Amtliche Schulverwaltung
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Vorbereitende Tätigkeiten

Austrittsdatum für die Schüler des Abschlussjahrgangs setzen

Um zu verhindern, dass die Absolventen des aktuellen Jahrgangs in das Planungsschuljahr übernommen werden, sollte bei Ihnen ein Austrittsdatum im aktuellen Schuljahr gesetzt werden. Dies geschieht am schnellsten über eine Sammeländerung (Datei → Verwaltung → Sammeländerung)

Setzen Sie statt des Werts „TT.MM.JJJJ“ im Screenshot das Datum des Abschlusszeugnisses (Freitag der vorletzten Schulwoche)!

Die einzelnen Zeilen der Änderungsdefinition werden intern mit einer „ODER-Verknüpfung“ verbunden. D. h.: Ist auch nur eines der Felder Austritt am bzw. Abschluss bei Ihren Schülern leer und das andere gefüllt, wird bei diesen Schülern die Sammeländerung in ihrer Gesamtheit durchgeführt. Dies kann zum versehentlichen Überschreiben von Daten führen!

Falls doch ein Absolvent an der Schule verbleibt, kann dieser Ausnahmefall auch nachträglich durch Löschen der Austrittsinformationen (im aktuellen Schuljahr!) oder über eine schuljahresübergreifende Sammelversetzung (siehe nachträgliches Hochversetzen) in das neue Schuljahr nachgepflegt werden. Ebenso können im Einzelfall evtl. Anpassungen der erforderlichen Pflichtfelder für den Abgang vorgenommen werden. Ein genauer Eintrag ist erst zur US notwendig.

Zielklassen für das neue Schuljahr überarbeiten

Schüler ohne Austrittsdatum werden in die Zielklassen des neuen Schuljahres versetzt. Diese sollten überprüft und in einigen Fällen nachbearbeitet werden.

Beispiel:
Die 5b wird zur 6b, die 8z zur 9z, …
Diese Standardeinstellung ist jedoch nicht in allen Fällen sinnvoll. In den folgenden Situationen sollte davon abgewichen werden:

  • Hochsetzen der 6. Klassen auf die 7. Klassen
  • Abschlussklassen

In diesen Fällen ist es sinnvoll, die Schüler zunächst in eine Sammelklasse 7X bzw. 11X zu versetzen.

Wechsel von 6. auf 7. Klassen

  • Öffnen Sie das Klassenmodul (Datei → Schulische Daten → Klassen)
  • Blenden Sie im Navigator die Spalte Zielklasse ein.

  • Setzen Sie bei den 6. Klassen die Zielklasse 7X. In diese Klasse werden alle Schüler der 6. Klassen hineinversetzt. Aus der 7X können die Schüler später im Planungsschuljahr auf die einzelnen Klassen wahlpflichtabhängig mittels Sammelversetzung verteilt werden.

Sonderfall Abschlussklassen

Als Zielklasse der 10. Klassen sind standardmäßig die jeweiligen 11. Klassen gesetzt.

Als „best practice“ mit einer gleichzeitigen Nachkontrolle der korrekten Austritte der Absolventen empfiehlt es sich, auch hier zunächst für alle 10. Klassen als Zielklasse eine Klasse 11X anzugeben. Da es diese Klasse noch nicht gibt, wird ASV diese als Organisationsklasse anlegen.

Da Sie den Schülern der 10. Klassen – wie oben gezeigt – ein Austrittsdatum eingetragen haben, werden diese jedoch nicht in die 11X Klassen hochgesetzt. Diese 11X sollte nach dem Anlegen des neuen Schuljahres im Planungsjahr leer sein und kann dann gelöscht werden. Möchten Sie die Klasse 11X behalten sollten Sie deren Zielklasse auf 11X setzen, sonst entsteht nächstes Jahr eine 12X usw.

Falls sich nach dem Anlegen des neuen Schuljahres doch Schüler in der 11X befinden, haben Sie vergessen, den Absolventen vorher ein Austrittsdatum in diesem Schuljahr einzutragen (vgl. oben). Um die Schüler aus dem Planungsschuljahr zu entfernen gehen Sie z. B. wie im Artikel zur Sammelversetzung beschrieben vor.

Sicherung der Datenbank erstellen

Der Prozess „Neues Schuljahr anlegen“ (Datei→Verwaltung→Neues Schuljahr einrichten) kann je Schule genau einmal auf der Datenbank durchgeführt werden und kann nicht einfach rückgängig gemacht werden!
Stellen Sie daher sicher, dass Sie ein aktuelles Backup oder eine schulscharfe Sicherung erstellt haben.

Sollte sich die Notwendigkeit des Löschens der Zeitscheibe des Planungsschuljahres ergeben, ist dies nur über die Kommandozeile möglich.


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