Amtliche Schulverwaltung
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Filtern und Exportieren von Ortsteilen

Leider ist es bis zu der aktuellen Version der ASV (1.23.239) nicht möglich, die Ortsteile via „Exportformate“ zu exportieren. Ebenso fehlt das entsprechende Feld bei den Filtern.

Im Folgenden sind für beide Probleme Wege aufgezeichnet, wie man über einen Umweg dennoch diese Information filtern bzw. exportieren kann.

Filtern von Ortsteilen

Filtern nach Ortsteilen mittels dieses komplexen Filters.

Damit wäre es möglich, beim Export Schüler aus einzelnen Ortsteilen zu filtern und dann nur diese zu exportieren.

Sie können auch diesen diesen Beispiel-Filter (ortsteil.awf) über die Auswahlfilterbibliothek (Menü Datei → Verwaltung → Auswahlfilterbiliothek) importieren und die Vorbelegungen ändern.

Suchen nach Ortsteilen

Um nur schnell herauszufinden, welche Schüler in einem Ortsteil wohnen, sie die Suche wahrscheinlich das einfachste Mittel:

  1. Klicken Sie hierzu im Schülermodul auf die Schaltfläche Bearbeiten (im Navigator rechts über der Schnellsuche):
  2. Im folgenden Dialog geben Sie den Ortsteil und ggf. den Ort an.

    Sie können auch ein Sternchen (*) als Platzhalter für eine beliebige Zeichenfolge verwenden
  3. Nach Klick auf die Schaltfläche Suchen werden – genau wie bei einem Filter – nur noch die Schüler aus diesem Ortsteil angezeigt.

Einschränkungen dieser Methode:

  • Die Suche ist nicht speicherbar, d.h. der Ortsteil muss jedesmal neu eingegeben werden
  • Es ist nicht möglich, gleichzeitig nach mehreren Ortsteilen zu filtern

Export von Ortsteilen für Excel

Manche Schulen benötigen für den Sachaufwandsträger eine Schülerliste im Excel-Format, in der die Ortsteile aufgelistet sind. Für den folgenden Workaround wird ausgenutzt, dass sich im Feld Schüler/in Anschrift einzeilig der Orsteil befindet. Exportiert man dieses Feld und zusätzlich das Feld Schüler/in Anschrift Ort, so lässt sich mit einer Excel-Formel der Ortsteil extrahieren.

Exemplarisches Vorgehen

  1. Definition eines Exportformats inklusive der Felder Schüler/in Anschrift Ort und Schüler/in Anschrift einzeilig
  2. Export der Schüler in die Zwischenablage und Einfügen der Liste in Excel. Mit der obigen Beispieldefinition befindet sich das Feld Schüler/in Anschrift einzeilig in Excel in der Spalte G
  3. In der Spalte H kann man nun mit einer Excel-Formel den Ortsteil extrahieren:

    Um die Formel auf Ihre Gegebenheiten anzupassen, ist es lediglich notwendig, die Vorkommen von F2 und G2 anzupassen und die neue Formel auf alle Zeilen zu kopieren.
  4. Die Spalte G kann man danach auch ausblenden.

Die Beispiel-Dateien können Sie hier herunterladen: