Suche bereits vorbelegt. Die Gültigkeit des Geburtsdatums steht im Normalfall auf „G“ (vollständig gültig)Die Werte „M“ und „J“ sollten nur im Ausnahmefall gesetzt werden, wenn das Geburtsdatum nicht genau bekannt ist, z.B. bei Asylbewerbern)
Geburtsland/Muttersprache Pflichtfeld Geben Sie hier das Geburtsland und die Muttersprache an.Falls das Geburtsland nicht deutsch ist, muss im Feld Zuzugsdatum/-art ein entsprechender Eintrag erfolgen.
Staatsangehörigkeit/ Weitere Staatsangehörigkeit Pflichtfeld Hier sind ggf. auch weitere Staatsangehörigkeiten zu erfassen
(z.B. „D“ und „TR“)
Anredetext Optional Bleibt in der Regel leer
Zuzugsdatum/-art Pflichtfeld, wenn Geburtsland nicht „D“ Geben Sie das Zuzugsdatum sowie den Grund so genau wie möglich an.„Asylberechtiger“ ersetzt ab Version 1.23 das alte „Asylant“
Die Daten in der unteren Hälfte sind reine Anzeigedaten und beziehen ihre Inhalte aus Eintragungen in den anderen Reitern

Reiter Laufbahn

Reiter Feld Pflicht/
Optional
Beschreibung Bemerkung
Laufbahn Liste Schullaufbahn Pflichtfeld Beachten Sie unbedingt den Artikel zur Schullaufbahn
Externe Notenverwaltungsprogramme (z. B. Notenmanager) orientieren sich an diesen Eintragungen!
Nachprüfung Optional Daten einer evtl. Nachprüfung Der Eintrag ist durchaus sinnvoll, um mögliche Schüler, die ggf. von einer erneuten Nachprüfung ausgeschlossen werden müssen, erkennen zu können.
Störungen Pflichtfeld beim Vorliegen einer LRSt/IRSt/ILSt Art der Störung, Attestendedatum immer eintragen (auch wenn gegebenenfalls kein Datum vorliegt).
Tragen Sie ein Datum ein, wenn der Schüler die Schulart Realschule sicher verlassen hat1).
Externe Notenverwaltungsprogramme (z. B. Notenmanager) orientieren sich an diesen Eintragungen!
Ab 1. August 2016 ist die Schulordnung für schulartübergreifende Regelungen an Schulen in Bayern (Bayerische Schulordnung – BaySchO) in Kraft gesetzt. In der BaySchO sind alle bisher veröffentlichten Regelungen zum Thema Lese-Rechtschreib-Störung unter der Überschrift „Individuelle Unterstützung, Nachteilsausgleich und Notenschutz“ (BaySchO § 31 - 36) formuliert.
Sonderpädagogische Förderung erteilt Optional Art einer Sonpäd-Maßnahme. Wichtig für die Beantragung von Zusatzstunden
Sonderpädagogische Förderung erforderlich Optional Art einer erforderlichen sonderpädagogischen Maßnahme.
Fremdsprachenfolge Pflichtfeld Einträge zu Fremdsprachen in der RS werden normalerweise automatisch erzeugt sobald der Schüler einem solchen Unterricht zugeordnet ist. Alte Einträge (z.B. Latein) eines ehem. Gymnasiasten können gelöscht werden.
Abgeschlossene Fächer Optional Hier können abgeschlossene Fächer samt Note erfasst werden. Voraussetzung ist, dass ein solches Fach (z.B. Erdkunde in der 9. Klasse) im Modul Fächer als Abgeschlossenes Fach definiert ist. Evtl. interessant für die Zeugnisbemerkungen der 10. Klasse.

Reiter Schuljahr

Reiter Feld Pflicht/
Optional
Beschreibung Bemerkung
Schuljahr Ziel der Jgst. am Ende des letzten Schuljahres Pflichtfeld Bei Schulwechslern ist der Eintrag in diesem Feld ist aus Sicht der abgebenden Schule zu setzen.
D.h. setzen Sie hier ein „e“ bzw. „nv“ so, wie er auf dem Zeugnis der abgebenden Schule (z.B. Gymnasium) zu finden ist.
Gefahr der Abweisung Optional Tragen Sie hier ein, falls der Schüler einem Artikel unterliegt. Wichtig, wenn Sie die Zeugnisse mit der ASV drucken, da der zugehörige Dialog in der Zeugnisschablone mit diesem Feld korrespondiert. Auch das Begleitschreiben zum ZZ wertet dieses Feld aus.
Der Notenmanger wertet dieses Feld nicht aus!
Notenausgleich Für RS nicht relevant
Grund für wiederholten Besuch Pflichtfeld falls Schüler die Jgst. wiederholt Dieses Feld ist bei Schulartwechslern aus Sicht der abgebenden Schule zu sehen. Konkret bedeutet dies:
* Liegt die Vorrückungserlaubnis der abgebenden Schule vor → „F“ eintragen (entspricht dem WinSD-Kennzeichen „H“)
* Liegt die Vorrückungserlaubnis der abgebenden Schule nicht vor → „P“ eintragen (entspricht dem WinSD-Kennzeichen „B“)
Dieses Feld ist nur dann aktiv (editierbar), wenn der Schüler die gleiche Jahrgangsstufe wie im Vorjahr besucht (unabhängig von der besuchten Schulart).
Bei Rücktritten nach dem 01.10.20xx des aktuellen Schuljahrs ist das Feld nicht mehr editierbar. Der Eintrag für den Grund des wiederholten Besuchs erfolgt in diesem Fall dann erst im nächsten Schuljahr.
Probezeit bis Optional Setzen Sie hier gegebenenfalls eine Probezeitfrist.
Nachfristfach Optional Wird der Schüler an der neuen Schule in einem Fach unterrichtet, welches er in der früheren Schulart nicht besucht hat, welches jedoch an der neuen Schulart bereits auf Vorwissen aufbaut, erhält der Schüler eine Nachholfrist. Beachten Sie: Das gewünschte Fach muss als Nachfristfach definiert sein!
Gastschüler Optional Siehe Artikel Gastschüler Dieses Feld bezieht sich auf den Schülerstatus nach dem Schulfinanzierungsgesetz und ist daher nur für staatliche und kommunale Schulen relevant
Fehltage Optional Hier können optional die Fehltage des Schülers erfasst werden Ein Datenaustausch mit anderen Programmen (Absetzenprogramme, Notenmanager) ist derzeit nicht möglich
Praktikum Optional Hier können optional Daten zu einem Praktikum erfasst werden

Reiter Ein-/Austritt

ReiterFeld Pflicht/
Optional
BeschreibungBemerkung
Ein-/AustrittEintritt in die Grundschule Pflicht Im Bedarfsfall anhand des Geburtstages auf das „normale“ Einschulungsjahr zurückrechnen.
Eintritt am Pflicht Als Eintrittsdatum kann zum Schuljahresbeginn entweder der 01.08.20xx oder das Datum des ersten Schultages des Schuljahres gewählt werden.
Bei Eintritten während des Schuljahres ist das jeweilige Datum des Eintritts an die Schule zu setzen.
von Schule Pflicht Falls es sich um eine außerbayerische Schule handelt, dann sollte diese angelegt werden.
Eignung laut Übertrittszeugnis Pflicht Als Eintrag ist die „höchste“ Eignung zu verwenden, die auf dem Übertrittszeugnis vermerkt ist.Der Eintrag ist für alle Schülerinnen und Schüler verpflichtend, die in die Jgst. 5 aufgenommen werden. Dies gilt somit auch für Schülerinnen und Schüler, die bereits im Vorjahr an einer Mittelschule, Realschule, an einem Gymnasium die Jahrgangsstufe 5 besucht haben. In diesem Fall muss das Feld nachgepflegt werden, auch wenn sich das Übertrittszeugnis nicht auf das aktuelle Schuljahr bezieht.
Pflicht Als Eintrag ist „ohne gültiges Übertrittszeugnis“ zu wählen. Bei einem Eintritt in die Jgst. 5 aus einer privaten, staatlich genehmigten Grundschule (z. B. Montessorischule) oder einer Waldorfschule .
Bei einem Eintritt in die Jgst. 5 nach Überspringen der Jahrgangsstufe 4.
Bei einer Aufnahme in die Jahrgangsstufe 5 auf Probe.
Kein EintragBei einem Eintritt in die Jgst. 6 oder höher ist kein Eintrag vorzunehmen.
Aufnahmeberechtigung Pflicht Wählen Sie für den jeweiligen Einzelfall den entsprechenden Eintrag aus der Werteliste aus.
1)
Ein Attest über einen Nachteilsausgleich für eine Störung gilt immer nur für die aktuelle Schulart. Wechselt ein Schüler z.B. zur FOS oder an das GY, so muss auch bei einer vorliegenden Störung ein Nachteilsausgleich erneut beantragt werden.